Ruim een kwart van de faillissementen is het gevolg van onbetaalde facturen. Maar ook bedrijven die wél het hoofd boven water houden ondervinden problemen door laatbetalers. Want een openstaande factuur kost geld.
Denk aan de tijd die je kwijt bent aan herinneringen en aanmaningen sturen en telefoongesprekken voeren. Daarnaast loop je rente-inkomsten mis. Hoog tijd dus om te zorgen dat je sneller betaald krijgt. Hoe doe je dat? Anja Bartelen, incassospecialist bij DAS, geeft 7 tips.
1. Behoud goed contact
Klanten die jij of een collega persoonlijk kennen zijn minder snel geneigd een factuur veel te laat te betalen. Goed contact houden voorkomt dus gedoe.
2. Vraag om begrip
‘Bij ons kunt u na levering betalen. We kunnen deze service alleen aanbieden als u onze facturen binnen 14 dagen afhandelt. Bedankt voor uw medewerking.’ Zo’n tekst op de factuur zorgt voor een beetje begrip en kan voor sommige klanten net dat duwtje zijn om tijdig de centen over te maken.
3. Factureer snel en vermeld de uiterste betaaldatum
Betaling binnen 30 dagen, staat er op veel facturen te lezen. Zo’n standaard zinnetje is natuurlijk lekker makkelijk te kopiëren van de vorige rekening, maar veel duidelijker is het om een uiterste betaaldatum te vermelden.
En een inkoppertje misschien, maar wel één die we niet onvermeld mogen laten: factureer snel. Wacht niet tot het einde van de maand, maar doe de rekening binnen 3 dagen de deur uit nadat de opdracht is voltooid.
4. Maak betalen zo makkelijk mogelijk
Maak het klanten zo makkelijk mogelijk, ook als het om betalen gaat. Informeer welke betaalmethode de voorkeur heeft en stem je factuur hierop af. Voor particulieren kun je de digitale factuur bijvoorbeeld voorzien van een iDEAL-link zodat het voor je klant alleen nog een kwestie is van even klikken om het geld over te maken.
5. Blijf beleefd
Natuurlijk, lang moeten wachten op geld is vervelend. Maar blijf te allen tijde zakelijk en vooral correct. Dreigen haalt vrijwel nooit iets uit. Er is immers altijd wel een reden waarom iemand de factuur niet betaalt.
Bijvoorbeeld omdat hij ontevreden is over het geleverde product of de geleverde dienst of omdat hij de financiële middelen (momenteel) niet heeft. Let wel op dat je tijdens de contactmomenten niet in oorzaken blijft hangen maar focust op de oplossing.
6. Schaf een boekhoudpakket aan
Bijna de helft van de organisaties heeft onvoldoende inzicht in het eigen factuurproces. Ze kunnen dus niet binnen 2 muisklikken achterhalen van wie ze nog geld krijgen.
Voordeel van een boekhoudpakket is dat het automatisch waarschuwt als een openstaande factuur de betaaldatum heeft overschreden. Met een budget van een tientje per maand zijn er al legio mogelijkheden. Zo houd je makkelijker de vinger aan de pols.
7. Blijf verantwoord incasseren
Laat de situatie niet uit de hand lopen. Behandel de klant altijd met respect. De meeste wanbetalers betalen niet expres te laat. Blijf daarom duidelijk communiceren en zoek voortdurend naar een oplossing die voor beide partijen werkt.
En ja, dat betekent dat je voor iedere situatie een andere – altijd eerlijke – aanpak nodig hebt. Maar uiteindelijk loont verantwoord incasseren. Niet alleen omdat de factuur sneller betaald wordt, maar ook omdat het je een goede naam oplevert.
Lees ook:
- Onderzoek: hoeveel heeft een onbetaalde factuur jou gekost?
- Niet-betalende klanten: vermijd deze 5 denkfouten
- ‘Handmatig een factuur maken leidde gelijk weer tot problemen’
Anja is incassospecialist bij DAS Incasso Rotterdam. Zij en haar team helpen dagelijks ondernemers met incassovraagstukken. Vragen aan Anja, stuur een mail naar [email protected].
