De telefoon opnemen, mappen archiveren of enveloppen dichtplakken. Het zijn de typische kantoorklusjes waar ze bij Taskhero wel raad mee weten. Het flexbureau matcht studenten en junior medewerkers aan klusjes, bijbanen en startersfuncties. Met als voornaamste asset: flexibiliteit. Zo kunnen studenten hun bijbaan met behulp van het online platform helemaal om hun studie heen plannen.
Het bedrijf telt 8 medewerkers en een bestand van 1300 jonge flexwerkers. “Ik werk eigenlijk nauwelijks met mensen van boven de 30 jaar. Uitleggen wat je van iemand verwacht is dan ook heel belangrijk, je bent soms zelfs een beetje aan het opvoeden”, aldus oprichter Rijn (in 2012 een van de 25 onder de 25 van Sprout).
Personeel komt niet meer opdagen
In de bijna 8 jaar dat het bedrijf nu bestaat beleefde Rijn de nodige woelige momenten, maar één periode spant daarbij de kroon. Het is halverwege 2015 als ze een Operations Manager aanstelt. Een mismatch, zo blijkt later. “Tijdens mijn vakantie werd ik ineens gebeld door een verontruste klant die vertelde dat er van alles niet goed geregeld was. Ik brak mijn reis meteen af en ben naar kantoor geracet.”
“De Operations Manager had er een potje van gemaakt. De administratie liep hopeloos achter, salarissen werden verkeerd uitbetaald en niemand wist eigenlijk precies waar onze mensen aan het werk waren. Ik ging natuurlijk in gesprek met haar, maar dat leverde weinig op. Ze nam meteen ontslag. Toen bleek dat ze op kantoor een klein vriendinnenclubje om zich heen had verzameld, want ineens kwamen meer mensen niet meer opdagen. Ik stond perplex.”
Achterstallig loon
Als Rijn niet veel later een gesprek aanknoopt met een andere collega, om aan te geven op welke punten zij zich kan verbeteren, geeft ook die er meteen de brui aan. Ze stapt op, doet de deur achter zich dicht en verschijnt de volgende dag niet meer op haar werk. “Vier weken later kreeg ik ineens brieven waarin stond dat ze was ontslagen en nog recht had op achterstallig loon en een transitievergoeding. Blijkbaar had ze ergens iets gelezen of zich laten influisteren, later bleek ze te worden geholpen door een bevriende juriste.”
“Opnieuw was ik verbaasd. Ik nodigde haar uit voor een gesprek en zelfs tot het hervatten van haar werkzaamheden, maar tot twee keer toe kwam ze niet opdagen.”
Persoonlijk geraakt
De stroom aan brieven houdt daarmee echter niet op. Rijn zou teveel van haar medewerkers verwachten, niet goed voor ze zorgen en slecht betalen. Beschuldigingen die regelmatig gepaard gaan met de dreiging van een rechtsgang. “Ze heeft ons echt lopen terroriseren, ook door andere relaties van ons te benaderen zoals ex-werknemers, en dat zeker anderhalf jaar lang. En ja, dat heeft me ook persoonlijk geraakt. De dame werkte hier al een paar jaar en om eerlijk te zijn had ik haar best hoog zitten. Bovendien heeft het ons veel tijd en dus geld gekost.”
Weekrapportage als bewijs
Ondernemers die met soortgelijke kwesties te maken krijgen, adviseert Rijn om vooral elke mail, sms en ieder gesprek te documenteren. Daarmee verstevig je je positie als partij in het conflict. “Zij gaf in haar correspondentie aan dat ze structureel had moeten overwerken. In die zin was het haar woord tegen dat van mij.”
“We werken bij Taskhero daarom nu met zogeheten weekrapportages waarin medewerkers aangeven hoe ze de week hebben besteed. Ben je met planning, commercie of administratie bezig geweest bijvoorbeeld? Zo kan iemand maanden later niet beweren dat hij tot 12 uur ’s avonds heeft doorgewerkt. De weekrapportage geldt daarbij als het ultieme bewijs.”
Maar de rapportages hebben ook een andere functie. Medewerkers geven ook antwoord op vragen als: “Waar lig je wakker van? Wat heb je bereikt? Waar ben je trots op? Zo wil ik de balans bewaken en voorkomen dat medewerkers eventueel gestrest raken.”
Lees ook:
- Dit moet je weten als je afscheid wil (of moet) nemen van je werknemer
- Deze ondernemer ontdekte dé manier opm conflicten met personeel te voorkomen
- Deze ondernemer stond plots lijnrecht tegenover zijn onderaannemer
