Goed presenteren kan mensen voor je winnen, maar is niet simpel. 5 stappen om het beter te gaan doen.
Als je iedereen achter elkaar zou leggen die ooit tijdens een meeting in slaap is gevallen, zou je een rij mensen hebben die drie keer om de aarde cirkelt. Geen idee of het waar is, maar het zou me ook weer niet verbazen.
Schaamte en wanhoop
Wees eerlijk: hoe vaak heb jijzelf je uiterste best moeten doen om je gegaap te onderdrukken tijdens de zoveelste saaie, langdradige en irrelevante presentatie? En als het dan een willekeurige spreker is, oké. Maar als één van jouw eigen teamleden daar op het podium staat, kan de plaatsvervangende schaamte je tot wanhoop drijven.
Helpt aan alle kanten
Als je medewerkers betere presentaties gaan verzorgen, helpt dat aan alle kanten. Bij interne presentaties hebben ze een grotere kans een ‘go’ te krijgen voor hun projectvoorstellen. Maar de kans wordt ook groter dat ze na een geslaagde presentatie bij klanten met een getekende order terugkomen. En ook niet onbelangrijk: betere presentaties halen een heel stuk onvrede en weerstand weg bij de rest van je team. Niemand zit voor z’n lol in een meeting die nergens heen gaat. In plaats daarvan kan iedereen juist meer betrokken, energieker en opgepept raken van een goede, interessante presentatie.
Weinig in getraind
Goed presenteren is alleen nog niet zo simpel. De aandacht van je publiek vasthouden, je belangrijkste ideeën overdragen, maar ook de emoties en wilskracht van de mensen in zaal activeren – het vraagt nogal wat techniek en daar worden we in Nederland maar weinig in getraind.
Geleerd van Robert Middleton
Natuurlijk kan een cursus presentatievaardigheden een belangrijke rol spelen: lichaamshouding, stemgebruik en hoe je mensen wel of niet aankijkt, het telt allemaal mee. Maar de makkelijkste verandering is misschien wel die van de volgorde van de inhoud die je vertelt. De structuur die ik daarbij het meest gebruik, heb ik geleerd van Robert Middleton en daarna nog iets aangepast. Hier komt-ie.
#1. Beschrijf het probleem van de luisteraar
Begin met het beschrijven van de problemen van de luisteraars. Let erop dat je niet alleen feiten vertelt, maar dat je juist ook de emotionele gevolgen van die problemen beschrijft. Hierdoor voelt je publiek beter waarom het een belangrijk onderwerp is. Ze voelen hun eigen frustratie en daarmee betrek je hen bij jouw verhaal.
#2. Schets je visie
Schets vervolgens je visie. Hoe zou het anders en beter kunnen worden, als die problemen zouden worden opgelost? Ook hierbij is het belangrijk om de emoties van de toehoorders aan te spreken. Een mooi geschetste visie geeft verlangen naar het horen van de oplossing. Bovendien creëer je een interessante spanning door het contrast tussen de problemen en de visie.
#3. Beschrijf de oorzaken
Ga daarna snel verder met het beschrijven van de oorzaken. Waarom hebben we deze problemen eigenlijk? Hoe is het gekomen? Wat zijn de redenen? Dit kan juist een rationeel deel van je verhaal zijn. Door uit te leggen hoe de oorzaken in elkaar zitten, betrek je ons verstand erbij en gaan we tegelijkertijd zien dat jij snapt hoe het in elkaar zit. Dat geeft vertrouwen om verder naar je te luisteren.
#4. Kom met de oplossing(en)
De vierde stap zijn natuurlijk de oplossingen. Ook hierbij kun je prima gebruikmaken van logica en praktisch redeneren. Als je oplossingen aandraagt die de onderliggende oorzaken aanpakken, kunnen we daarmee de problemen oplossen en werken we samen richting de visie. Zo wordt je verhaal ook meteen mooi rond.
#5. Roep op tot actie
Tenslotte is het handig om te eindigen met een concrete oproep om iets te gaan doen, om ergens te beginnen. Een eerste stap te zetten.
Simpele vorm
Eén van mijn klanten voerde deze structuur in voor alle interne presentaties van zijn medewerkers. Hij vertelde dat het veel aangenamer werd om naar die presentaties te luisteren. En hij zag dat de voorstellen van zijn medewerkers veel overtuigender waren en dus sneller werden goedgekeurd door de directie. Natuurlijk hadden zijn teamleden zelf beter nagedacht over wat ze wilden gaan zeggen, maar deze simpele vorm hielp hen ook om de aandacht van de luisteraars erbij te houden.
Veel succes
Wil jij dat ook voor jouw mensen? Lees dan deze column nog een keer en probeer te ontdekken hoe ik deze vijf onderdelen heb verwerkt in de tekst. Pak dan de volgende presentatie van een van je medewerkers erbij en kijk of je hem of haar kunt helpen met ditzelfde stappenplan. Veel succes!
Foto via Flickr.com
Taco's nieuwe boek: Schaamteloos delegeren
‘Ik kan het zelf beter.’ — ‘Ik kan het sneller.’ — ‘En ze doen het toch niet zoals ik het wil.’ Klinkt bekend? Delegeren is misschien wel de belangrijkste vaardigheid die moderne leiders, directeuren, managers en ondernemers nodig hebben. Maar er wordt nog veel mee geworsteld. Het nieuwe boek van Taco Oosterkamp: Schaamteloos delegeren laat zien hoe het wel moet. Dan ben je al snel een heel eind op weg naar meer tijd voor belangrijke dingen.
Lees meer van Taco:
-
Alles beter maken? Dat hoeft helemaal niet veel te kosten
-
Alleen maar werken is slecht voor je werk
-
Alle bijdragen van Taco Oosterkamp
Bekijk groeitips van Taco:
Bij de collega's van Sprout geeft Taco Oosterkamp tips om je bedrijf sneller te laten groeien. Bekijk de video's:
