Zo overleef je een assessment

Vertaald uit het Engels betekent assessment grofweg ‘beoordeling’ of ‘taxatie’. Overgewaaid uit Amerika zijn assessments niet meer weg te denken uit het in Nederland gangbare werving- en selectiebeleid.

Dit komt onder meer omdat in Nederland werknemers goed beschermd zijn tegen ontslag, zegt Frank van Luijk, directeur Assessments bij adviesbureau LTP. “Bedrijven willen daarom zeker weten dat ze voor de juiste medewerker kiezen.” De kans dat je ermee wordt geconfronteerd neemt toe naarmate je bij een grotere onderneming werkt.

Zijn assessments Big Business?

Hoeveel assessments er jaarlijks worden afgenomen, blijft bij gebrek aan officiële cijfers een kwestie van schatten. Anthon van der Horst, director bij GITP Zeist, een ander adviesbureau, gaat uit van ongeveer honderdduizend jaarlijks uitgevoerde assessments.

Of er sprake is van een stijging of juist een daling is lastig te zeggen. Wel staat vast dat de manier waarop assessments worden ingezet in de loop der tijd is veranderd. “Dat heeft te maken met veranderingen in de selectieprocedures,” legt van der Horst uit. “Vroeger zag je vaak dat bedrijven twee of drie kandidaten overhielden voor een bepaalde functie en dat ze dan een assessment wilden om te bepalen wie het meest geschikt zou zijn.

Nu zie je steeds vaker dat ze voor het assessment nog maar één kandidaat over hebben. De belangrijkste reden om een bureau als het onze erbij te betrekken is de ontwikkelingsvraag en de bevestiging van de eigen positieve mening en keuze.”

Assessments gaan met de tijd mee

Je zou kunnen zeggen dat het examengehalte van een assessment vroeger veel hoger was dan nu. Een bedrijf wilde weten of iemand geschikt was en de testpsycholoog kon dat bevestigen of juist bestrijden. Tegenwoordig draait het veel meer om de kandidaat. Die staat centraal en dat zie je terug tijdens de testdag zelf.

Gedurende zo’n dag ontmoet een kandidaat verschillende adviseurs die samen met hem of haar onderzoeken of deze carrièrestap de juiste is voor die persoon. De rol van de psycholoog is heel duidelijk om samen met het bedrijf én de kandidaat te kijken of er sprake is van een goede match.

Waar kijken ze naar?

Tijdens het assessment word je onderworpen aan een hele batterij opdrachten en interviews. Maar, waar kijken ze nou naar? Tijdens een assessment wordt geprobeerd om door middel van diverse intelligentietests, persoonlijkheidsvragenlijsten, simulatieopdrachten en een interview met een psycholoog vast te stellen over welke ‘competenties’ iemand beschikt.

Competenties zijn bepaalde gedragsvaardigheden die in een functie van belang zijn. Je moet competenties niet verwarren met vakkennis, persoonlijkheid, intelligentie of drijfveren, hoewel ze daar wel mee samenhangen. Daarnaast kunnen competenties getest en beoordeeld worden en kun je iemand er in meer of mindere mate in trainen of coachen als dat nodig is.

Waar ligt het zwaartepunt?

Waar het zwaartepunt van het assessment ligt hangt af van de opdrachtgever. Als een bedrijf bijvoorbeeld zoekt naar iemand met duidelijke verkoopkwaliteiten, dan wordt getoetst of de kandidaat beschikt over de vaardigheden die nodig zijn voor die rol.

Als het gaat om een loopbaan assessment wordt er gekeken waar iemand nog in kan en wil groeien, deze vorm wordt eigenlijk altijd ingegeven door de wens of noodzaak om naar een nieuwe baan uit te kijken.

Wat is het doel van assessments?

Een andere mogelijkheid is natuurlijk dat je wilt weten of je wel moet streven naar die bepaalde baan of hoe je een zogenaamde ‘high potential’ optimaal kunt begeleiden. Dan gaat het om een ontwikkelingsassessment.

De onderdelen die je tegen kunt komen tijdens een assessment dag blijven ongeveer gelijk, maar de manier waarop de adviserend psycholoog naar jouw resultaten kijkt, verschilt.

