Veel ict-projecten falen. Een goede voorbereiding voorkomt veel problemen. Extra voorwaarde: een objectieve, onafhankelijke en volledige review van het plan. Dat stelt Podiumauteur Gerard van der Hoorn.
In de media verschijnt met enige regelmaat artikelen over mislukte ict-projecten. Hoe groter de overheidsinstelling of bedrijfsorganisatie, hoe sensationeler de berichtgeving. Laat me voorop stellen dat het merendeel van ict-projecten wél de verwachte successen brengt. Maar goed nieuws is – helaas – nog steeds geen nieuws. De aandacht gaat toch bij voorkeur uit naar negatieve ontwikkelingen.
Het voordeel van negatieve ontwikkelingen is dat er lessen geleerd kunnen worden. Tenslotte is er geen één project-, ict- of businessmanager die bij het schrijven van een projectplan uitgaat van mislukking. Het uitgangspunt is dat ict een grote steen kan bijdragen aan het efficiënter en effectiever maken van mensen, middelen en machines. Dat kan niet als de oplossing een grotere uitdaging is dan het onderliggende probleem. De vraag rijst dan ook waar het project fout loopt. En vooral: hoe dit voorkomen kan worden.
Goede voorbereiding
Hoe voorkomen we dat ict-projecten mislukken? Een goede voorbereiding is het halve werk. Er zijn veel hulpmiddelen beschikbaar die het schrijven, uitvoeren en evalueren van projectplannen ondersteunen. Deze variëren van een simpele ‘how-to’-gids, bijvoorbeeld: ‘Hoe maak ik een plan van aanpak’, tot de gestructureerde en ‘zware’ methode van PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments). In het kader van een goede voorbereiding zijn deze hulpmiddelen daarom zeker aan te bevelen. Ze brengen structuur, orde en overzicht. Maar dat biedt geen garantie voor succes. Want, zoals gezegd, ze zijn het halve werk.
Chaos, wanorde en overzichtelijkheid
Helaas leidt juist de andere helft van een projectplan soms tot chaos, wanorde en onoverzichtelijkheid. Dat komt door een groot aantal factoren, die vaak intern, cultureel en persoonlijk van aard zijn. En daarmee lastig methodisch in kaart te brengen. Denk aan de complexiteit of juist de eenvoud van het plan. Of aan de relaties tussen de ict-afdeling, de eindgebruikers en de directiekamer. Soms lijken deze belangengroepen nauwelijks elkaars taal te spreken.
Ook van groot belang is de expertise en ervaring van de schrijver. Zijn vermogen om een succesvol en volledig plan te maken is gelijk evenredig aan het vermogen van de opdrachtgever om de wensen en eisen helder te verwoorden. Daarnaast spelen de afhankelijkheden van de omgeving, de voorbereidingstijd voor het project en de samenstelling van het projectteam een rol, en zo kunnen we nog wel even doorgaan.
Schijnzekerheid
Er zijn zoveel van deze factoren, en deze zijn voor geen één organisatie of zelf project gelijk. Omdat ze niet door één persoon te overzien zijn, leggen projectmanagers het plan vaak even voor aan collega's. Deze beschikken echter meestal niet over voldoende tijd en expertise om het plan grondig te beoordelen. Bovendien kunnen zij ook stakeholder zijn in de uitvoering of de uitwerking van het projectplan. Dat kan de mening kleuren. Dit leidt tot een onvolledige en beperkte review van het plan. En daarmee tot een vals gevoel van zekerheid bij de projectmanager en een valse start van het project. Zoals men bij de NASA weet, betekent een afwijking van een millimeter bij aanvang dat het doel met kilometers gemist wordt.
Die millimeter afwijking moet dus in het eerste projectplan al gevonden en gecorrigeerd worden. Dat is geen sinecure, want er zijn enorm veel aspecten binnen een projectplan die aandacht nodig hebben. Dat begint met de weergave van de afspraken en formulering van de doelstelling. Zijn deze zodanig vastgesteld dat dit leidt tot een succesvol project? Als deze afspraken onvolledig, inconsistent of onduidelijk zijn geformuleerd, worden de doelen gemist. Vaarwel verbetering van de productiviteit, optimalisering van processen, verlaging van kosten, verhoging van klanttevredenheid, etc. En dan hebben we het nog niet eens over de inhoudelijke, technische of zakelijke aspecten van het plan.
Volledige review
Ik wil daarom een lans breken voor een objectieve, onafhankelijke en volledige review van een projectplan. Daar moeten we niet te licht over denken. Een dergelijke review helpt de schrijver van het projectplan, maar ook alle betrokkenen die met en na hem werken aan de uitvoering en uitwerking van het plan. Een review die aan alle aspecten van een projectplan aandacht besteedt, waarborgt dat alle factoren zijn meegenomen. Dat beperkt de risico’s en maakt van goede voorbereiding het héle werk.
Over de auteur:
Dit Podiumartikel is geschreven door Gerard van der Hoorn, eigenaar van PID-STOP.
Over het Podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
