Dat blijkt uit onderzoek dat business school Vlerick heeft gedaan in samenwerking met Talmundo, een bedrijf gespecialiseerd in digitale onboardingplatformen. Nieuwe medewerkers die goed voorbereid aan hun eerste werkdag beginnen, zijn positiever over hun nieuwe werkgever en gemotiveerder.
‘Toch blijken heel wat nieuwe medewerkers met een hoop vragen te zitten over hun rol in het team, de invulling van hun functie’, zegt onderzoekster Astrid Vandenbroucke. ‘Het lijkt wel alsof werkgevers de nieuwe medewerkers wat overschatten op dat vlak. Gemiddeld duurt het toch een maand of zes voordat nieuwe werknemers volledig zelfstandig aan de slag kunnen en zich thuis voelen.’
Cruciaal bij een goede onboarding is de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Als werkgever moet je in die periode contact houden met je nieuwe medewerker en hem voldoende informatie geven over de organisatie, zijn rol, het team… Een welkomdag voor de eigenlijke start is een klassieker die zijn deugdelijkheid al bewezen heeft. Maar ook technologie kan een belangrijke rol spelen. Denk bijvoorbeeld aan een verwelkomingsfilmpje dat je naar de nieuwe collega stuurt, of een virtual tour door de organisatie. Intussen bereid je ook intern zijn of haar komst voor en zorg je dat hij alles heeft wat hij nodig heeft om zijn werk te kunnen doen.
Verrassende cijfers
Dat lijkt evident maar dat is het blijkbaar niet. Maar liefst 66 procent van de ondervraagden zegt te weinig informatie te hebben over specifieke taken, verwachtingen en gewenste resultaten. 64 procent klaagt over de onduidelijkheid van hun rol. ‘Op operationeel niveau zegt 43 procent van de ondervraagden dat het een week of langer duurt vooraleer ze volledig geïnstalleerd zijn’, zegt Vandenbroucke. ‘We hebben het dan over een bureau, een laptop, een gsm, kantoormateriaal. Er zijn gevallen bekend waar het twee weken duurt voordat een nieuwe medewerker al het materiaal heeft dat nodig is om het werk te kunnen doen’, zegt Vandenbroucke. Efficiënt is anders.
‘Een mogelijke reden hiervoor zijn onduidelijke interne processen’, aldus Vandenbroucke. ‘Wanneer het bijvoorbeeld niet duidelijk is of het nu IT is of HR die de nieuwe laptop moet aankopen, of wanneer de bestelbon voor die laptop door vijf personen moet worden ondertekend, zal dat het onboardingproces vertragen.’
Informatie geven volstaat niet
Voldoende informatie en het nodige materiaal komen de integratie van de medewerker ten goede en zorgen ervoor dat die zo snel mogelijk aan de slag kan. Onderzoek wijst echter uit dat 40 procent van alle organisaties onvoldoende informatie en support geven aan nieuwkomers. 34 procent van de respondenten stelt dat hun nieuwe werkgever geen officieel onboardingproces heeft, hoewel 83 procent van hen denkt dat dat nochtans erg nuttig zou zijn. Als het er wel is, is de aanpak dikwijls inconsistent en is het ook vaak niet duidelijk wiens verantwoordelijkheid het onboarden van nieuwkomers eigenlijk is.
De typische welkomstmap met informatie over het bedrijf bestaat nog, maar organisaties lijken te beseffen dat die niet meer volstaat. Je moet nieuwkomers wegwijs maken in de IT-systemen, ze kennis laten maken met de organisatiecultuur enzovoort. Vandenbroucke: ‘Het komt er vooral op neer nieuwe medewerkers te socialiseren en op hun gemak te stellen. Met een goede onboarding kan je time to proficiency reduceren, maar het blijft vooral een natuurlijk proces. Met de juiste tools zou HR nieuwe werknemers bijvoorbeeld wel kunnen monitoren om te meten hoe succesvol hun onboarding is.’
Peter- en meterschap
Volgens Vandenbroucke is een buddysysteem de beste manier om nieuwe medewerkers snel op hun gemak te laten voelen. ‘Een collega in je team die je inwijdt in de ongeschreven regels van de organisatie is goud waard. Iemand die je vertelt wat de dresscode is, wanneer de meeste collega’s komen en naar huis gaan, hoe de lunch verloopt. Het zijn zulke zaken die ervoor zorgen dat iemand zich thuis gaat voelen. Een gemiddelde medewerker die goed gesocialiseerd is kan een topmedewerker worden. Maar een toptalent dat slecht socialiseert wordt maar een gemiddelde medewerker’, zegt ze.
Bij onboarding is er uiteraard een belangrijke rol weggelegd voor HR, die een catalysator moet zijn tussen de nieuwe medewerker en zijn leidinggevende. ‘HR moet er enerzijds voor zorgen dat de nieuwe medewerker zich thuis voelt, maar anderzijds moet HR de leidinggevende het belang van een goede onboarding duidelijk maken’, zegt Vandenbroucke. ‘De direct leidinggevende is de meest aangewezen persoon om iemand te onboarden, maar trekt daar gewoonlijk te weinig tijd voor uit. We stellen daarnaast ook vast dat HR zich meestal iets te vlug terugtrekt uit het onboardingproces. Terwijl het een ongoing proces is dat jaren kan duren.’