Kan ik me voorbereiden op een assessment?

Natuurlijk moet je je voorbereiden! Nou ja, niks moet natuurlijk, maar het is zeker verstandig. Volgens Van der Horst van GITP moet je een assessment voorbereiden zoals je dat bij een belangrijke presentatie of meeting zou doen. Door twee medewerkers van LTP is zelfs een boek geschreven: ‘Assessment doen’.

Natuurlijk moet je rekening houden met je persoonlijke voorkeuren. Als je iemand bent die het beste functioneert bij in het diepe springen, dan moet je je vooral niet verliezen in een gedetailleerde voorbereiding. Veel mensen vinden het echter prettig om van tevoren te weten wat ze tegen gaan komen. Ook zijn er mensen die er zekerder van worden als ze onderdelen die voor hen lastiger zijn hebben kunnen oefenen.

Wat zijn de verschillende onderdelen van een assessment?

Zoals gezegd bestaat een assessment uit verschillende onderdelen:

• intelligentietests
• persoonlijkheidsvragenlijsten
• simulatieopdrachten
• en een interview met een psycholoog.

De intelligentietest maak je op de computer. Thuis, voordat u aan de assessment dag begint, of op de dag zelf tussen alle andere onderdelen door. Vroeger werden deze tests ook wel omschreven als IQ-tests, maar omdat de uitkomst tegenwoordig niet meer wordt uitgedrukt in een cijfer, is dat verleden tijd.

De score wordt tegenwoordig opgesplitst naar de verschillende onderdelen van intelligentie, zoals ‘verbaal analytisch redeneervermogen’, ‘abstractievermogen’ en ‘cijfermatig inzicht’.

Toetsing normgroep

Ook wordt de uitslag getoetst aan een normgroep, waardoor je omschrijvingen kunt krijgen als ‘op hbo-niveau’ of ‘onder academisch niveau’. De tests bestaan uit tijdsgebonden meerkeuzevragen op verschillende intelligentiegebieden. Welke onderdelen voorkomen in de test hangt af van de vraagstelling waarmee aan het assessment is begonnen.

De meest voorkomende onderdelen in de test zijn:

• ‘verbale analogieën’
• ‘syllogismen’
• ‘abstracte figuren’
• ‘cijfermatig inzicht’ (komt regelmatig voor)
• ‘automatiseringsinzicht’ (komt regelmatig voor)
• ‘taalvaardigheid’ (minder vanzelfsprekend)
• ‘rekenvaardigheid’ (minder vanzelfsprekend)
• ‘nauwkeurigheid’ (minder vanzelfsprekend)
• ‘technisch inzicht’ (minder vanzelfsprekend)
• ‘ruimtelijk inzicht’ (minder vanzelfsprekend)
• ‘commercieel inzicht’ (minder vanzelfsprekend)

Kun je de score beïnvloeden?

Kun je hoger scoren met de juiste voorbereiding? Nee, je kunt je intelligentie niet kunstmatig verhogen. Wel kun je ervoor zorgen dat je weet waar je aan begint: hoe die tests eruit zien en met wat voor vragen je rekening moet houden.

Er zijn veel websites waarop je dergelijke tests kunt oefenen. Zorg dat je de instructie goed gelezen hebt voor je begint. De algemene denkregels en oplossingsstrategieën zijn te oefenen. Ook jouw basiskennis op het gebied van bijvoorbeeld cijfermatig inzicht of taalvaardigheid zijn op te frissen.

Online voorbereiden kan met deze tests:

• Testlab GITP
• IQ-tests. Meer dan 4 bolletjes geven een professioneel niveau aan.
• IQ test bij Intermediair

Wat zijn competenties?

Competenties zijn gedragsvaardigheden. Ze onderscheiden zich van vakkennis, persoonlijkheid, intelligentie en drijfveren, maar ze hangen er wel mee samen. Ze kunnen beoordeeld worden en zijn in meer of mindere mate te verbeteren door training en/of coaching.

Competenties worden ingedeeld in drie categorieën:

#1 Denken; competenties die met intelligentie te maken hebben.

