1. Vraag naar het juiste e-mailadres
‘Maar uw factuur is hier nooit binnengekomen.’ Krijg je dit nou regelmatig te horen wanneer je achter een onbetaalde rekening aan moet? Dan belandt die waarschijnlijk niet altijd in de juiste mailbox.
Gebruik voor het versturen van de factuur liever niet het algemene info-adres of het persoonlijke account van je contactpersoon daar. Grote kans dat je factuur dan verloren gaat in de berg mailtjes die binnenkomen. De meeste bedrijven hebben een aparte mailbox voor hun financiële correspondentie. Vraag hiernaar en mail je factuur voortaan naar dit mailadres.
2. Wees volledig met je informatie
Aan de inhoud van een factuur wordt door de fiscus een aantal eisen gesteld. Dit lijstje is een fijn ruggensteuntje om ervoor te zorgen dat je factuur altijd volledig is. Vermeld om te beginnen de naam en het adres van je bedrijf, het inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel en je btw-nummer.
Dan zijn er nog de factuurdatum, een factuurnummer, de naam en het adres van je klant en de leverdatum van de geleverde goederen of diensten. Tot slot heb je nog de prijzen exclusief btw, het btw-tarief dat je hanteert, het btw-bedrag en het uiteindelijke totaalbedrag.
3. Voldoe aan de voorwaarden van je opdrachtgever
Als je factuur gericht is aan een bedrijf, dan krijg je mogelijk te maken met extra voorwaarden. Dit zijn de aanvullende eisen waaraan je factuur volgens de opdrachtgever moet voldoen. Informeer hiernaar, bij voorkeur nog vóór je met de klus aan de slag gaat.
Het gaat dan om een opdrachtnummer, de manier waarop de opdracht beschreven staat, een eventuele specificatie van werkzaamheden en de juiste contactpersoon. Ontbreekt er belangrijke informatie op je factuur? Grote kans dat ze dit aangrijpen om de betaling aan jou nog even uit te stellen.
4. Specificeer je kostenposten
Veel bedrijven vinden het prettig wanneer ze een specificatie van je kostenposten zien staan. Zet op je factuur daarom de uren die je in rekening brengt, welke materiaalkosten er zijn, de onkosten die je gemaakt hebt en eventuele branchespecifieke kosten zoals milieutoeslagen en belasting. Opdrachtgevers snappen daardoor beter hoe een totaalbedrag tot stand komt en dat leidt uiteindelijk tot minder irritatie.
5. Laat het totaalbedrag eruit springen
Er zijn weliswaar de nodige euro’s op je rekening gestort, maar het bedrag is lager dan je voor de opdracht rekent. Grote kans dat je klant de factuur niet goed gelezen heeft. Zorg er daarom voor dat het totaalbedrag altijd in één oogopslag zichtbaar is. Maak deze getallen vet en schroef meteen het formaat van je lettertype iets op. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat een bedrag zonder btw wordt overgemaakt en je dus alsnog achter een deel van je geld aan moet.
6. Vermeld een uiterste betaaldatum
Als bedrijf hanteer je een betaaltermijn. Veertien dagen voor particulieren en dertig dagen voor bedrijven zijn gangbare deadlines in ons land. Sluit ook hier elke mogelijkheid tot verwarring uit. Dat doe je door het vermelden van een exacte datum waarop het nog openstaande bedrag moet zijn overgemaakt. Zo’n uiterste datum is namelijk een stuk duidelijker dan de zin: betalen binnen 30 dagen.
7. Schrijf duidelijk
Je staat er misschien niet dagelijks bij stil, maar niet iedereen in Nederland is even goed met taal. Voorkom dat mensen afhaken, door de communicatie zo simpel mogelijk te houden. Zet niet meer informatie dan nodig op de factuur, gebruik korte zinnen en vermijd moeilijke woorden.
8. Gebruik een IDEAL-link
Je vraagt je klant om snel te betalen. Maak het hem daarom zo makkelijk mogelijk. Zo kun je tegenwoordig een iDEAL-linkje op je digitale factuur zetten. Je klant hoeft nu alleen nog maar te klikken om bij het betaalscherm van zijn bank te komen en zo het nog openstaande bedrag over te maken.
9. Werk met een boekhoudpakket
Een foutje is snel gemaakt. Zeker wanneer je bedrijf elk jaar honderden facturen de deur uit doet. Maak je die nog steeds op in Excel? Dan wordt het hoog tijd om aan een handige boekhoudtool te gaan denken. Voor zo’n 10 tot 15 euro per maand kun je daar al gebruik van maken.
Adressen van crediteuren hoef je nu nog maar één keer in te vullen en dat voorkomt onnodige fouten. Datzelfde kun je zeggen over het mailadres. Bovendien waarschuwt zo’n pakket je automatisch wanneer een openstaande factuur de betaaltermijn heeft overschreden.
Lees ook:
- Waarom een schriftelijke opdrachtbevestiging belangrijk is: ‘De kans dat een rechter ons ongelijk zou geven was vrij groot’
- Onbetaalde facturen: zoveel geld laat je liggen
- Naar de rechter om een onbetaalde factuur, deze ondernemer waagde het erop
Anja Bartelen
Anja is incassospecialist bij DAS Incasso Rotterdam. Zij en haar team helpen dagelijks ondernemers met incassovraagstukken. Vragen aan Anja, stuur een mail naar [email protected].
