Waar mensen werken worden fouten gemaakt. Dat is geen ramp, behalve wanneer er niet geleerd wordt van de gemaakte fouten, stelt Podiumauteur Arnold Herrmann.
Foutloos werken is, zolang het mensenwerk betreft, verre van praktijk. Het aantal fouten en de daarmee samenhangende kosten, terugbrengen is zeer de moeite waard. In het onderstaande praktijkvoorbeeld ontdekt u hoe betonfabriek ‘De Molen’ haar faalkosten drastisch wist te reduceren.
Prijzen staan onder druk
Betonfabriek ‘De Molen’ ontwerpt, produceert en levert betonnen putten, rioolbuizen en drinkwaterleidingen. Bij het bedrijf werken zo’n 100 man, in drie fabriekshallen vanuit één vestiging. Er heerst een no-nonsense mentaliteit van aanpakken. De organisatie is zo plat mogelijk: een tweekoppige directie, een hoofd verkoop, een hoofd productie, een hoofd technische dienst en een hoofd kwaliteitsdienst. Voor iedere productlijn is er een meewerkend voorman.
Het bedrijf opereert in een moeilijke markt, de vraag neemt af en de prijzen staan onder druk. Teneinde de winstgevendheid te verhogen tracht de directie de kosten terug te brengen zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit.
Kwaliteitskosten
De kwaliteitskosten zijn alle kosten die gemaakt moeten worden om een bepaald kwaliteitsniveau te waarborgen, plus alle kosten die ontstaan door fouten. Dergelijke kosten kunnen zomaar 15-20% van de omzet uitmaken en kunnen worden onderverdeeld in:
- Preventiekosten: Dit zijn alle kosten die gemaakt worden om problemen te voorkomen. Bijvoorbeeld preventief onderhoud aan de productiemiddelen;
- Beoordelingskosten: Dit zijn de kosten die gemaakt worden om de kwaliteit vast te stellen. Denk aan keuringskosten;
- Faalkosten: Dit zijn alle kosten als gevolg van kwaliteitsproblemen. Bijvoorbeeld claims, afval en herstelkosten naar aanleiding van afkeur. In feite zijn dit verspillingen.
Eén van de lastige aspecten van de kwaliteitskosten is dat ze veelal niet bekend zijn. Ze worden niet als zodanig geboekt en zijn dus ‘verborgen’ kosten.
Meerwaarde bieden
Er werd een plan gemaakt om de kwaliteitskosten significant terug te brengen. Voor 2001 werd gestreefd naar een besparing van 400.000 euro. Het plan werd aan het MT gepresenteerd, waarbij vooral de positieve intenties werden benadrukt.
Er werd gestart met een inventarisatie en berekening van de kwaliteitskosten. Daartoe vonden gesprekken plaats met diverse sleutelfiguren binnen de organisatie. Met deze gesprekken werd beoogd de preventie-, beoordelings- en faalkosten inzichtelijk te maken. Met de nodige steun van de controller werden de totale kwaliteitskosten van ‘De Molen’ ingeschat op 2.100.000 euro.
Deze kosten werden uitgesplitst per productlijn en vervolgens naar preventie-, beoordelings- en faalkosten. Zo kwamen significante verschillen naar voren. Bij de rioolbuizen waren de faalkosten 50% van de kwaliteitskosten, bij de vierkante putten maar liefst 70%. Alle reden dus om de productie van de putten nader te bekijken.
Vierkante putten
Vierkante putten zijn in feite gewapende betonnen dozen met gaten waar de leidingen op worden aangesloten. Deze putten worden in diverse maten geproduceerd en de aansluitpunten (gaten) worden op verzoek van de opdrachtgever geplaatst. Kortom, vrijwel iedere put is uniek en op maat gemaakt.
Bij de productie wordt een mal opgebouwd door de voorman putten. Hij doet dit aan de hand van een tekening die hij van de werkvoorbereider krijgt. De werkvoorbereider op zijn beurt maakt de afspraken met de klant. Om gericht iets aan de kosten te kunnen doen, moest eerst bekend zijn waar en hoe de kosten ontstonden. Uit de opbouw van de faalkosten bleek dat er erg hoge afval- en herstelkosten waren.
De oorzaak aan het licht
Hoe kan het dat er zoveel afval ontstaat en dat zoveel hersteld moet worden? Heeft de voorman moeite met tekening lezen? Maakt de werkvoorbereider fouten in de tekening? Of zijn de afspraken met de klant niet goed doorgekomen? Deze vragen zijn aan de hand van enkele recente voorvallen onderzocht. Al gauw werd duidelijk dat veel fouten ontstaan wanneer de klant een wijziging op een reeds geplaatste order doorgeeft. De aannemer belt ‘De Molen’ met de vraag of er nog wat gewijzigd kan worden. De werkvoorbereider zegt dit toe, mits de put niet al klaar is. Er wordt een nieuwe tekening gemaakt die vervolgens bij de voorman wordt ingeleverd en bevestigd richting de klant. Tot zover niets vreemds.
De werkvoorbereider brengt de tekening zelf naar de fabriekshal en legt deze in het bakje van de voorman, die zelf vaak een mal aan opbouwt. Na het afronden van een put pakt de voorman gewoon de eerste de beste tekening uit het bakje. Zo kan het zijn dat er twee putten in plaats van één gemaakt worden of dat de wijziging niet doorkomt. Kortom, het is voor de voorman onvoldoende duidelijk welke tekening geldt.
Tevens komt bij de evaluatie naar voren dat de voorman moeite heeft met het tekening lezen. De tekening van de put dient een tweetal doelen. Allereerst ter bevestiging richting de klant en daarnaast als instructie richting de voorman. Maar de voorman moet van deze tekening een ‘negatief’ maken (de mal). Dit leidt tot aanzienlijke herstelkosten. Tot slot is er niet altijd ruggespraak tussen de werkvoorbereider en de voorman bij het accepteren van een wijziging. Zo kan het gebeuren dat de oorspronkelijke put al klaar is en er twee putten geproduceerd worden in plaats van één.
Kleine veranderingen, veel effect
De voorman en de werkvoorbereider werden door de directie gevraagd om samen tot een oplossing te komen. En die is er: de werkvoorbereider neemt voortaan de vervallen tekening weer in. Daarnaast worden er aparte tekeningen voor de voorman gemaakt én er is toegezegd consequent ruggespraak te voeren bij wijzigingen. Het effect van deze wijzigingen blijkt aanzienlijk. Met deze drie eenvoudige ingrepen wordt alleen al bij de vierkante putten een besparing van 130.000 euro op jaarbasis bereikt.
Kritisch kijken
Fouten maken is vrijwel onoverkomelijk. Maar dezelfde fouten blijven maken is vaak wel te voorkomen. Door kritisch naar de faalkosten te kijken, goed te luisteren naar de werkvloer en bovenal te zoeken naar de échte oorzaak van knelpunten kan heel veel met heel weinig bereikt worden.
Eerdere bijdrage:
Over de auteur:
Dit Podiumartikel is geschreven door Arnold Herrmann, eigenaar en oprichter van Bell&Herrmann.
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profielen voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op homegeplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
