Jurist Ramon van Lieshout legt uit waar de 4 belangrijkste documenten op juridisch en financieel vlak aan moeten voldoen om je zaken goed op orde te hebben.
1. Arbeidscontract
In een arbeidscontract leg je zowel primaire als secundaire arbeidsvoorwaarden vast. Natuurlijk leg je vast hoeveel iemand gaat werken, voor hoelang en welk salaris daarbij hoort. Maar het is verstandig om extra afspraken te maken. Bijvoorbeeld over een concurrentiebeding of opleidingsfaciliteiten.
Naast de individuele afspraken die je met een nieuwe werknemer maakt, gelden ook allerlei algemene afspraken voor de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan een cao, een pensioenregeling, afspraken over de leaseauto of een social mediaprotocol. Als je dat allemaal in het arbeidscontract moet opnemen, wordt het te uitgebreid. Je kunt daarom in het arbeidscontract verwijzen naar die documenten, maar benoem het wel.
2. Personeelsdossier
Een personeelsdossier is cruciaal. Als je een werknemer wilt ontslaan die niet goed functioneert, moet je aan een aantal strikte voorwaarden voldoen. Je moet aan de hand van een goed opgebouwd personeelsdossier kunnen aantonen waarom je een medewerker precies wilt ontslaan.
Daarin moet je verslagen van functioneringsgesprekken kunnen overleggen en laten zien welk verbetertraject je de werknemer hebt aangeboden.
Als je dat niet kunt aantonen, heb je bij een rechter geen poot om op te staan. Dan loop je dus het risico dat je de werknemer gewoon in dienst moet houden. Een ontslagdossier is immers niet achteraf in elkaar te zetten.
Een goed bijgehouden dossier is overigens niet alleen voor de ondernemer voordelig, ook de werknemer heeft er baat bij. Jullie kunnen je dan allebei makkelijker beroepen op vastgelegde afspraken.
3. Factuur
Geldzorgen vreten aan een ondernemer. En toch gebeurt het regelmatig dat ondernemers de facturatie niet op orde hebben. Een foutieve of onvolledige factuur kan problemen opleveren wanneer het tot een gerechtelijk proces komt.
Zoals wanneer een foutief of helemaal geen KvK-nummer op de factuur is opgenomen. Daardoor is de rechtsvorm onbekend en zal de rechter zeggen: wie ben jij? Je kunt dan niet dagvaarden en moet eerst een nieuwe factuur maken. Bij het ontbreken van een factuurdatum kan je ook niet dagvaarden, de factuur is immers niet vervallen.
Ook de juiste tenaamstelling en het adres van de debiteur zijn cruciaal. Een ‘familie’ is niet te dagvaarden en van een consument moeten de voorletters bekend zijn. En zonder adres van je debiteur kun je ook niet zo veel. Waar moet de deurwaarder dan heen om een eventueel vonnis te betekenen?
Vermeld dus altijd de volgende gegevens op je factuur:
- Volledige NAW-gegevens van debiteur, (met voorletters bij consument)
- Factuurdatum
- Factuurbedrag
- KvK-nummer
- Bankrekeningnummer
- Omschrijving van verleende diensten of geleverde goederen
4. Algemene voorwaarden
Als je een eigen bedrijf hebt, krijg je hoe dan ook te maken met overeenkomsten. Denk aan contracten met leveranciers en afnemers waarin je de onderlinge afspraken vastlegt. Als je alle zaken over de wijze van betaling, garantie, bedenktermijn of klachtafhandeling in ieder contract apart moet opnemen, wordt het een onnodig grote administratieve klus.
Door gebruik te maken van schriftelijke standaardregels en algemene voorwaarden, kun je jezelf veel werk besparen en verklein je het risico voor jou als ondernemer. Denk aan het (gedeeltelijk) uitsluiten van aansprakelijkheid en bepalingen over betalingsvoorwaarden.
Bijvoorbeeld dat je niet aansprakelijk bent voor een te late levering als een leverancier zijn verplichtingen niet nakomt en jij daardoor dus ook niet kunt leveren. Met duidelijke en solide algemene voorwaarden sluit je veel risico’s uit. Goede algemene voorwaarden zijn dus cruciaal.
Lees ook:
- Een leveranciersconflict? Los het op in 5 stappen
- Voorkom problemen met je factuur: de 7 meestgemaakte fouten
Ramon van Lieshout
Ramon is jurist bij DAS. Hij biedt hulp bij arbeidszaken en contractuele geschillen over onroerend goed.