• Analytisch vermogen
• Plannen
• Oordeelsvorming
• Inventiviteit
• Organisatiebewustzijn

#2 Voelen; bijvoorbeeld aandacht voor de mensen om je heen, het opmerken en rekening houden met gevoelens en het opzetten en bijeenhouden van een team.

• Inlevingsvermogen
• Klantgerichtheid
• Sociabiliteit
• Samenwerken
• Coachen
• Relatiebeheer

#3 Kracht; vaardigheden die te maken hebben met evenwichtigheid en beïnvloedingsvermogen.

• Initiatief
• Aansturen
• Resultaatgerichtheid
• Overtuigingskracht
• Risicobereidheid
• Stressbestendigheid

Bron: competentiemodel LTP

Big Five persoonlijkheidsmodel

Bij veel assessmentbureaus wordt uitgegaan van het ‘Big Five’ persoonlijkheidsmodel. Hierin worden de verschillende eigenschappen onderverdeeld in vijf categorieën, namelijk:

#1 Extraversie

• Op contact gericht
• Gemakkelijke prater
• Energiek
• Initiatiefrijk

#2 Vriendelijkheid

• Hartelijk
• Hulpvaardig
• Gericht op samenwerking

#3 Zorgvuldigheid

• Ordelijk
• Precies
• Nauwgezet
• Op duidelijke afspraken gericht

#4 Emotionaliteit

• Emotioneel
• Snel geraakt
• Gespannen

#5 Diepzinnigheid

• Leergierig
• Filosofisch
• Open voor nieuwe ideeën
• Gericht op intellectuele ontwikkeling.

Interview tijdens de assessmentdag

Het interview is een vast onderdeel van iedere assessmentdag, hoewel niet direct van doorslaggevende betekenis. De psycholoog zal zijn of haar bevindingen namelijk toetsen aan de uitslagen van andere tests. Je hoeft dus niet bang te zijn dat één misstap hier meteen jouw hele assessment verpest.

Het gesprek duurt gemiddeld een uur. De inhoud en vorm van het interview hangt sterk af van het type assessment dat u doorloopt. Een selectieassessment vraagt om een duidelijk andere insteek dan een loopbaaninterview.

STAR-methode

Wees je dus goed bewust van jouw type assessment, zo weet je wat voor vragen je kunt verwachten. Een veel gebruikte methode is de zogenaamde STAR-methode: Situatie, Taak, Actie, Resultaat. Hierbij wordt van je gevraagd om een situatie te omschrijven, wat jouw taak hierin was, welke actie jij hebt genomen en wat hiervan het resultaat is geweest.

Een nadeel hiervan is dat het gesprek snel kan verzakelijken. Houd je verhalen dus levendig en sta open voor hints van de psycholoog. Hij of zij neemt het voortouw tijdens dit gesprek, probeer je daar bewust van te blijven.

Belangrijke aandachtspunten tijdens het interview

Ga je niet verkrampt gedragen als je begint aan het interview. Gedraag je zoals je altijd doet als je iemand voor het eerst ontmoet. Kies ervoor om gewoon de beleefdheidsvormen toe te passen die passen bij deze situatie.

Tijdens het gesprek; let op je houding, is deze open en geïnteresseerd? Natuurlijk mag je vragen stellen aan de psycholoog, maar overdrijf het niet. Wees bij het beantwoorden van vragen duidelijk en ‘to the point’, maar zorg dat je niet kortaf wordt. Verlies je ook niet in allerlei anekdotes die niet van toepassing zijn.

Zie het interview als een gelegenheid om de psycholoog van optimale informatie over jou als persoon te voorzien. Als je een vraag niet begrijpt, zeg dat dan. Mocht een vraag te persoonlijk worden, geef dat dan gerust aan, maar reageer niet boos of geprikkeld.

Persoonlijkheidsvragenlijsten

De persoonlijkheidsvragenlijst is een lastige. Hier willen ze namelijk weten hoe jij jezelf ziet. Ze stellen hetzelfde type vragen soms wel vier of vijf keer, maar dan net even anders. Die antwoorden worden met elkaar vergeleken.

