Winkelmand

Geen producten in je winkelmand.

Een vergadering voorzitten? Doe het als de pro’s

Je leest nu: Een vergadering voorzitten? Doe het als de pro’s

Gerdi Verbeet en Alexander Rinnooy Kan over vergaderingen voorzitten. 'Je moet het conceptverslag al in je hoofd hebben.'

Een goede voorzitter laat zich tijdens de vergadering eigenlijk niet meer verrassen, zegt oud-Kamervoorzitter Gerdi Verbeet, die samen met oud-SER- en oud-VNO-NCW-voorzitter Alexander Rinnooy Kan het boek(je) Voorzitter! schreef. Een boek dat ook handig is voor wie van vergaderen niet zijn beroep heeft gemaakt, maar er beroepsmatig wel vaak mee te maken heeft en van wie wordt verwacht dat hij of zij zelf de vergadering voorzit. Daarom: drie vragen aan de voorzitter-pro's.

#1. Wat maakt een voorzitter een goede voorzitter?

Verbeet (foto): 'Als je in een open sfeer samen iets tot stand kunt brengen. De voorzitter is verantwoordelijk voor die sfeer. Het grootste compliment dat ik kon krijgen was altijd: ik merkte niet eens dat je er was. Hoe onmerkbaarder een voorzitter zijn werk doet, hoe beter. Je moet daarvoor vooral goed luisteren naar wat gezegd wordt, en waar het naartoe gaat.'

Rinnooy Kan: 'Een goede vergadering laat iedere deelnemer tevreden achter. Niet dat iedereen zijn of haar zin heeft gekregen, maar iedereen moet wel het gevoel hebben dat zijn mening naar voren heeft kunnen komen. De voorzitter moet dat gevoel geven, ervoor zorgen dat alles aan de orde komt, en alle feiten op tafel komen. Er hoeft geen besluit te komen dat door iedereen gesteund wordt. Soms ben ik ook wel tevreden als het probleem helder geworden is. Als je weet wat je verdeeld houdt, daar kun je dan ook weer mee aan het werk.'

Verbeet: 'Je moet voorkomen dat mensen denken: er is een fout besluit genomen, omdat ik niet heb kunnen zeggen wat ik denk. Je moet als voorzitter mensen een faire kans geven.'

#2. Hoe maakt een voorzitter een vergadering productief?

Verbeet: 'Door zich voor te bereiden! Je moet weten wat er speelt, inschatten wat mensen gaan zeggen. Ik heb als voorzitter vaak het conceptverslag al in mijn hoofd. Dat betekent dat je vooraf heel goed moet nadenken over de aard en het doel van de vergadering. Je moet nooit 's ochtends pas de enveloppe openmaken, maar helder het doel bewaken.'

Rinnooy Kan (foto links): 'Een goed voorbereide voorzitter is een voorwaarde voor een productieve vergadering. Anders kun je net zo goed niet vergaderen.'

Verbeet: 'Je gaat ook niet op vakantie door in de auto te stappen en dan maar te kijken waar je heen rijdt. Je plant vooraf een route. Dat moet je in vergaderingen ook doen. Je moet nadenken over waar iedereen zit, wie je het eerst het woord geeft, wat gaat er vandaag gebeuren? Als je dat helder hebt, kom je meestal tot een goed einde. Ik ben zelden ontevreden over de uitkomst van een vergadering. Ik ben alleen ontevreden als er iets gebeurt dat ik niet had voorzien.'

Rinnooy Kan: 'Je moet weten hoe de meningen liggen, wil je een vergadering goed kunnen leiden. Daarvoor moet je je eigen mening minder belangrijk maken. Je moet daarentegen weten waar je de meningen van de anderen bij elkaar kunt krijgen.'

Verbeet: 'Een schaatser schaatst ook niet alleen maar wedstrijden. Hij bereidt zich voor, traint, maakt een schema. Zo is het ook met voorzitten.'

#3. Wat is de grootste valkuil bij vergaderingen?

Verbeet: 'Veel te vroeg willen sturen. Je moet wel het doel helder maken, maar niet de uitkomst. Dat is de essentie.'

Rinnooy Kan: 'Ik ben vaak voorzitter van boekenjury's. Dan is het zaak niet van tevoren te weten welk boek het moet worden. Dan gaat het niet goed. Maar je kunt wel sturen, door bijvoorbeeld snel to-the-point te komen. Stel: er zijn 20 genomineerde boeken. Laat iedereen er dan 2 kiezen, en je houdt er meestal maar 6 over in de hele groep. Dan hoef je het niet over alle 20 te hebben. Dat is een trucje van de voorzitter dat de hele vergadering veel tijd en moeite scheelt.'

Verbeet: 'Ik zal mijn mening nooit als eerste zeggen. Dat stuurt de vergadering. En dan hoor ik misschien ook niet meer wat anderen denken.'

Rinnooy Kan: 'Voorzitten is belangrijk, lastig en leuk. Maar ik denk dat het voor iedereen te leren is. Als je er moeite voor doet, kan aan het eind van de rit iedereen een goede voorzitter zijn. Maar je moet het ook niet onderschatten. Een goede voorzitter kan besluiten echt beter maken. Er zit een mooie relatie tussen voorzitten en bemiddelen. Je moet op zoek gaan naar het belang van de ander, kijken of je dat belang kunt dienen. Een goede voorzitter is ook meestal een goede bemiddelaar.'

6 Tips voor een goede vergadering

1. Moeten we wel vergaderen?

Vraag je af: dient deze vergadering het doel waar zij voor wordt gehouden? Leidt de vergadering tot iets tastbaars en uitlegbaars? Zo niet, vergader dan niet.

2. Bereid je voor

Wie komen er? Waar gaan ze zitten? Wat zou hun inzet kunnen zijn? En hoe ga ik daar dan op reageren? Goed voorbereiden kan zelfs voor de wekelijkse maandagochtendvergadering zin hebben. Zo kun je besluiten dat steeds een ander de vergadering moet openen – op een originele manier.

3. Denk na over de agenda

De agenda is het eerste gereedschap in handen van de voorzitter. En niet onbelangrijk. Stel bijvoorbeeld vast de kernvraag bij een agendapunt op, dat geeft richting. En begin met een paar makkelijke punten, dat geeft het gevoel dat het lekker opschiet.

4. Luisteren, niet praten

De goede voorzitter is niet veel zelf aan het woord, maar stuurt wel. En luistert vooral. Hij vat samen – kort, bondig en objectief -, en constateert verschillen van mening of juist ontluikende overeenstemming. Het is de taak van de voorzitter om de vergadering naar een einddoel te leiden, niet om zijn of haar mening een rol te laten spelen in de discussie.

5. Zorg voor besluiten

Een goede voorzitter neemt geen besluiten, maar zorgt wel dat ze genomen worden door de vergadering. Een vergadering waarin niets wordt besloten is immers zonde van de tijd. Maar een besluit forceren, jaagt mensen tegen je in het harnas. Geduld en zachte hand zijn dus nodig, maar wel altijd met het einddoel – het besluit – voor ogen.

6. Rond goed af

Een besluit alleen is niet genoeg. Wie gaat het doen? Moeten we er publiciteit omheen genereren? Hoe komen we erop terug? Maak het besluit expliciet, denk vooral niet dat iedereen in de vergadering dezelfde ervaring heeft van het besluit.