Veranderingen vinden vaak veel weerstand op de werkvloer. Staan werknemers niet open voor iets nieuws of zijn de omstandigheden niet goed? Met de veranderknop zet je een verandering wel door.
Verandertrajecten waar je zo hard aan hebt gewerkt, dreigen vaak te mislukken. Zo kan de lijnmanager via e-HRM tegenwoordig zijn eigen personeelsmutaties doorgeven, maar stuurt hij nog steeds mailtjes naar de personeelsadministratie. Strandt Het Nieuwe Werken in schoonheid, omdat iedereen van 8.30 tot 17.00 op kantoor is en daar gewoon z’n ding doet. En sturen op resultaat? Laat maar zitten.
Veranderen is makkelijk
Vergelijkbare situaties zijn voor veel mensen herkenbaar, daarom schreven Chip & Dan Heath er een boek over: Switch – Veranderen als verandering moeilijk is. Volgens de auteurs is verandering niet altijd een probleem. In een mensenleven maak je vaak meerdere ingrijpende veranderingen mee: je verhuist, verandert van baan, trouwt (scheidt) en krijgt een kind. En al deze veranderingen zet je zelf in gang. Waarom is het gebruik van een elektronisch HRM-systeem (en andere kleine en grote veranderingen in organisaties) dan toch een probleem?
Volgens Switch heeft dat te maken met drie verrassingen over verandering:
- Wat een mensenprobleem lijkt is vaak een situatieprobleem
- Wat lijkt op luiheid is vaak uitputting
- Wat op weerstand lijkt is vaak een gebrek aan duidelijkheid
Herken je de clichés over verandering? Het voorbeeld van het invoeren van e-Hrm aanhoudend:
- Mensenprobleem: “Ze weigeren gewoon het formulier te gebruiken en zo maken ze het onmogelijk om een goed personeelsbeleid uit te voeren.”
- Luiheid: “Ze zijn te beroerd om op het intranet naar het formulier te gaan. Ze knallen er gewoon een mailtje uit.”
- Weerstand: “Ze zouden het liefst een papieren formulier invullen, alsof we nog in de jaren 50 zitten.”
Raamwerk voor verandering
De drie verrassingen verbinden de gebroeders Heath aan een algemeen raamwerk voor verandering. Dit raamwerk bestaat uit drie onderdelen:
- Stuur de Berijder
- Motiveer de Olifant
- Effen het Pad
Met de Berijder wordt de rationele kant van de mens bedoeld: ‘Het is het deel van jezelf dat zaken afweegt en analyseert en in de toekomst kijkt.’ De term ‘Olifant’ staat voor de emotionele kant van de mens: ‘Het is dat deel van jezelf dat instinctmatig is, dat pijn en plezier voelt.’ Met het Pad wordt de situatie bedoeld, de (figuurlijke) weg die Olifant en Berijder samen moeten afleggen.
De veranderknop
Veranderingen zijn vaker succesvol als alle drie de onderdelen van het raamwerk elkaar versterken: als de Olifant met de Berijder op zijn rug over het Pad loopt. Om dat voor elkaar te krijgen, moet je op de zogenoemde veranderknop drukken. Deze knop bestaat eigenlijk uit drie knoppen, te weten:
Knop 1: Stuur de Berijder
De Berijder in ons heeft behoefte aan duidelijkheid, maar in veel veranderingssituaties is de duidelijkheid ver te zoeken. Tegengestelde belangen en een enorme berg gegevens maken een keuze uit alle mogelijke oplossingen niet makkelijk. Bovendien heeft de Berijder een focus op problemen en ziet hij eerder wat er allemaal fout gaat dan wat er al goed gaat.
De weg uit deze beslissingsverlamming is volgens Switch (een combinatie van):
- Volg de lichtpuntjes: kijk waar de verandering wel lukt en onderzoek waarom dat zo is. Probeer deze successen vervolgens op andere plaatsen na te doen.
- Schrijf de cruciale acties op: maak concreet welk gedrag vooral bijdraagt aan de verandering. Dat hoeft niet meteen tot een totale verandering te leiden, maar de cruciale acties moeten de duidelijkheid geven waarmee je op weg kunt.
