Het scenario van een willekeurige salesforecastbespreking:
De salesmanager vraagt de verkoper hoe het met de forecast staat. De verkoper vertelt vervolgens over het (grote) aantal afspraken, de vervolgmeetings, alle uitgebrachte offertes en de bedragen. Tot zover is er weinig aan de hand. Spannender wordt het bij de vraag hoe waarschijnlijk het is dat al die commerciële inspanningen ook tot concrete resultaten zullen leiden en wanneer dat dan het geval is. Best handig om te weten als je een onderneming runt, toch?
Het antwoord wordt vaak uitgedrukt in een percentage. De kans dat een deal valt is bijvoorbeeld 30, 50 of 70 procent. Maar wat kun je daar nu mee? Wat is nu precies het verschil tussen 30 of 50 procent? En wat is ervoor nodig om van 70% 100% te maken?
Kortom: zo’n percentage zegt weinig over de succesratio. Terwijl een betrouwbare forecast cruciaal is voor een onderneming. Het bepaalt of de rekeningen en salarissen betaald kunnen worden, hoeveel voorraad of productiecapaciteit nodig is en of er ruimte is voor investeringen. Aanleiding genoeg om te kijken waarom verkoopvoorspellingen onbetrouwbaar zijn en hoe je als directeur of ondernemer kunt zorgen dat ze wel op realistische inschattingen worden gebaseerd.
De drie belangrijkste redenen voor onbetrouwbare salesforecasts die ik in mijn praktijk tegenkom zijn de volgende:
#1 Geen verantwoordelijkheid voelen
Veel verkopers vinden het opstellen van de forecast een irritante en tijdrovende activiteit. En dan de bespreking ervan, die voelt soms als een kruisverhoor met de salespolitie. Dat is jammer. Een goede forecast bevat namelijk veel praktisch bruikbare informatie waar een verkoper ook zelf zijn voordeel mee kan doen. Maak daarom duidelijk waarom een betrouwbare salesforecast belangrijk is en dat een verkoper hierin een verantwoordelijkheid heeft: niet alleen naar de directie, maar naar de hele organisatie én last but not least naar zichzelf. Benoem het belang, maak je verwachtingen helder en vraag hiervoor commitment.
#2 Geen helder omschreven salesproces
Eén van mijn opdrachtgevers heeft een serieus indrukwekkend logistiek centrum. Niet alleen de omvang, maar vooral het logistiek proces maakt indruk op bezoekende prospects. Uit analyse van het salesproces blijkt dat bijna 60% van de bezoekende prospects uiteindelijk binnen zes maanden na de rondleiding klant wordt. Kijk, dat is interessante informatie voor je salesforecast.
Breng in kaart welke onderdelen van je salesproces tot een grotere conversiekans leiden en stuur daar actief op. Weet welke vervolgstap je per fase moet bespreken met je prospect en vermijd onnodige losse eindjes in het proces. Je voorkomt hiermee verkoopvoorspellingen die gebaseerd zijn op ‘hoop’. Want hoop is vaak uitgestelde teleurstelling, zeker in sales.
#3 Angst voor afwijzing
Of het nou zakelijk of privé is: afwijzing doet pijn. En dus vermijden we die. Het is wel begrijpelijk, maar niet altijd handig. In sales zie ik dit terug in het vermijden van follow-up calls. Een verkoper belt prospect waar hij al maanden mee bezig is en krijgt te horen: ‘We hebben nog steeds interesse, maar hebben nog even tijd nodig voor het definitieve besluit. Bel over een maand maar terug’. Hoera, geen afwijzing!
Vervolgens schuift de verkoper de prospect weer een maand vooruit in z’n forecast. Maand in maand uit. Kwartaal in kwartaal uit. Gerechtvaardigd met een cliché als ‘je weet maar nooit’ of een schijnexcuus als ‘je moet ze niet onder druk zetten’.
Deze saleskwaal kun je aanpakken door een maximale duur af te spreken voor een salescyclus. Als een prospect langer in de forecast zit dan het gemiddelde wordt ‘ie er simpelweg uitgehaald. Natuurlijk mag een verkoper dan nog opvolgacties doen, maar de prospect zit niet meer in de forecast. Je zicht op de toekomst laten vertroebelen door de angst op afwijzing is namelijk een garantie voor problemen. Terwijl een betrouwbare forecast juist helder zicht biedt op kansen.
