E-mailstromen verpesten de concentratie, verstoppen de workflow en verhogen de stress. Wat je tegen deze plaag kunt doen.
Het lijkt zo’n nuttig communicatiemiddel. Maar e-mail maakt veel slachtoffers. De soms meer dan 100 mailtjes die op een dag binnenkomen, halen je telkens opnieuw uit je concentratie. Volle mailboxen verstoppen in plaats van verbeteren de interne communicatie in het bedrijf. Doordat mensen overal en altijd (mobiel) bereikbaar zijn, lijkt het werk nooit op te houden. Volgens Amerikaans onderzoek gaan werknemers jachtiger ademen bij het openen van de inbox: het fysieke bewijs van de zuiverste technostress.
E-mail komt de laatste tijd steeds meer ter discussie te staan. Volgens trendwatchers gooien hippe, slimme bedrijven de mail er zelfs helemaal uit. In een recente studie, in opdracht van de FNV, wijst onderzoeker Jan Popma van de Universiteit van Amsterdam op de gevaren, als: ‘een mooie innovatie een serieus te nemen bron van psycho-sociale arbeidsbelasting wordt. In dit verband wordt wel gesproken van “high tech anxiety” of “techno-stress”.’
In Popma’s onderzoek en elders worden de volgende maatregelen gesuggereerd:
#1 Niet na werktijd
In Duitsland zet Volkswagen AG dertig minuten na werktijd geen mailtjes meer door naar de mobiele telefoon.
#2 Reply-all slopen
Sommige bedrijven maken de ‘reply-all’-functie onklaar.
#3 Box legen tijdens vakantie
Sommige bedrijven maken de mailbox leeg van werknemers die op vakantie zijn.
#4 Overstappen op Whatsapp en Ping
Met name de jeugd laat zijn mail voor wat het is en kiest voor snelle mobiele alternatieven.
#5 Stoppen met mailen
ICT-bedrijf Atos gebruikt zelfs (intern) helemaal geen mail meer, maar Blue-Kiwi, een Facebook-achtig systeem voor interne communicatie.
Niet nieuw
Echt helemaal nieuw is het nu ook weer niet, technostress. (Hypewatcher gaat iets langer mee.) In de jaren tachtig, toen de pc amper was begonnen aan zijn massale opmars, stak het al de kop op. Info- en technostress zijn eigenlijk al zo lang als er techno is. Bezorgdheid over exploderende mailboxen, en inkomende mailtjes die de concentratie verstoren, is er zo lang als er mail is.
Mooi is het dat de FNV zich zorgen maakt over de mentale gezondheid van de Nederlandse werknemers. Of de alternatieven voor e-mail wel verbeteringen zijn, is alleen niet helemaal zeker. Als je stopt met mailen maar in plaats daarvan een ander berichtensysteem (Blue-Kiwi) gebruikt, weet ik niet waar de vooruitgang in zit. Er worden evengoed berichten verstuurd en ontvangen. Je klanten gaan bovendien door met ‘ouderwets’ mailen, dus nu moeten medewerkers 2 berichtensystemen in de gaten houden, in plaats van 1.
Facebook voor bejaarden
Jonge mensen zijn ons 30-plussers natuurlijk weer mijlenver vooruit. Vinden veel 30-plussers. Jongeren noemen e-mail ‘Facebook voor bejaarden’. De volgzame bewondering van veel mensen voor alles wat jongeren doen en laten, zal nooit ophouden me te verbazen. Alles wat riekt naar jeugdcultuur wordt in Nederland aanbeden als de paus door zijn nonnetjes. Jongeren sturen berichten per Facebook en Whatsapp, en niet lang geleden met Ping. Maar de Blackberry ging de deur uit, en daarmee het Pingen. En binnenkort gaat Facebook eraan, en komt er weer een ander alternatief. Iemand moet me maar een keer uitleggen wat er zo geniaal aan is om verschillende berichtensystemen te moeten volgen, die onderling niet communiceren, en die soms worden vervangen door andere systemen, zodat je oude berichten nooit meer terugvindt. Facebook en Twitter hebben één handige feature: je kunt berichten naar je mail-inbox laten sturen.
Mag geen boek lezen
Het is avond, ik zit op de bank en er is niks op tv. Ik heb een boek dat ik graag wil lezen, maar het heeft iets met mijn werk te maken, dus dat mag niet van mijn baas. Ik mag het boek ook niet meenemen op vakantie. Boeken veroorzaken ernstige infostress – ik mag van geluk spreken dat mijn werkgever over mijn gezondheid waakt (klein kind als ik ben). En anders doet de FNV het wel.
Een ontluisterende discussie. Een kwart eeuw wordt e-mail nu gebruikt; het werkt erg goed. O nee, het werkt té goed. We moeten het systeem op sommige onderdelen, op sommige momenten onklaar maken. En waarom? Kennelijk weten veel mensen nog steeds niet hoe ze er mee om moeten gaan. Als ze geconcentreerd willen werken, laten ze de mail openstaan. ’s Avonds in de bioscoop zitten ze hun mail te checken. Deze mensen moeten tegen zichzelf in bescherming worden genomen! Op zinvolle manier je eigen mailbox gebruiken is nu eenmaal te veel gevraagd.
P.s.: drie keer raden door welk bedrijf Blue Kiwi, het alternatieve systeem dat door Atos wordt gepropageerd, op de markt wordt gebracht….. juist, in 1 keer goed.
