Winkelmand

Geen producten in je winkelwagen.

Wil je met de beste mensen werken? Bouw een transparante organisatie

Afgelopen juli kwam er een opmerkelijk nieuwsbericht uit Spanje: er was een ambtenaar in Valencia die 10 jaar lang niet op zijn werk verscheen, maar wel zijn volledige salaris (ter info: €50.000/jaar) kreeg doorbetaald. Dit deed hij door simpelweg elke ochtend in te klokken en elke middag weer uit te klokken. En er was dus 10 jaar geen collega die hem miste.

VAN Bob AAN Afdelingsmanagers OONDERWERP De Herfst Heisessie Collega's, Medio november is het weer zover: De Herfst Heisessie. Uiteraard zijn er de gebruikelijke agendapunten, zoals de stand van zaken na de eerste drie kwartalen en de eerste gedegen forecast betreffende 2018. Maar ook nu willen we niet alleen cijfers, budgetten en prognoses aan de orde stellen. Er moet ook plaats zijn voor wat een breder, meer filosofisch, mentaal agendapunt. Dit voorjaar, tijdens De Lente Sessie, hadden we de bekende Reiki-docente Anneke ten Have over Reiki-management en Reiki-leiderschap, Nou was haar presentatie van ruim drie uur wellicht wat lang, en ook ik kon haar betoog nauwelijks volgen, maar het deed toch een grondig beroep op een andere mindset. Zeker op zo'n heisessie lijkt me dat een must. Aan jullie dan ook de vraag: hebben jullie suggesties voor een dergelijk agendapunt? Die suggesties worden zeer op prijs gesteld! Bob Hoi Bob, Dat is toch dat agendapunt dat doorgaans op vrijdagavond plaatsvindt, als slot van onze sessie? Misschien een radicaal idee, maar kunnen we het niet gewoon skippen? Te meer daar ik mijn ex heilig heb moeten beloven dat ik voortaan elke vrijdag precies om zes uur de kinderen ophaal en ik zit eerlijk gezegd echt niet te wachten op wéér een brief van haar advocaat. Rob Hollander Marketing Director Hoi Bob, Zoals je vast nog wel weet, was ik degene die afgelopen lente Anneke ten Have voorstelde. Ik vond haar presentatie helemáál niet te lang. Integendeel: ik vond het juist zeer verhelderend, zeer inspirerend. Maar het zou natuurlijk goed kunnen dat juist mannelijke managers te bang zijn om open te staan voor inzichten die een beroep doen op emotie en intuïtie. Je begrijpt in elk geval dat ik nu, na je negatieve reactie, helemaal geen zin meer heb om suggesties te doen, ook niet Amanda Vromans, die met haar ploetermoedermanagementboek een grote inspiratiebron is voor vrouwen als ik. Maar haar visie zullen jullie mannelijke managers ook wel weer niets vinden. Helga Willems Deputy Director HRM Ha die Bob, Er komt helaas even niks in me op, maar even een ander punt: het stoorde me dit voorjaar tijdens onze Lente Sessie buitengewoon dat we na die rare Reiki-presentatie naar de bar gingen en pas de andere dag aan de balie te horen kregen dat we de drank zélf moesten betalen. Als dat deze keer weer zo is, wat ik raar blijf vinden, dan hoor ik dat nu graag van tevoren. Jasper van Henegouwen Sales Director Goedemorgen Bob, Mijn neef is er onlangs uitgevlogen tijdens een reorganisatie bij Unilever en nu heeft hij zich gevestigd als zelfstandig trendwatcher. Nou blijkt het nogal druk te zijn in die sector dus hij kan wel een zetje gebruiken. Is dat wat? Zijn trendwatching focust zich zowel op groen, duurzaam ondernemen als op de komende modekleuren. Frank Laarmans Facility Manager Dag Bob, Een optreden van Maarten-Jan Boermans, auteur van ‘De middle manager als overtollige factor in uw bedrijf' en ‘Waarom middle managers geen toekomst hebben', lijkt me wel wat. Ik heb me laten vertellen dat hij heel uitgesproken meningen heeft, vooral over middle managers. Willemijn de Leur R&D Manager Hoi Bob, Ik dacht aan die man die al die boeken over leiderschap schrijft. Vind hem echt enorm intelligent, inspirerend, verrassend ook. Als ik een boek van hem lees, denk ik: wow, dit klopt zo enorm. Kom, hoe heet hij nou ook weer... Je kent hem vast wel, Bob, hij heeft zo'n rare, dubbele achternaam. Hè, shit, ik kan er even niet opkomen. Ga zo wel even googlen. Ook heel goed: die Canadese, die zo tegen de globalisering is, en trouwens heel leuk om te zien. Je weet vast wel wie ik bedoel. Of die man van De Baak, nee, niet die Harry Stallen, maar die andere, met die krullen en die bril. Héél inspirerend. Heb je wat aan deze suggesties? Wilbert Maaskant Strategy Director AAN: Management Breed Collega's, Dank voor de reacties en de vele suggesties. Maar we hebben als MT uiteindelijk besloten om het avondgedeelte te schrappen. Dat ligt natuurlijk niet aan de reacties, zeker niet, maar wij managers (en zeker de ploetermoeders onder ons!) komen al zo weinig aan ons privéleven toe dat een vrije vrijdagavond ons ter afsluiting het mooiste agendapunt leek van een drukke heisessie. Bob
Getty
Je leest nu: Wil je met de beste mensen werken? Bouw een transparante organisatie

Dit is natuurlijk een extreem geval van een medewerker die (letterlijk) niet zichtbaar is, en dit zal niet snel in een commerciële organisatie voorkomen. Maar een lichtere vorm hiervan herkennen we allemaal – medewerkers waarvan hun toegevoegde waarde en hun resultaten niet altijd zichtbaar en duidelijk zijn.

In dit geval mist de organisatie (of het team) transparantie in:

  • Rolverantwoordelijkheid of
  • resultaatverantwoordelijkheid.

Mis je deze transparantie, dan creëer je onvermijdelijk een cultuur waarin medewerkers geen eigenaarschap tonen, projecten uitlopen, en mensen elkaar de schuld geven van niet behaalde doelen.

Hoe voorkom je dit? Op drie manieren:

  1. Transparantie over deelverantwoordelijkheden.
  2. Transparantie over resultaat- en proces KPI’s.
  3. Meetritme.

1. Transparantie over deelverantwoordelijkheden

In de meeste organisaties is voor de hoofdprocessen (denk aan sales, HR, marketing, finance, etc.) bekend wie hier eindverantwoordelijk voor is. Het probleem begint echter bij de deelverantwoordelijkheden, zoals bijvoorbeeld: aftersales, onboarding (en exit!) van medewerkers, of het bijhouden van je bedrijfsblog.

De reden waarom dit een grijs gebied is in organisaties, is omdat managers vaak taken delegeren, in plaats van eindverantwoordelijkheid. Met als resultaat dat mensen taken uitvoeren, naar eigen inzicht en frequentie. Zonder zich eigenaar te voelen over het eindresultaat.

Tip!
Bepaal voor alle deelverantwoordelijkheden wat het gewenste eindresultaat is, hoe deze wordt gemeten, en hoe frequent dit behaald moet worden.

2. Transparantie over resultaat- en proces KPI’s

Iedere medewerker heeft 1-3 persoonlijke KPI’s nodig welke frequent (minimaal wekelijks) worden besproken. Hierbij is het dus belangrijk dat minimaal 1 van deze een snelle KPI is; met andere woorden: deze verandert dagelijks dan wel wekelijks.

Harde prestaties meten

Verder is het belangrijk om ‘harde’ prestaties te meten (bijvoorbeeld sales omzet), samen met prestaties gekoppeld aan acties (bijvoorbeeld het aantal klant-gesprekken). Dit laatste zijn de Proces KPI’s, deze zorgen ervoor dat de medewerker controle heeft over het wel/niet behalen van de KPI.

En we weten allemaal dat een gevoel van controle enorm bijdraagt aan werkgeluk, en…prestatie.

Tip!
Haalt de medewerker zijn resultaat KPI niet, dan hoeft het niet altijd te liggen aan de competenties van de medewerker. Misschien is de strategie niet goed, of krijgt de medewerker te weinig ondersteuning.

Of: de KPI is vrijwel onhaalbaar.

3. Meetritme

Sinds Verne Harnish de boeken ‘Mastering The Rockefeller Habits’ en ‘Scaling Up’ heeft geschreven, is het houden van een strak overlegritme gemeengoed binnen scaleup organisaties.

Het meest ideale ritme als het gaat om transparantie is:

  • Dagelijks, waarin snelle KPI’s worden besproken, gekoppeld aan de hoofdprioriteiten van de dag.
  • Wekelijks, waarin alle KPI’s en eventueel kwartaaldoelen worden besproken, gekoppeld met de hoofdprioriteiten van de week.
  • Maandelijks en/of ieder kwartaal, waarin je de mogelijkheid hebt om de KPI’s en kwartaaldoelen te bespreken en – waar nodig – aan te passen.
  • Jaarlijks, waarin je de langetermijn visie en missie opnieuw bespreekt en alle doelen van het nieuwe jaar hieraan koppelt.

Tip!
Houd deze overleggen klein en vermijdt inhoudelijke discussies over de dagelijkse operatie. Het monitoren van de prestaties en acties is het belangrijkste.

Wil jij een transparante organisatie bouwen, als het gaat om eindverantwoordelijkheid en prestaties?

De Scaling Up methodiek van Verne Harnish brengt structuur en transparantie op de meest belangrijkste bedrijfsthema’s: mensen, strategie, uitvoering, cash.

Heeft jouw bedrijf tussen 10-150 medewerkers en wens je meer structuur in jouw groei? Dan is de Scaling Up methodiek het ideale vertrekpunt. Lees hier meer over deze unieke ééndaagse Masterclass met Verne Harnish.

Masterclass ScalingUp met Verne Harnish