Als leidinggevende hoef je geen psycholoog te zijn. Maar je kunt je team wel verder helpen door gebruik te maken van bepaalde technieken die afkomstig zijn uit de psychotherapie, zoals systeemdenken. Systeemdenken is van oorsprong een vorm voor familietherapie, maar wordt steeds vaker in organisatiecontext toegepast. Het is een manier van kijken naar groepen waarbij de focus ligt op de onderlinge relaties van groepsleden. Gedrag staat immers nooit op zichzelf, maar is een reactie op het gedrag van een ander. Loopt het niet lekker in een groep? Dan kun je kijken naar wat er tussen mensen gebeurt.
Onzichtbare chauffeur
Eerst wat achtergrondinformatie over gedrag. We worden allemaal geboren met een bepaalde aanleg. Vervolgens hebben ervaringen uit je jeugd invloed op hoe je persoonlijkheid zich ontwikkelt. Zo bouw je in je jeugd een beliefsysteem op: een set van meningen, opvattingen, principes, en overtuigingen. Beliefsystemen zijn de onzichtbare chauffeurs van communicatie en gedrag. Het bepaalt je reactie op een gebeurtenis. En dus ook hoe je je gedraagt tijdens een overleg.
De communicatiestijlen van Kantor
David Kantor, systeemdenker en psycholoog uit Cambridge, heeft onderzoek gedaan naar communicatiepatronen in organisaties. Hij ontdekte dat gesprekspatronen die je in families ziet, ook terugkomen in organisaties. Of het nou in een managementteam, werkoverleg van een projectgroep of een gezin is: dit zijn de vier verschillende communicatiestijlen die je kunt herkennen:
- Movers doen voorstellen, ontwikkelen ideeën en initiëren zaken
- Opposers reageren op de voorstellen en ideeën, veelal met bezwaren
- Followers haken aan op andermans ideeën en gaan er in mee
- Bystanders kijken, zijn rustig en blijven op de achtergrond, ze committeren zich niet.
Nu denk je misschien dat Kantor hier typen mensen beschrijft, maar dat is niet zo: het zijn eerder rollen of stijlen. Je kiest een communicatiestijl, afhankelijk van de situatie en je persoonlijke beliefsysteem. Zo kun je bijvoorbeeld op je werk meestal de stijl van een mover gebruiken, terwijl je thuis vaak in de followers-rol zit. Bijvoorbeeld omdat je het wel gemakkelijk vindt als je partner het bezoek aan het theater regelt.
Wanneer je deze vier rollen herkent, zegt Kantor, dan kun je het proces gunstig beïnvloeden. En dan maakt het niet uit of je de leider van de groep bent of één van de groepsleden. Waar moet je op letten als je het communicatieproces gunstig wil beïnvloeden?
#1 Patronen herhalen zich
Je weet misschien wel dat groepen de neiging hebben om in een herhalingspatroon te vervallen. Een keer in een vergaderzaal gezeten met de groep? Dan gaan we als vanzelf de volgende keer weer op precies dezelfde manier zitten. En ook al heb je flexplekken op kantoor, toch weet iedereen dat Aart van de boekhouding altijd op de eerste verdieping links achter in de hoek zit.
Dat geldt ook voor communicatiestijlen. Heeft iemand een of twee keer de rol van follower opgepakt? Dan beschouwen de groepsleden hem de eerstvolgende keer weer als follower. En die persoon zal zich ook zo gaan gedragen, ook wanneer dat niet de meest effectieve rol op dat moment is. En daarop kun je ingrijpen.
Het idee op Ralph Hamers van ING loonsverhoging te geven, zou weleens het gevolg kunnen zijn van groepsdenken
#2 Balanceren tussen verbinding maken en blijven leren
Mensen zoeken de gezamenlijkheid op en die vind je door de overeenkomsten die je met elkaar hebt. De rol van opposer in een groep blijft daarom nogal eens liggen. Zo ontstaat het risico van groepsdenken. De groep neemt minder goede beslissingen, terwijl de groepsleden ieder voor zich intelligent en bekwaam zijn. De oorzaak van groepsdenken? Groepsleden letten meer op het behoud van overeenstemming dan op het boven water krijgen van de beste oplossing. Zo zou het zomaar kunnen zijn dat het voornemen van ING tot de loonsverhoging van topman Ralph Hamers een typisch geval groepsdenken is geweest.
Maar je leert juist het meest van onderlinge verschillen. Als team is het dus continu balanceren tussen zoeken naar verbinding en blijven leren. Je krijgt de beste beslissingen wanneer je je team uitdaagt om hun mening te geven en een tegengesteld standpunt in te nemen. Richt je op de feiten, stel de moeilijke vragen. Vraag door en debatteer over beide kanten van het probleem. En ga op zoek naar iemand die tijdens het overleg bewust de rol van opposer inneemt, of pak hem zelf op.