- Wijs naar de eindbestemming: vertel wat het resultaat van de verandering is en waarom dat belangrijk of de moeite waard is. Oftewel, als mensen verlangen naar de zee, is de kans groter dat ze willen leren zwemmen.
Knop 2: Motiveer de Olifant
Het is onmogelijk om enkel op wilskracht een verandering tot stand te brengen. Dat lukt alleen als de motivatie aanwezig is, als ‘het gevoel klopt’. En berg je maar als dat gevoel niet klopt, want dan stormt de Olifant alle kanten op, behalve richting het Pad. En de Berijder? Die is ondertussen uitgeput van de inspanningen en heeft het opgegeven de Olifant weer op het (rechte) Pad te krijgen.
Volgens Switch voorkom je uitputting van de Berijder en weet je de Olifant te motiveren als je:
- Het gevoel vindt: in veel situaties weten mensen best wat ze moeten doen (naar het Intranet gaan en daar het formulier ‘Opleiding aanvragen’ invullen), maar ze doen het niet omdat ze de noodzaak niet voelen. Zij zien bijvoorbeeld niet de HR assistent die uren bezig is een factuur van een learning provider te controleren aan de hand van allerlei losse formulieren en handgeschreven kladjes (en hebben daar zelf ook geen last van).
- De verandering verkleint: veel veranderingen gaan makkelijker in kleine stapjes. Weinig mensen zullen in 1 dag hebben leren lopen, piano spelen of ontwerpen. Dat ging in kleine stapjes, die je kon overzien.
- Je mensen laat groeien: als je een growth mindset hebt, sta je meer open voor het leren van nieuwe dingen dan met een fixed mindset. Veranderingen gaan ook een stuk makkelijker als je vindt dat de nieuwe situatie bij jou (en je identiteit) past.
Knop 3: Effen het Pad
De situatie waar je in zit, kan een verandering tegenhouden, ook al heb je de Berijder en de Olifant mee. In plaats van de situatie de schuld te geven, geven we de mensen de schuld. Een fundamentele toewijzingsfout heet dat in de psychologie.
Wacht dus nog even naar de anderen wijzen als een verandering mislukt en kijk eens welke manieren er volgens Switch zijn om het Pad te effenen:
- Pas de omgeving aan: in een andere situatie gaan mensen zich vanzelf anders gedragen. Wil je dus dat medewerkers het online formulier gaan gebruiken, schaf dan in ieder geval het oude e-mailadres af dat iedereen gewend was te gebruiken;
- Cultiveer gewoontes: vaste routines zijn het beste recept om bepaald gedrag op te roepen. Is nieuw gedrag nodig (een online formulier invullen), dan kan een nieuwe gewoonte je helpen. Zo kun je de teamvergaderingen voortaan aan het begin of het eind van de dag plannen in een ruimte waar ook computers staan die op het netwerk zitten. Voor of na de vergadering kunnen de medewerkers dan makkelijk een formulier invullen (en je kunt ze er natuurlijk ook tijdens de rondvraag nog even aan herinneren);
- Verzamel de troepen: mensen leren veel door elkaar na te doen. Daarom is het belangrijk het gewenste gedrag zoveel mogelijk te verspreiden. Als 63 procent van de medewerkers wel online het opleidingsformulier invult (een flink lichtpunt, trouwens), maak dat dan bekend onder alle medewerkers. De andere 37 procent weet dan dat zij niet aan de norm voldoet en daar wil lang niet iedereen bij horen.
Lichtpuntjes delen
Gelukkig zijn er ook succesvolle veranderingen en daar hoor ik graag meer van. Welke verandering heb jij ingezet? Hoe heb je de Berijders in je organisatie gestuurd en hun Olifanten gemotiveerd? Wat heb je gedaan om het Pad te effenen? Deel je lichtpuntje met ons, zodat andere HR-professionals kunnen leren van jouw ervaring.
Eerdere bijdragen:
Over de auteur:
Dit Podium-artikel is geschreven door Karin Tempelaar, adviseur communicatie en kennisdeling van Lumax Producties.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'
