Plannen en ideeën goed uitvoeren is niet makkelijk. Volg de productiviteitscirkel van begin tot eind en boek meer resultaat.
Meer resultaat van de ene op de andere dag? Dat zal niet lukken. Om meer resultaat te krijgen, moet je altijd een aantal stappen doorlopen. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van de zogeheten productiviteitscirkel. De productiviteitscirkel bestaat uit vier logische, opeenvolgende stappen:
- creëren, beslissen, starten
- doen, handelen
- afronden, beëindigen
- waarderen, evalueren
Na de vierde stap kom je vanzelf bij een nieuwe eerste stap terecht. De opgedane kennis en ervaring, zowel positief als negatief, neem je mee naar een nieuwe ronde met nieuwe kansen. De stappen hangen sterk met elkaar samen en het is van groot belang dat je nooit een stap overslaat: je doorbreekt dan als het ware de cirkel.
Sterke samenhang
Omdat de vier stappen zo’n sterke onderlinge relatie hebben, is het aan te raden ze specifiek te benoemen in een actieplan. Implementeer de stappen in het bedrijfsproces omdat je weet dat je elke minuut die je in de voorbereiding en afstemming steekt met een factor 10 terugkrijgt. En omdat je met z’n allen méér weet dan in je eentje.
Als je de stappen zo op een rijtje ziet staan, denk je vast ‘nogal wiedes dat je op zo’n manier werkt’. En toch doen we dat in de praktijk vaak niet. Het blijkt namelijk dat de meeste mensen een voorkeur hebben voor een specifieke stap. De één is beter in creëren en starten, de ander is een echte doener.
Verschillende projectafrondingen
Stap 3, het afronden van een project, kent vele gezichten. Zo kan het zijn dat je:
- precies weet hoeveel tijd je nodig hebt en dat in je agenda blokt. Zo rond je het project dus ruim op tijd af;
- op het nippertje de deadline hebt gehaald, waarna je zo moe bent dat je er ‘wel klaar mee bent’. Mensen die zich hierin herkennen, weten dat ze dan direct overstappen naar een volgend project;
- de deadline niet hebt gehaald, maar dat verzwijgt totdat het ontdekt wordt. Ik noem dat het ‘oepsgevoel’. Dit gevoel maakt vaak een schuldgevoel los;
- een project tussen neus en lippen door afmaakt. Daar wordt dan meestal geen ruchtbaarheid aan gegeven. In dit soort situaties is het afronden heel gewoon. Zoals er dan ook heel gewoon weer nieuwe projecten worden opgestart.
Evalueer altijd, ongeacht het resultaat
Stap 4, het waarderen en evalueren, wordt vaak overgeslagen. Bewust of onbewust. Omdat het stilstaan bij wat goed en fout is gegaan tijd kost en lastig is. Als de intentie er al is, moet er vaak ergens tussen de afspraken in een gaatje geprikt worden in de agenda. Wat dan weer lastig is omdat niet altijd iedereen kan. Dus wordt er dan gezegd; 'laat nu maar, we doen het wel als er een keer tijd is'. En die tijd komt niet.
Het waarderen en evalueren is echter misschien wel de meest cruciale fase in de hele cirkel. Wanneer je tussentijds deze stap inbouwt, weet je welke stappen weer moeten worden gezet in de eerste fase van creëren en starten. Daarnaast is het waarderen van wat werkt en wat niet werkt, wat loopt en wat niet loopt, waardevol voor de mensen die aan het project werken. Het is ook waardevol voor het werkproces zelf. Het zorgt ervoor dat je tijdig kunt sturen wanneer iets niet werkt. Zodat je tot een goede besteding van tijd, geld, energie en middelen komt.
Ten slotte zorgt een evaluatie ervoor dat alle betrokkenen scherp zicht hebben en houden op de klus die geklaard moet worden. Hierdoor kan het persoonlijke en gezamenlijke commitment worden verstevigd.
Maak fouten en neem beslissingen
Om de productiviteitscirkel en alle stappen ervan tot een bedrijfsritueel te maken, is het – naast het vrijmaken van de tijd – belangrijk dat er fouten gemaakt mogen worden. Dat het gaat over ‘het werkt wel of het werkt niet’ in plaats over ‘goed en fout’. Ook is het belangrijk dat je niet bang bent om beslissingen te nemen. Bij deze manier van werken moeten er tussentijds besluiten worden genomen. Zodra je het nemen van besluiten uit de weg gaat, zullen er stappen worden overgeslagen. Immers, het worden dan bijna loze stappen.
Troost jezelf met deze gedachte: als je 100 besluiten neemt, pakken er altijd 5 verkeerd uit. Dat betekent ook dat 95 procent goed uitpakt. Echter, als je maar 5 besluiten neemt en er pakken 3 verkeerd uit, kom je niet verder dan een schamele 40 procent aan goede besluiten.
Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen met de productiviteitscirkel, succes!
Eerdere bijdragen
Over de auteur:
Jaldhara Groeneveld is eigenaar van trainingsbedrijf WIARDA
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
