#1. Vraag naar het juiste e-mailadres
Krijg je regelmatig te horen dat jouw factuur nooit is aangekomen? Dan belandt die waarschijnlijk niet altijd in de juiste mailbox. Gebruik voor het versturen van de factuur liever niet het algemene info-adres of het persoonlijke account van je contactpersoon. Grote kans dat je factuur dan verloren gaat in de berg mailtjes. Vraag vooraf of er een aparte mailbox voor de financiële correspondentie is en mail je factuur voortaan naar dit mailadres.
#2. Wees volledig met je informatie
Aan de inhoud van een factuur wordt door de fiscus een aantal eisen gesteld. Dit lijstje is een fijn ruggensteuntje om ervoor te zorgen dat je factuur altijd volledig is. Wat erin moet staan?
- de naam en het adres van je bedrijf;
- het inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel;
- je btw-nummer;
- de factuurdatum;
- een factuurnummer;
- de naam en het adres van je klant;
- de leverdatum van de geleverde goederen of diensten
- de prijzen exclusief btw
- het btw-tarief dat je hanteert;
- het btw-bedrag;
- het uiteindelijke totaalbedrag.
#3. Voldoe aan de voorwaarden van je opdrachtgever
De opdrachtgever kan aanvullende eisen stellen waaraan de factuur moet voldoen. Informeer hiernaar, bij voorkeur nog vóór je met de klus aan de slag gaat. Denk aan zaken als een opdrachtnummer, de manier waarop de opdracht beschreven staat, een eventuele specificatie van werkzaamheden en de juiste contactpersoon. Ontbreekt er belangrijke informatie op je factuur? Grote kans dat ze dit aangrijpen om de betaling aan jou nog even uit te stellen.
#4. Specificeer je kostenposten
Veel bedrijven willen een specificatie van je kostenposten. Zet op je factuur daarom de uren die je in rekening brengt, de materiaalkosten, de onkosten die je gemaakt hebt en eventuele branchespecifieke kosten zoals milieutoeslagen en belasting. Opdrachtgevers snappen daardoor beter hoe een totaalbedrag tot stand komt en dat leidt uiteindelijk tot minder irritatie.
#5. Laat het totaalbedrag eruit springen
Is het bedrag dat op je rekening is gestort te laag? Dikke kans dat je factuur niet duidelijk genoeg is. Zorg dat het totaalbedrag altijd in één oogopslag zichtbaar is. Maak deze getallen vet en schroef het formaat van je lettertype iets op. Zo voorkom je bijvoorbeeld dat een bedrag zonder btw wordt overgemaakt en je dus alsnog achter een deel van je geld aan moet.
#6. Schrijf duidelijk
En pak niet alleen het te betalen bedrag aan, maar neem gelijk je hele factuur onder de loep. Hoe duidelijk staat alles omschreven? Niet iedereen kan even goed uit de voeten met de Nederlandse taal. Daarom is het belangrijk de communicatie zo simpel mogelijk te houden. Zet niet meer informatie dan nodig op de factuur, gebruik korte zinnen en vermijd moeilijke woorden.
#7. Vermeld een uiterste betaaldatum
Een betaaltermijn van veertien dagen voor particulieren en dertig dagen voor bedrijven zijn gangbare deadlines in ons land. Sluit ook hier elke mogelijkheid tot verwarring uit. Vermeld een exacte datum waarop het nog openstaande bedrag moet zijn overgemaakt. Zo’n uiterste datum is namelijk een stuk duidelijker dan de zin: betalen binnen 30 dagen.
#8. Gebruik een IDEAL-link
Je vraagt je klant om snel te betalen. Maak het hem daarom zo makkelijk mogelijk. Zo kun je tegenwoordig een iDEAL-linkje op je digitale factuur zetten. Je klant hoeft nu alleen nog maar te klikken om bij het betaalscherm van zijn bank te komen en zo het nog openstaande bedrag over te maken.
#9. Werk met een boekhoudpakket
Een foutje is snel gemaakt. Zeker wanneer je bedrijf elk jaar honderden facturen de deur uit doet. Maak je die nog steeds op in Excel? Dan wordt het hoog tijd om aan een handige boekhoudtool te gaan denken. Voor zo’n 10 tot 15 euro per maand kun je daar al gebruik van maken. Adressen van crediteuren hoef je nu nog maar één keer in te vullen en dat voorkomt onnodige fouten. Bovendien waarschuwt zo’n pakket je automatisch wanneer een openstaande factuur de betaaltermijn heeft overschreden.
Over de auteur
Anja is incassospecialist bij DAS Incasso Rotterdam. Zij en haar team helpen dagelijks ondernemers met incassovraagstukken. Vragen aan Anja, stuur een mail naar [email protected].
