Vanaf 25 september wordt het thuiswerkadvies ‘licht versoepeld’, in de woorden van premier Rutte tijdens de persconferneite van dinsdag: ‘Werk thuis als het kan en op kantoor als het nodig is.’
‘We’ mogen (of moeten?) dus nog niet meteen terug naar kantoor. Maar de afgelopen maanden is alvast volop gediscussieerd, geschreven en gedacht over het werken ná het definitief vervallen van het thuiswerkadvies. De consensus lijkt te zijn: we gaan deels terug naar kantoor, om vanuit daar samen te werken met collega’s van wie een deel een of meer dagen vanuit huis zal werken.
Hybride wordt dus het steekwoord, maar: hoe pakken grote werkgevers dat de komende tijd aan? Hoe richten ze hun kantoor in, wat worden de regels voor het hybride vergaderen, hoe ondersteun je managers die straks een deel van hun mensen op afstand aansturen, terwijl ze anderen even kunnen aanschieten op kantoor? We vroegen het Rob Idink, managing director van HP Inc, Joanny Lijbers, head HR van Unilever Benelux en Martijn Aalders, director HR van Auping.
Groepsfoto
Rob Idink heeft de foto laten uitvergroten en ophangen op kantoor. Zijn team staat erop, tijdens een vrolijke gelegenheid: de opening van het gloednieuwe Nederlandse hoofdkantoor van printer- en pc-fabrikant HP Inc. ‘De fotograaf zei nog: ga allemaal wat dichter bij elkaar staan, anders passen jullie er niet op met zijn allen.’ Natuurlijk doet het de managing director van HP Inc wat, als hij het plaatje ziet. ‘Het heeft een symbolische waarde, het is zo’n mooi beeld. Het was eind 2019, een paar maanden later moesten we in lockdown en sindsdien zijn we nooit meer als groep bij elkaar geweest.’
Geleidelijk terug
Fysiek bij elkaar, want op afstand is bij HP Inc het werk de afgelopen periode gewoon doorgegaan. Vanzelfsprekend zou je bijna zeggen, dat is de specialist in werkplekken en alle ICT daaromheen wel aan zijn stand verplicht. Maar nu het thuiswerkadvies is versoepeld ontstaat voor HP Inc een nieuwe situatie: ‘we’ mogen deels terug naar kantoor. Wordt het straks in Amstelveen dringen geblazen?
‘Zeker niet. Ik hoop dat we later dit jaar de eerste stap kunnen zetten, dat hangt niet alleen af van het kabinet, maar ook van de parameters rond corona die we per regio nauwkeurig in de gaten houden. Misschien is dat onze Amerikaanse cultuur: we zijn misschien wat conservatiever als het gaat om de veiligheid van onze mensen. En als we teruggaan, gaat dat geleidelijk, verdeeld over drie groepen.’
40 procent bezetting
Maar ook als die exercitie is afgerond, zal het state of the art hoofdkantoor niet uit zijn voegen barsten. Uit peilingen onder de medewerkers blijkt, dat 87 procent 1 tot 3 dagen op kantoor wil werken. ‘Voor corona was remote werken bij ons al gemeengoed en een deel van de collega’s is vooral op bezoek bij klanten en partners. Maar het aantal dagen dat collega’s thuiswerkten lag toen een stuk lager. Er heeft toch wel een cultuurshift plaatsgevonden. ‘Gemiddeld verwacht ik een gemiddelde bezetting van 40 procent, met een aantal minder drukke en drukkere dagen.’
De flexibiliteit waarmee de HP’ers hun werkplek kiezen is uiteindelijk ook in de hybride toekomst begrensd: er zijn meeting principles. ‘Grosso modo maken we onderscheid in de standaard, repeterende meetings die je beter online kunt bijwonen, en de meetings gericht op creatieve samenwerking, en culturele events, waarbij je echt face to face wilt samen komen. Dat geldt natuurlijk ook voor de aftrap van nieuwe projecten of de eerste bijeenkomsten of bezoeken aan nieuwe klanten.’