Natuurlijk kun je sjoemelen door sociaal wenselijke antwoorden te geven, maar wees gewaarschuwd! De uitkomsten van deze test worden namelijk vergeleken met jouw gedrag tijdens de simulaties en tijdens het interview. Daar komt jouw ware aard wel naar boven en zo niet, dan heb je alleen maar jezelf te pakken. Dan zit je straks in een functie waar je qua persoonlijkheid helemaal niet past.

Hierbij is het gewoon het meest verstandig om eerlijk te antwoorden. Wees niet bang om ergens ‘zwak’ in over te komen, een té sterke persoonlijkheid is ook niet goed. Natuurlijk mag je je van jouw beste kant laten zien, maar zorg er wel voor dat je jezelf als uitgangspunt neemt bij het invullen van de vragen en niet wie of wat je graag zou willen zijn.

Simulatieopdrachten

De simulatie of het rollenspel is misschien wel het onderdeel waar de meeste deelnemers tegen op zien. Wie moet ik spelen? Wat is de juiste reactie? Bij een rollenspel is er nooit één goed antwoord. De assessoren beoordelen je op jouw keuzes, benadering en de door jouw getoonde vaardigheden tijdens verschillende situaties. Hoewel de inhoudelijke settings verschillen, bieden eigenlijk alle bureaus dezelfde typen rollenspellen aan.

Management tweegesprek

Zo heb je bijvoorbeeld het management tweegesprek, een rollenspel dat het meest voorkomt tijdens een assessment voor een leidinggevende functie. In deze simulatie moet je als manager een gesprek voeren van ongeveer een kwartier met een medewerker.

Aan het verhaal van de medewerker zitten altijd meerdere kanten, aan jou de taak om deze boven tafel te krijgen. Hiervoor zal je verschillende competenties moeten laten zien, zoals analyseren wat het werkelijke probleem is, de emotionele lading aanvoelen en naar een oplossing zoeken.

Klantgesprek

Een andere mogelijke rol is het klantgesprek. Hierbij ben je een consultant of accountmanager. In tegenstelling tot in de hiervoor genoemde rol zal hierbij jouw tegenspeler het initiatief nemen. Van jou wordt verwacht dat je in staat bent om naar de klant te luisteren, het probleem te onderkennen en naar een oplossing te zoeken.

Strategische adviesopdracht

Een van de meest ingewikkelde rollenspellen is de strategische adviesopdracht. Hierbij krijg je 45 minuten de tijd om een enorme hoeveelheid complexe informatie, inclusief kostenramingen en juridische documenten, door te nemen. Daarna word je geacht op basis daarvan een advies uit te brengen aan een commissie.

Bij deze opdracht gaat het niet om jouw eigen kennis en ervaring, maar hoe je omgaat met nieuwe informatie, hoe snel en adequaat je die kunt verwerken, interpreteren en reproduceren.

Tips:

• Maak voor jezelf een overzicht van de voor- en nadelen van iedere mogelijke optie.
• Noteer hoe je tot het advies bent gekomen, welke afwegingen je hebt gemaakt.
• Kies voor één adviesrichting, maar wees erop bedacht dat de commissie je zal vragen waarom je de andere mogelijkheden afwijst.
• Schrijf alle andere hoofdpunten voor jezelf op, zitten er bijvoorbeeld clausules in juridische documenten die van belang zijn? Zorg dat je die kunt vinden en aanhalen als je het nodig hebt.

Simulatie ‘postbak’

Een laatste mogelijke simulatie is de ‘postbak’. Hierbij ben je een manager die een paar dagen niet op kantoor is geweest. E-mails en memo’s hebben zich opgestapeld en ook de telefoon heeft niet stil gestaan. Als je binnenkomt overhandigt jouw secretaresse je een ongeordende stapel en je hebt een uur de tijd voor jouw volgende vergadering om deze stapel door te werken.

Hierbij moet je laten zien dat je hoofd- en bijzaken kunt scheiden, dat je kunt ordenen, prioriteiten kunt stellen, delegeren en dat je overzicht hebt. Dit rollenspel kan schriftelijk of mondeling worden uitgevoerd. In het eerste geval moet je uitgebreid weergeven wat je met elk poststuk doet, in het laatste geval zijn steekwoorden voldoende voordat je met een assessor gaat zitten.

Wat is de beste voorbereiding voor een simulatie?

Hoe kun je je het beste voorbereiden op deze simulaties? Het voeren van gesprekken kun  je natuurlijk thuis oefenen, maar de reactie van jouw tegenspeler niet. Wat je wel kunt doen is thuis met vrienden verschillende simulaties uitvoeren. Vraag hen om feedback of neem jezelf op met een camera en analyseer jouw eigen gedrag. Dit kan je helpen om meer inzicht te krijgen.

Zodra je weet wat jouw opdracht gaat worden, hou dan rekening met de volgende zaken:

1. Zet de opbouw van jouw verhaal in grote lijnen op papier en doe aan timemanagement.
2. Houd niet alleen rekening met inhoudelijke doelen, maar ook met relationele doelen, zoals een constructieve sfeer of het motiveren van mensen.
3. Blijf altijd openstaan voor andere standpunten zonder meteen jouw eigen positie in te leveren.
4. Reageer zoals je dat in een echte situatie ook zou doen.

Na afloop van het assessment

Als het assessment achter de rug is, wil je natuurlijk zo snel mogelijk weten wat de uitkomsten zijn. Helaas kan dat niet, omdat men de informatie die tijdens alle verschillende onderdelen naar buiten is gekomen nog met elkaar wil vergelijken en afwegen. Daarom wordt er een afspraak gemaakt voor een nabespreking, mondeling of telefonisch.

In de tussentijd verwerkt de psycholoog al jouw uitslagen in een rapport. Tijdens de nabespreking krijg je de gelegenheid om het rapport door te nemen en te bespreken. Natuurlijk kan het gebeuren dat je jezelf niet herkent in (delen van) de uitkomst, het zal alleen geen zin hebben om hierover ruzie te maken.

In het beste geval kan de nabespreking een soort coachingsgesprek worden. In het slechtste geval heb je het recht om aan te geven dat je niet wilt dat het rapport wordt doorgestuurd naar jouw (toekomstige) werkgever.

Rapport doorsturen naar werkgever of niet?

Dit laatste klinkt als een uiterste consequentie, maar kan soms de beste weg zijn, zegt Frank van Luijk, van LTP. “Stel je voor dat je intern hebt gesolliciteerd op een hogere functie, maar dat je samen met ons tot de conclusie komt dat je daar eigenlijk nog niet klaar voor bent.

Het kan dan slimmer zijn om je rapport niet door te laten sturen en intern aan te geven dat je je terugtrekt uit de procedure dan een negatief rapport in je dossier terecht te laten komen. Mocht je er namelijk over een paar jaar wel klaar voor zijn, dan kan je ‘oude’ rapport je blijven achtervolgen.

Beter is om dit assessment dan te beschouwen als een leermoment en te kijken waar je aan moet werken om die stap wel te kunnen maken of om tot de conclusie te komen dat je die stap misschien helemaal niet wilt.”

Voor een constructieve nabespreking is het handig om de volgende punten in gedachten te houden:

1. Wees je bewust van jouw houding, oefen erin als dat nodig is.
2. Dit is een uitgelezen kans om wijzer te worden. Wees assertief, maar verval niet in offensief of defensief gedrag.
3. Neem de tijd om het rapport door te lezen en noteer eventuele vragen die je hebt, zodat je ze niet vergeet te stellen.
4. En als laatste punt: maak gebruik van de expertise van de psycholoog, hij of zij kan je een hoop nuttige adviezen geven.

Algemene tips bij het doen van een assessment:

• Denk na over wat je wilt met het assessment.
• Vergelijk vooraf jouw kwaliteiten met het competentieprofiel van de functie waarvoor je beoordeeld wordt.
• Denk van tevoren na over de houding die je gaat aannemen.
• Wees je bewust van jouw instelling en de effecten daarvan.
• Ga ernaar toe om iets over jezelf te leren.
• Stel de juiste vragen en verdedig jouw eigen belangen.
• Weet wat de vraagstelling van het assessment is.
• Informeer naar de procedure en naar hoe jouw testdag eruit gaat zien, maar kom daarbij niet te controlerend over.
• Doe jouw best om contact te maken met uw adviseur.
• Zorg dat je er representatief uitziet.
• Kleed je zoals op het werk of kies voor nette vrijetijdskleding.