Hoe dwingender de werkomgeving, hoe meer mensen schijnproductiviteit vertonen. De oplossing? Concentratie en een eigen ritme.
Ieder mens heeft zijn eigen bioritme, met pieken en dalen van energie en aandacht. Van negen tot vijf constant productief zijn is, een utopie. Mensen zijn het meest productief als ze hun eigen ritme volgen. Er zitten twee kanten aan dit verhaal. Enerzijds impliceert het dat iedereen zelf moet werken aan bewustwording van zijn of haar eigen ritme. Als je je bewust bent van je eigen biologie, dan kan je die – tot op zekere hoogte – bijsturen. Een simpel voorbeeld is suiker. Als je teveel suiker eet, verhoog je de pieken en dalen in je energieniveau. Dit heeft dus alles te maken met zelfmanagement. Eerder vatte ik dat samen als: een goede leider gaat hardlopen.
Tweeten over je productiviteit
De andere kant van het verhaal is je omgeving. Om productief te zijn – en je eigen bioritme niet in de weg te zitten – heb je een geconcentreerde omgeving nodig waarin je je eigen tijd kunt indelen. Anders gezegd: waarin je je eigen energieniveau kunt managen. In een werkomgeving waarin dit niet het geval is, gaan mensen schijnproductiviteit vertonen. Een afdeling houdt bijvoorbeeld vergaderingen van drie, vier uur lang, terwijl de aandacht al verslapt na maximaal anderhalf uur. Na afloop (of tijdens) de vergadering stuurt iedereen enthousiaste tweets de wereld in over de constructieve meeting die ze hebben gehad. Maar als er iets schijnproductiviteit is, dan is het tweeten over je productiviteit.
Een belangrijke verantwoordelijkheid
Of neem de ‘insecure overachiever’ die ontbijtmeetings plant om zeven uur ‘s ochtends. Dat ziet er in de agenda heel productief uit, maar de meeste mensen zijn dan gewoon nog niet wakker. Kortom, in het creëren van een productieve werkomgeving heb je als leidinggevende een belangrijke verantwoordelijkheid. In plaats van rigide tijdmanagement kun je beter rekening houden met ieders eigen energiemanagement.
Van multitasken naar singletasken
We leven in een tijd van afleiding, overal, de hele dag door. Op het werk uit zich dat in multitasken. ‘Geholpen’ door technologie – smartphone, laptop, tweets en apps – denken we dat we heel productief zijn. Dit is een mythe die gelukkig door steeds meer onderzoeken wordt doorgeprikt. Multitasken bestaat niet, behalve in de vorm van een heleboel dingen half doen. Als je nu denkt, ‘Ja, maar ik ben heel goed in multitasken,’ dan heb ik slecht nieuws voor je. Een ander recent onderzoek laat zien dat hoe beter mensen denken dat ze kunnen multitasken, hoe slechter ze er feitelijk in zijn.
Multitasken is een verslaving aan afleiding, compleet met ontkenningsgedrag.
Ook multitasken is dus een vorm van schijnproductiviteit. En ook hier is de oplossing tweeledig. Ten eerste heeft het te maken met zelfmanagement: geconcentreerd werken, ‘singletasken’, is een skill die je kan leren. Ten tweede is het jouw taak als leidinggevende om te zorgen voor een geconcentreerde omgeving zonder onnodige afleiding. De alomtegenwoordige kantoortuin helpt hier niet bij. Maar je kan simpele regels stellen: bellen op de gang, geen telefoons in vergaderingen, niet onnodig cc-en, muziek op koptelefoons, enzovoorts.
En het begint bij het doorprikken van schijnproductiviteit. Bij je team en bij jezelf.
Beeld via Flickr.