Doordacht kantoor
Maar het lijkt toch alsof Idinks bedrijf de lockdown zag aankomen: het werkte al remote, de managers stuurden er op output van hun medewerkers. ‘Dat past bij onze cultuur: we werken flexibel en schenken mensen het vertrouwen zelf hun week in te delen in wanneer ze waar werken.’ In het kantoor is ook al terug te vinden waar het volgens velen naartoe zal gaan: met focus rooms waarin mensen productief kunnen zijn, maar ook collaboration rooms om elkaar te ontmoeten voor overleg, creativiteit, brainstorms. ‘In alle bescheidenheid: het is een heel mooi en doordacht concept. En vergaand gedigitaliseerd, met grappige zaken als je bureau, dat je via je smartphone in hoogte kunt verstellen.’
Mondkapjes
De discussie rond hybride werken gaat vooral over al dan niet terug naar kantoor. Maar hoe zit dat als je ook een fabriek runt? ‘Tja, als maakbedrijf hebben we hier op hoogtijdagen 500 mensen in de productie aan het werk. Dat betekent dat ondersteunende collega’s eromheen ook af en toe aanwezig moeten zijn’, zegt Martijn Aalders, director HR van bedden- en matrassenfabrikant Auping. Tijdens de lockdowns investeerden veel mensen in hun woning en dat merkten ze in Deventer, waar de bedden en matrassen worden gemaakt.. Auping zette bovendien een productielijn op voor medische mondkapjes, en ook die draait nog steeds. ‘Tot twee weken geleden droegen alle collega’s nog een mondkapje, zowel in de productie als op kantoor, behalve als je op je werkplek was.’
Tussen thuis en kantoor
‘Op kantoor is er dagelijks plek voor maximaal 40 mensen binnen de 1,5 meter normen, we werken met een verplichte inschrijving. Ik denk dat we nu maximaal 30 plekken bezet hebben.’ Hoe druk het straks wordt als de coronamaatregelen vervallen? ‘We zijn nog bezig met een inventarisatie, dus dat is nog moeilijk te zeggen. Het zal zeker een andere manier van werken worden. Maar ons geluk is, dat we voor corona al waren ingericht op een combinatie van werken vanuit huis en op kantoor. We hebben de infrastructuur bij wijze van spreken al staan, en al begin dit jaar ons thuiswerkbeleid geformaliseerd.’
Managers getraind
Wat Auping ook al voorbereid op het hybride werken: de leidinggevenden hebben een training gekregen in het aansturen op afstand. Hoe deel je je werkdag in, hoe ga je om met de werkdruk van jezelf en je team? ‘We hebben diezelfde training gaandeweg ook gegeven aan de medewerkers. Zo kunnen ze samen het geleerde in praktijk brengen.’ Het volgende punt op de agenda, zegt Aalders, is hoe om te gaan met de kantooromgeving. ‘Welke functie die krijgt, moet de praktijk uitwijzen. We weten allemaal wat erover geschreven wordt, maar de praktijk zal uitwijzen wat past bij ons bedrijf en welke wensen van medewerkers we kunnen meenemen bij een eventuele aanpassing van de kantooromgeving.’ Aalders schat in elk geval in, dat de terugkeer naar kantoor geleidelijk zal verlopen. ‘Maar we zijn blij als we bijvoorbeeld de maatregelen in de kantine kunnen afschalen. Want nu lunchen de collega’s in verschillende shifts en het is juist zo fijn als collega’s van verschillende afdelingen elkaar ontmoeten tijdens de lunch.‘
Gesprek over vaccinatie
Vraagt Auping nog aandacht voor vaccinatie tegen corona en het nut daarvan? We vragen er niet expliciet naar en bevelen het ook niet expliciet aan, maar we voeren wel de dialoog met elkaar over vaccinatie. En indien nodig leggen we uit wat het is. We hebben namelijk ook collega’s met een niet-Nederlandse achtergrond die soms wat minder bekend zijn met vaccineren. Goede voorlichting is dan extra belangrijk dus die geven we graag.’
