Een ontslaggesprek dient kort, zakelijk en praktisch te zijn. Probeer geen vriendjes te worden met degene die je zojuist ontslaat. Daar is het echt het verkeerde moment voor.
Voorbereiding
Wanneer je iemand ontslaat dien je je aan een aantal wetten te houden. Zo moet je een personeelsdossier bij hebben gehouden, moet je de juiste opzegtermijn toepassen en nog veel meer. Zelfs wanneer de werknemer nog in proeftijd is komt de wet om de hoek kijken. Als je alles wettelijk goed op een rijtje heeft gezet komt het moeizame gesprek zelf aan bod. Een goede voorbereiding bespaart je een hoop ellende.
Legitiem
Bedenk van tevoren met wie je te maken hebt en wat zijn reactie kan zijn. Inventariseer ook de redenen voor het ontslag. Die moeten legitiem zijn. Zo kan een werknemer niet voldoen aan de afgesproken taakomschrijving of de vastgelegde verbeteringsdoelen. Zorg in ieder geval dat de reden legitiem is. Bedenk ook hoe je je medewerker eventueel aan een nieuwe baan kunt helpen en onderzoek deze mogelijkheden voorafgaand aan het gesprek.
Het gesprek zelf kun je het beste ergens houden waar je niet gestoord wordt. De vrijdag is geen goede dag om het slechte nieuws te brengen: in het weekend kunnen de emoties hoog oplopen en kan je werknemer nergens terecht met zijn vragen.
Houdt bij het gesprek de volgende punten in de gaten:
1. Wees concreet
Stel je boodschap niet uit met kletspraatjes, maar maak meteen duidelijk waar het gesprek om draait. Laat de medewerker hier niet zelf achter komen door hem vragen te stellen als ‘hoe vind je het zelf gaan’.
2. Vang emoties op
Dit doe je door te luisteren. Alles wat je nu toevoegt verhoogt de frustratie bij de ander. Als de stilte je te lang duurt, kun je een vraag stellen. Als de werknemer het zelf al niet vraagt kun je hem vragen of hij wil weten waarom hij is ontslagen. Nooit doen: troosten. Dit contrasteert met jouw boodschap en brengt de ontslagene in verwarring. Het zal je niet in dank worden afgenomen.
3. Beargumenteer
Speel de bal en niet de man. Ga niet opsommen wat er volgens je allemaal scheelt aan het karakter van de werknemer. Houd het kort en bondig. Twee à drie eerlijke, solide argumenten moeten volstaan. Verwijs hierbij waar mogelijk naar afspraken uit functioneringsgesprekken. Vaak verzandt een ontslaggesprek in een ellenlange opsomming van incidenten. Je kunt jouw werknemer dan net zo goed met een hamer op zijn hoofd rammen.
4. Geef feedback
Sommige argumenten zul je een aantal keer opnieuw moeten uitleggen. Gebruik hierbij dezelfde bewoordingen. Dit versterkt de duidelijkheid, vergroot het besef dat de boodschap niet onderhandelbaar is en voorkomt een woordenstrijd (‘Maar net zei je nog…’)
5. Geen slachtofferrol
Probeer jouw argumenten niet te rechtvaardigen. Een zin die begint met ‘je moet toch begrijpen dat…’ werkt averechts. De werknemer hoeft helemaal niets te begrijpen en zal dat over het algemeen ook niet doen. Onthoud: ontslagen worden is stukken vervelender dan ontslaan.
6. Oplossingen aandragen
Geef duidelijk aan waar jouw ontslagen medewerker recht op heeft, bijvoorbeeld een uitkering. Geef tijdens het gesprek niet te veel details. Als je aanbiedt om te helpen, geef dan kort aan wat je kunt doen bij het vinden van een nieuwe baan. Wanneer de werknemer je hulp wil hebben kan hij contact met u opnemen.
7. Afronding
Besteed ruime aandacht aan wat er na het gesprek gaat gebeuren. Blijft je medewerker nog enkele weken/maanden bij je werken? En wie vertelt het de collega’s?
Op onze zustersite Ondernemer in Business vind je een volledig stappenplan voor het ontslaggesprek.
