6 management tips om effectief te vergaderen
Vergaderingen zijn noodzakelijk om te overleggen en verbinding met elkaar te houden. Als het management ervoor zorgt dat het goed is voorbereid en geregisseerd, levert het een bijdrage aan het bedrijfssucces. In alle andere gevallen zijn vergaderingen helaas een terugkerende en tijdrovende nachtmerrie.
#1 Zorg voor een duidelijk doel
Pas op voor routines. Schaf de wekelijkse maandagochtend vergadering af en houd alleen vergaderingen als er echt agendapunten zijn. Spreek dan ook meteen duidelijk het doel van de vergadering af en zorg dat iedereen daar van tevoren nog aan herinnerd wordt.
#2 Houd het vergaderen zo kort mogelijk
Nodig mensen uit zonder een tijdsduur af te spreken. Maak alleen duidelijk wat je wilt bereiken, dat maakt de vergadering veel doelgerichter en zo houd je het vaak kort.
#3 Selecteer deelnemers zorgvuldig
Houd de vergadering zo klein mogelijk. Bedenk wie onmisbaar is voor het te bereiken doel. Je draait dan de rollen om: mensen die niet zijn uitgenodigd, moeten een goede verklaring hebben om erbij te mogen zitten.
#4 Hanteer spreektijden
Stel als voorzitter maximale spreektijden in. Wanneer iemand spreekt, krijgt de rest als opdracht om alleen goed te luisteren en eventueel op te schrijven wat ze willen inbrengen. Geef alleen het woord aan degenen die iets nieuws willen inbrengen.
#5 Grijp in bij afdrijven
Wijs mensen erop wanneer ze afwijken van het werkelijke vergaderdoel. Breng dat niet beschuldigend, maar zeg liever dat ‘we afdrijven van het doel’ en herinner ze aan het doel van de vergadering. Als er een ander onderwerp aandacht verdient, plan daarvoor dan een andere afspraak.
#6 Laat conflict toe
Veel managers zijn bang voor conflict, maar het harmoniseren van de groep kost veel tijd en energie. Positie kan mensen juist ook uit hun comfort zone trekken en eindeloos gebabbel voorkomen. Laat het dus maar eens clashen.
De jacht op de vergadertijger – Maak vergaderingen weer nuttig en leuk is geschreven door Guido Camps en Ilona Eichhorn. Het boek is onder meer te koop bij managementboek.nl. En lees ook ons artikel ‘Herken de 10 vergadertijgers‘.
Hoe zorg je als management voor het creatief kapitaal?
In de sleur van de vergadercultuur in sommige organisaties zou je het bijna vergeten, maar de collega’s die je uitnodigt voor een vergadering, brengen heel veel waarde met zich mee. Wat dacht je van al hun kennis, ervaring en vooral hun creativiteit?
Wij mensen zijn als enige wezens in staat om iets nieuws te scheppen dat ontspruit uit ons brein. In elke vergadering zit meer dan genoeg creatief kapitaal en denkkracht om elk vraagstuk op te lossen. Maar dan moet je er als manager wel voor zorgen dat iedereen uit de verf komt. Hoe kan je die creativiteit en innovatiekracht benutten?
De methode GOUD wijst de weg naar vergaderingen die resultaat opleveren en is gebaseerd op vier pijlers:
1. Goals: bedenk vooraf welke Goals je wilt bereiken
2. Ontwerp: investeer in een passend Ontwerp
3. Uitvoering: besteed aandacht aan de Uitvoering
4. Deelnemers: wees selectief in de keuze van de Deelnemers
Laat innovatie leven: 5 innovatie killers om te vermijden
Innovatie was en is hét buzzwoord in managementkringen. Toch mislukt het te vaak. Vijf te vermijden innovatiekillers voor het management om rekening mee te houden:
#1 Mislukkingen niet kunnen accepteren
Nieuwe business ontstaat door experimenteren en dus ook dingen proberen die niet in één keer lukken. Dat kunnen accepteren is de beste voedingsbodem voor goede ideeën.
#2 Te veel customer focus
Nieuwe producten of diensten bekoren nieuwe klanten. Een te sterke focus op de al bestaande relaties zet onnodig een rem op de capaciteit tot vernieuwing.
#3 Streven naar dé innovatie
Eigenlijk hopen we allemaal op dat ene idee, dat – los van alles en iedereen – alles op zijn kop zet. Maar wat als dat niet komt? Innovatie is een way of life. Ook met kleine stapjes kan de winst van de toekomst worden gemaakt.
#4 Angst voor oude successen
De durf en bereidheid is om oude markten te verlaten is een leidend principe in de snelle wereld van de consumentenelektronica. En niet voor niets. Oftewel: durf de sales te kannibaliseren, durf oude succesnummers uit te faseren, ‘success can’t last forever’.
#5 Steunen op een kleine groep
Het is onrealistisch om te vertrouwen op een kleine groep voor die ene game changing innovatie. Laat iedereen meedenken, overweeg ook ideeën van andere partijen te incorporeren.
Vragen hoe je als management omgaat met vergaderen:
Wat is een MT-vergadering?
Een MT-vergadering of managementoverleg is een belangrijk overleg binnen organisaties. Het managementoverleg kan ook directievergadering, MT-vergadering of overleg door de Raad van Bestuur genoemd worden, afhankelijk van de grootte van de organisatie.
Hoe lang kun je effectief vergaderen?
Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Maximaal een uur vergaderen is een fijne vuistregel, omdat een periode van een uur makkelijk af te blokken is in agenda’s.
Daarnaast blijven deelnemers scherp, waardoor een vergadering effectief blijft. Je kunt ook zonder eindtijd afspreken, dan voorkom je dat de deelnemers de tijd die nog over is gaan volkletsen.
Wat is een goede vergaderstructuur?
Maak voorafgaand aan de vergadering een duidelijke agenda met een concreet doel. Een agenda zorgt voor structuur waar je op terug kunt vallen. Stuur de agenda alvast rond voordat de vergadering begint, zodat ook de rest zich kan inlezen en voorbereiden.
