Prioriteiten stellen is alles als je verder wilt komen. Stel je jezelf twee simpele vragen: wat is belangrijk? En wat is urgent?
Uitstelgedrag, time-managementcursussen en apps om je to do-lijstjes te managen – het zijn allemaal symptomen van gebrek aan prioriteiten. En dan zorgen zaken als sociale media, de telefoon en sms tegenwoordig ook nog eens voor flink veel ruis. Het gevolg is dat je je laat leven, je agenda door anderen laat vullen en de hele dag alleen maar bezig bent met reageren op wat er op je af komt. Hoe voorkom je dit?
Eisenhowers kwadranten
Een simpel model om prioriteiten te stellen is afkomstig van de Amerikaanse president Eisenhower. Het werd later succesvol gejat door managementgoeroe Stephen Covey. Het gaat uit van twee vragen: wat is belangrijk en wat niet? En wat is urgent en wat niet?
Dat levert vier kwadranten op: van belangrijk en urgent tot onbelangrijk en niet urgent. En daar kan je al je werkactiviteiten in onderbrengen. Een voorbeeld:
|
Urgent |
Niet urgent |
|
|
Belangrijk |
I |
II Strategisch Brandpreventie |
|
Onbelangrijk |
III Veel vergaderingen Veel telefoongesprekken |
IV Angry Birds |
Urgentie en nepurgentie
Kantoorwerk creëert veel urgentie, maar ook veel nepurgentie. Urgentie is per definitie korte termijn, dus dat betekent dat veel mensen zich alleen maar bezighouden met dingen die nu, ad hoc moeten gebeuren. Het moet gisteren af, hoor je dan. Urgentie heeft meestal te maken met deadlines, dus de eerste vraag die je jezelf moet stellen is: is dit een echte deadline? En wiens deadline is het, die van mij of van een ander?
De klant die zegt dat het af moet
Neem het voorbeeld van de klant die belt en roept dat het project morgen af moet. Meestal loont het om dan even door te vragen (zie ook: mijn eerdere column over de waarde van 'Ja, maar…'). Dan blijkt meestal dat het helemaal niet zo urgent is, en dat het ook volgende week kan.
Kortom: kijk uit voor nepurgentie.
Kwadranten managen
Het spreekt vanzelf dat je je met belangrijke dingen bezig wilt houden. Probeer dus weg te blijven uit kwadrant III (onbelangrijk, urgent), waar veel vergaderingen en telefoongesprekken onder vallen die niet echt belangrijk zijn maar wel een urgente signaalkleur hebben in de gedeelde agenda. En blijf vooral weg uit kwadrant IV (onbelangrijk, niet urgent), wat vooral tegenwoordig een tijd- en energieslurpend zwart gat is, met Facebook, Angry Birds en vul je favoriete timewaster maar in.
Whatever it takes
Traditioneel was de oplossing voor veel afleidingen om de deur van je kantoor dicht te doen en geconcentreerd aan het werk te gaan. In dit Tijdperk van de Kantoortuin is je koptelefoon je beste vriend. Maar aangezien de meest hardnekkige afleiding tegenwoordig uit onze computer komt, zul je rigoureuzere maatregelen moeten nemen. Ga een dag thuis werken. Zet je wifi uit. Whatever it takes. Als je maar af en toe de onbelangrijke dingen kan buitensluiten.
Doe aan brandpreventie
De uitdrukking voor belangrijke, urgente dingen (kwadrant I) is brandjes blussen. De kunst is om tijd te maken voor brandpreventie (kwadrant II), zodat je in de toekomst minder brandjes hebt die geblust moeten worden. Zorg dat je tijd vrijmaakt voor strategisch nadenken, in plaats van alleen maar tactisch manouvreren. Of zoals George Bernard Shaw ooit stelde:
Few people think more than two or three times a year; I have made an international reputation for myself by thinking once or twice a week.
