Dit is natuurlijk een extreem geval van een medewerker die (letterlijk) niet zichtbaar is, en dit zal niet snel in een commerciële organisatie voorkomen. Maar een lichtere vorm hiervan herkennen we allemaal – medewerkers waarvan hun toegevoegde waarde en hun resultaten niet altijd zichtbaar en duidelijk zijn.
In dit geval mist de organisatie (of het team) transparantie in:
- Rolverantwoordelijkheid of
- resultaatverantwoordelijkheid.
Mis je deze transparantie, dan creëer je onvermijdelijk een cultuur waarin medewerkers geen eigenaarschap tonen, projecten uitlopen, en mensen elkaar de schuld geven van niet behaalde doelen.
Hoe voorkom je dit? Op drie manieren:
- Transparantie over deelverantwoordelijkheden.
- Transparantie over resultaat- en proces KPI’s.
- Meetritme.
1. Transparantie over deelverantwoordelijkheden
In de meeste organisaties is voor de hoofdprocessen (denk aan sales, HR, marketing, finance, etc.) bekend wie hier eindverantwoordelijk voor is. Het probleem begint echter bij de deelverantwoordelijkheden, zoals bijvoorbeeld: aftersales, onboarding (en exit!) van medewerkers, of het bijhouden van je bedrijfsblog.
De reden waarom dit een grijs gebied is in organisaties, is omdat managers vaak taken delegeren, in plaats van eindverantwoordelijkheid. Met als resultaat dat mensen taken uitvoeren, naar eigen inzicht en frequentie. Zonder zich eigenaar te voelen over het eindresultaat.
Tip!
Bepaal voor alle deelverantwoordelijkheden wat het gewenste eindresultaat is, hoe deze wordt gemeten, en hoe frequent dit behaald moet worden.
2. Transparantie over resultaat- en proces KPI’s
Iedere medewerker heeft 1-3 persoonlijke KPI’s nodig welke frequent (minimaal wekelijks) worden besproken. Hierbij is het dus belangrijk dat minimaal 1 van deze een snelle KPI is; met andere woorden: deze verandert dagelijks dan wel wekelijks.
Harde prestaties meten
Verder is het belangrijk om ‘harde’ prestaties te meten (bijvoorbeeld sales omzet), samen met prestaties gekoppeld aan acties (bijvoorbeeld het aantal klant-gesprekken). Dit laatste zijn de Proces KPI’s, deze zorgen ervoor dat de medewerker controle heeft over het wel/niet behalen van de KPI.
En we weten allemaal dat een gevoel van controle enorm bijdraagt aan werkgeluk, en…prestatie.
Tip!
Haalt de medewerker zijn resultaat KPI niet, dan hoeft het niet altijd te liggen aan de competenties van de medewerker. Misschien is de strategie niet goed, of krijgt de medewerker te weinig ondersteuning.
Of: de KPI is vrijwel onhaalbaar.
3. Meetritme
Sinds Verne Harnish de boeken ‘Mastering The Rockefeller Habits’ en ‘Scaling Up’ heeft geschreven, is het houden van een strak overlegritme gemeengoed binnen scaleup organisaties.
Het meest ideale ritme als het gaat om transparantie is:
- Dagelijks, waarin snelle KPI’s worden besproken, gekoppeld aan de hoofdprioriteiten van de dag.
- Wekelijks, waarin alle KPI’s en eventueel kwartaaldoelen worden besproken, gekoppeld met de hoofdprioriteiten van de week.
- Maandelijks en/of ieder kwartaal, waarin je de mogelijkheid hebt om de KPI’s en kwartaaldoelen te bespreken en – waar nodig – aan te passen.
- Jaarlijks, waarin je de langetermijn visie en missie opnieuw bespreekt en alle doelen van het nieuwe jaar hieraan koppelt.
Tip!
Houd deze overleggen klein en vermijdt inhoudelijke discussies over de dagelijkse operatie. Het monitoren van de prestaties en acties is het belangrijkste.
Wil jij een transparante organisatie bouwen, als het gaat om eindverantwoordelijkheid en prestaties?
De Scaling Up methodiek van Verne Harnish brengt structuur en transparantie op de meest belangrijkste bedrijfsthema’s: mensen, strategie, uitvoering, cash.
Heeft jouw bedrijf tussen 10-150 medewerkers en wens je meer structuur in jouw groei? Dan is de Scaling Up methodiek het ideale vertrekpunt. Lees hier meer over deze unieke ééndaagse Masterclass met Verne Harnish.
Masterclass ScalingUp met Verne Harnish