Activity based kantoor
De foto die Rob Idink in zijn kantoor heeft hangen, heeft Joanny Lijbers nog niets eens kunnen maken: het nieuwe hoofdkantoor van Unilever Benelux, het bedrijf waar ze HR Lead is, werd vorige zomer opgeleverd – tijdens de lockdown. En ook dit gebouw aan het Rotterdamse Hofplein klinkt alsof het helemaal klaar is voor een hybride toekomst: het is activity based, niet je functie bepaalt je werkplek, maar wat je op kantoor komt doen. ‘Als je binnenkomt is het meteen duidelijk: linksaf is de rode zone, met de drukte van de lunchruimte, koffiebars, brainstormruimtes. Rechts is blauw, dat staat voor focus, met de werkdesks en bijvoorbeeld hangstoelen om te chillen en je helemaal af te sluiten.’
Principles, geen regels
Áls je binnenkomt. Want hoeveel collega’s verwacht Lijbers eigenlijk zodra de deuren open mogen? ‘De eerste weken zullen mensen staan te springen om een kijkje te nemen, maar de meesten geven aan 2 tot 3 dagen thuis te willen werken, met in Nederland dinsdag en onderdag als populairste kantoordagen. De woensdagen en vrijdag willen we daarom wel extra aantrekkelijk maken. Misschien delen we raketjes uit of zo. Maar we stellen geen regels op over hybride werken, we noemen het principles. Daarin staat onder meer dat we graag willen dat je 40 procent van je tijd op kantoor of bij klanten bent.’
Het is verder aan de teams zelf om in hun rooster af te stemmen hoe fysiek of hybride ze willen samenwerken. ‘Plannen was altijd al een teamsport. Dus ook de teams stellen richtlijnen op over hoe ze het werk willen inrichten.’ Het kantoor blijft wat Unilever betreft onmisbaar om te connecten, te brainstormen, samen te innoveren. Zaken als leerprogramma’s blijft het ook straks virtueel aanbieden, net als de town hall meetings die eens in de twee weken plaatsvinden.
Fysiek of virtueel
Voor de vorm van het hybride werken stelde Lijbers’ bedrijf, waaronder 1700 medewerkers vallen, playbooks op. ‘Met adviezen: hoe hou je een meeting, ga je die hybride doen? Met een man of vier lukt dat nog wel, maar onze ervaring is inmiddels dat het zeker met iets grotere groepen het fijnst is om ze ofwel compleet fysiek ofwel virtueel te doen. Dus ook als mensen vanuit onze vergaderzaal deelnemen, zitten ze dan toch apart in de call.’
Al met al verwacht Lijbers – mits zowel het kabinet als de feitelijke coronasituatie dat toestaat – een bezetting van 40 procent voor haar kantoor, waar dat pre-corona 55 procent was in de vorige vestiging. ‘We werkten al flexibel, waren erop ingericht, maar de vraag blijft toch: hoe komt het er nu uit te zien? We weten nu al dat er een hoop telefoonruimtes bij moeten, waar je een call kunt houden. Dat zal veel vaker gebeuren dan voorheen.’
Nieuwe energie
As we speak worden de Unilevermensen al virtueel voorbereid op hun komst naar het nieuwe kantoor. ‘Met praktische info over hoe het allemaal is ingedeeld, in welke ‘wijk’ je team wordt verwacht. Maar managers geven we ook tools om hun team te begeleiden bij de terugkeer. Het levert weer een heel andere manier van werken op, sommige mensen zullen er best stress van krijgen: hoe krijg ik alles opnieuw georganiseerd? Het geeft toch een hele nieuwe energie als je na zoveel tijd weer terug gaat naar kantoor.’
