Wat is wel of niet effectief zijn nou eigenlijk? Een veel besproken begrip en misschien niet altijd even duidelijk.
Situaties waar je niet blij mee bent, zijn niet effectief, het zijn momenten waar je achteraf spijt van hebt. Waarom? Omdat je voelt en merkt dat je niet datgene hebt gedaan, gezegd en bereikt wat je zou willen. Je kunt dit ook wel drama-situaties noemen zoals ik die in mijn vorige Podium-artikel heb omschreven. Zodra je in de daar genoemde redder-, aanklager- of slachtofferrol zit ben je niet effectief.
Het is vaak niet zo moeilijk om in een niet effectieve situatie te belanden. Het is veel lastiger om er uit te komen en er uit te blijven. Hoe je dat doet? Door de methode van de ‘drie werelden’ toe te passen.
Wat dat inhoudt? Er is altijd een aanleiding nodig om in een situatie te belanden. Slechts een deel van deze situaties is niet effectief (in heel veel situaties ben je uiteraard effectief anders zou je niet kunnen functioneren).
1: Interpretaties
Een niet effectieve situatie loopt vaak als volgt. Er gebeurt iets (aanleiding) en vervolgens beland je in de ‘wereld van de interpretaties’.
In deze wereld zorgt onze mind ervoor dat je allerlei ideeën, (voor)oordelen, meningen, overtuigingen of aannames hebt over de aanleiding (iets of iemand). Stel; een onbekend iemand stapt een vergadering binnen jij vindt direct iets van hem of haar (“Goh, wat een leuk mens”, “jeetje wat een gekke schoenen heeft hij aan”, “wat een arrogante uitstraling heeft zij” etc.).
2: Mogelijkheden
Na deze interpretaties, die de bril zijn waardoor je kijkt, beland je in de ‘wereld van de mogelijkheden’. Je interpretatie is de kleuring van waaruit je iets zegt of doet in de ‘wereld van de mogelijkheiden’. Bijvoorbeeld; iemand komt 10 minuten later dan is afgesproken op een meeting. Jij, als voorzitter, valt uit door op een geïrriteerde manier te roepen: ”Kun je niet eens een keer op tijd komen?” Jouw interpretaties kunnen bijvoorbeeld zijn: “Je hoort op tijd te komen in dit bedrijf”, “afspraak is afspraak”, of “kun je niet even bellen als je te laat komt.”
Voor jou is het dan ‘normaal’ om enigszins geïrriteerd (= emotie) uit te vallen, maar hoe effectief is dit? Het kan best zijn dat er een positief resultaat ontstaat en dat deze medewerker nooit meer te laat komt (door vanuit angst te denken: “Ik kom de volgende keer maar op tijd want anders wordt hij weer boos en vindt hij me niet meer aardig”). De vraag is echter of je blij bent met jouw reactie en of je het effect er van op de ander wilt creëren?
Om uit je drama te komen is het nodig om je eigen interpretaties te gaan zien. Om met afstand te leren kijken naar al die gedachtes in je hoofd die jouw reactie bepalen en ook het effect op die ander creëren.
Let op: Het is menselijk om je eigen ‘gekleurde bril’ op te hebben. Dit valt niet te stoppen, en dat hoeft ook niet.
3: Feiten
De uitdaging is om alle interpretaties te parkeren en de stap te maken naar de ‘wereld van de feiten’. En vervolgens de feiten uit je verhaal te destilleren.
Wat is het feit uit het voorbeeld hierboven? Dat er iemand 10 minuten later op de vergadering is gearriveerd dan afgesproken. (Het feit is niet dat hij ‘te laat’ is, want dat is een interpretatie. Dit is een veelgemaakte vergissing bij het vinden van feiten).
Wat zijn feiten?
Zaken die zonder discussie helemaal duidelijk zijn voor alle betrokkenen in de situatie. Het bijzondere is dat onze verhalen vaak uit slechts 20 procent feiten bestaan en uit 80 procent verhalen/overtuigingen door onze mind gecreëerd.
De weg naar effectiviteit
Vanuit de ‘wereld van de feiten’ kun je vervolgens de stap maken naar de ‘wereld van de mogelijkheden’. Als er alleen nog maar feiten zijn dan is de situatie neutraal geworden; de lading is er af. De interpretaties, die leiden tot negatieve emoties, zijn er niet meer en dat geeft ruimte voor nieuwe inzichten.
Vanuit de feiten ga je op zoek naar een respons (mogelijkheid) die voor echte effectiviteit en creativiteit zorgt. Hoe doe je dat?
Bedenk wat je liever wilt creëren in de gegeven situatie; wat zou je liever willen ervaren, welke waarden wil jij leven? Belangrijk hierbij is dat je iets formuleert waar jij 100 procent invloed op hebt. Je kunt bijvoorbeeld zeggen dat je wilt dat die ander op tijd komt op een vergadering omdat je dan pas blij bent. Kansloos verhaal. Jij hebt geen invloed op wat die ander doet.
In het gegeven voorbeeld zou bijvoorbeeld het volgende verlangen omschreven kunnen worden: “Ik ga respectvol om met mijn collega’s”.
Pro-actieve acties uitzetten
Ga vervolgens op basis van je verlangen bedenken welke acties jij wilt ondernemen. Vanuit het voorbeeld kun je vragen: “Waarom ben je later dan we hebben afgesproken?” Een simpele, doeltreffende en respectvolle actie die je meer oplevert dan de botte, directieve manier die je eerst hebt toegepast.
Dit Podium-artikel is geschreven door Marjan Haselhoff van Buro Kracht. Haselhoff helpt managers en hun hoogopgeleide teams om met minder moeite meer uit hun werk te halen. Elke maand publiceert ze gratis oefeningen uit haar trainings- en coachingsprogramma's binnen organisaties. Aanmelden hiervoor kan via haar website.
