Dat blijkt uit onderzoek van Protime, leider op het gebied van tijdregistratie, personeelsplanning, toegangscontrole en social software en al vijf keer benoemd tot ‘great place to work’. ‘We stelden vast dat bedrijfsleiders zich afvragen hoe ze de betrokkenheid van hun medewerkers kunnen verhogen en hoe ze moeten communiceren over doelstellingen’, zegt Peter s’Jongers, CEO van Protime België. ‘Dus hebben we onderzoek gedaan. We deden dat in Nederland en de cijfers zijn vergelijkbaar in België.’
Engagement verhogen met transparantie
En die cijfers zijn onthutsend. Maar liefst 28 procent van de werknemers heeft geen idee wat de bedrijfsdoelstellingen van hun organisatie zijn. Als de doelstellingen wel gedeeld worden, doet 43 procent van de organisaties dit slechts één keer aan het begin van het jaar.
Van de organisaties die wel communiceren over de doelstellingen komt 13 procent er het hele jaar niet meer op terug. 30 procent van de bedrijven komt er soms op terug. Het is dan ook niet verwonderlijk dat 29 procent van de werknemers meer transparantie wil als het gaat om de bedrijfsdoelstellingen.
Toch lijken bedrijfsleiders wel te beseffen dat transparantie leidt tot een hoger engagement en hogere betrokkenheid, omdat medewerkers dan gaan inzien hoe hun inspanningen en KPI’s passen in een groter geheel.
Niet in het luchtledige werken
Toch lijkt net daar het schoentje te wringen in veel bedrijven. 27 procent van de werknemers heeft geen idee of en hoe ze bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Evaluatiegesprekken worden afgeschaft, tijdsregistratie valt weg en men heeft het gevoel in het luchtledige te werken, zonder duidelijk te weten wat er verwacht wordt.
‘Ik heb twee jaar geleden beslist om de jaarlijkse evaluatiegesprekken af te schaffen. Dat is een van mijn beste beslissing gebleken en heeft iedereen veel tijdwinst opgeleverd. We hebben bij Protime maandelijkse of tweewekelijkse coachinggesprekken om de kortetermijndoelstellingen te bespreken en dat werkt veel beter dan een jaarlijks evaluatiegesprek.’ Tijdsregistratie blijft belangrijk volgens s’ Jongers. ‘Niet om medewerkers te controleren maar als een middel om inzicht te krijgen in je eigen tijdsbesteding, om te zien of je niet te veel hooi op je vork neemt.
‘Het is goed dat je naar zelfsturende teams streeft, maar dan moeten ze wel weten in welke richten ze moeten sturen’
Doelstellingen vertalen naar concrete acties
‘Traditioneel communiceert een organisatie een maal per jaar over haar doelstelling tijdens de nieuwjaarsborrel. En daarmee denken veel bedrijfsleiders dat de kous af is, maar je moet die doelstellingen vertalen naar concrete acties voor elk team’, zegt s’ Jongers. ‘Het is goed dat je naar zelfsturende teams streeft, maar dan moeten ze wel weten in welke richten ze moeten sturen.’
Protime stelt één keer per jaar een visiedocument op. Daar staan geen cijfers in, maar wel wie Protime wil zijn, wat het wil bereiken. ‘Het blijft natuurlijk belangrijk vanuit een misse en visie te vertrekken’, zegt s’ Jongers. ‘Maar wat we willen bereiken, vertalen we in cijfers per team. Als team kan je daar dan een concrete invulling aan geven. De teams zeggen duidelijk welke KPI’s verbonden zijn aan de doelstellingen. Voor een support team kan dat bijvoorbeeld zijn dat er maximaal acht mensen in de wachtrij mogen staan of dat elke telefoon binnen de 30 seconden moet worden opgenomen.’
Elke team is een onderneming op zich
Bij Protime moeten teams dus zelf instaan voor hun KPI’s en hun teamdoelstellingen presenteren aan de andere teams zodat alle teams hun afzonderlijke doelstellingen kunnen aligneren. Iedereen weet dan ten minste dat ze in de juiste richting aan het werken zijn en dat hun inspanningen deel uitmaken van de bedrijfsdoelstellingen.
‘Wij maken er een punt van dat teams 80 procent van de beslissingen zelf moeten nemen en 20 procent van de beslissingen op corporate niveau gebeuren. We gaan dat niet strikt meten, maar het is een streefdoel om ervoor te zorgen dat de mensen niet te veel naar boven kijken’, aldus s’ Jongers. ‘Elke teamcoach is de CEO van zijn eigen team en moet zijn team besturen als een kleine onderneming.’
Elk team bewaakt de eigen doelstellingen
Een team is dus zelf verantwoordelijk voor het bewaken van de gezette koers. En ook dat is belangrijk. Want niet alleen weet meer dan een kwart van de werknemers niet wat de koers van de organisatie is, 30 procent van hen weet ook niet wie er binnen de organisatie de koers bewaakt.
‘Dat verraste me ook’, bekent s’ Jongers. ‘Waarschijnlijk is de situatie beter in kleine bedrijven en de typisch Vlaamse KMO, waar de contacten directer en informeler zijn en er meer alignement is. Maar ongeacht de omvang van een onderneming, bestaan teams best uit niet veel meer dan tien personen. Op die manier heeft een teamleader overzicht, kan hij zijn mensen goed coachen en zijn de doelstellingen voor ieder teamlid bevattelijk.’
