Op papier weet iedereen welke factoren een project tot een succes te maken. Toch falen geregeld projecten nog voor ze zijn uitgevoerd. Podiumauteur Egbert Moen bespreekt het belang van een duidelijke businesscase.
Letterlijk betekent businesscase: de zakelijke reden om een investering te doen. Het is goed gebruik om in zakelijke omgevingen (inclusief non-profit organisaties) investeringen vooraf te beoordelen op de financiële en niet financiële consequenties, de kosten en de baten.
Toch is het opvallend om te zien hoe vaak ict of bedrijfsproces georiënteerde projecten binnen organisaties gestart worden zonder een goed uitgewerkte businesscase, maar met alleen het gevoel dat het goed is om het project te realiseren. Nu is een goed gevoel bij een project (of beter: bij de resultaten daarvan) een mooi begin, maar is het volstrekt onvoldoende om het project in turbulente omgevingen te besturen. Zeker als het project beslag legt op schaarse hulpmiddelen.
Businesscase voor aanvang van een project
In beginsel zou de start van elk project gerechtvaardigd moeten worden door een positieve businesscase. Dat betekent dat er voldoende overwegingen zijn waarmee het nut van het project is aangetoond, afgewogen tegen de kosten die voor het project gemaakt moeten worden. Op hoofdlijnen zijn er vijf typen overwegingen genoemd waarop een businesscase kan worden gebaseerd:
| Type overweging | Verbijzondering (niet limitatief) | Voorbeelden |
|---|---|---|
| 1. Financieel | Opbrengst direct | Implementatie van nieuwe bedrijfsmiddelen leidt tot nieuwe of extra omzet (uitgaande van verkoop) |
| Financieel | Opbrengst indirect | Verhoging van kwaliteit van de diensten die moet leiden tot betere diensten en daarmee tot een hogere omzet |
| Financieel | Besparing direct | Het vervangen van een informatiesysteem met hoge onderhoudskosten met een systeem met lage kosten |
| Financieel | Besparing indirect | Implementatie van kwaliteitscontrole tijdens productieproces bedoeld om de uitvalkosten gereed product te verlagen |
| 2. Niet financieel | Procesverbetering | Implementatie van een informatiesysteem waarmee adressen worden gevalideerd voordat deze vastgelegd worden |
| Niet financieel | Procesversnelling | Een BPR-traject waarmee enkele processen meer efficiënt worden ingericht |
| 3. Noodzaak | Wetgeving | Administratieve systemen geschikt maken voor SEPA |
| Noodzaak | Commercie | Inrichting van uitbetaling in natura door een verzekeraar (bv. schadeherstel) omdat concurrenten dit ook bieden en dit voor klanten belangrijk is |
| 4. Risicobeheersing | (Informatie)Beveiliging | Aanschaf en implementatie van een systeem om inbraak in het ICT netwerk te detecteren |
| Risicobeheersing | Bedrijfsvoering | Vervanging van een systeem waarop de leverancier geen ondersteuning meer verleent |
| 5. Visie en strategie | Bijdrage aan bedrijfsstrategie | Project voor het realiseren van de infrastructuur waarmee het nieuwe werken mogelijk wordt gemaakt (en het nieuwe werken is een speerpunt in de bedrijfsstrategie) |
Financiële consequenties helder krijgen
Overigens kan in een commerciële omgeving in feite alles financieel worden vertaald. Verbeteringen, noodzaak, risicobeheersing en visie en strategie worden uiteindelijk allemaal omgezet in geld zodat er een bedrijfseconomische afweging gemaakt kan worden. Dit is niet altijd makkelijk, maar door een inschatting te maken van toekomstige opbrengsten en kosten, kan getracht worden de financiële consequenties helder te krijgen. Zo is bijvoorbeeld risicobeheersing gericht op het voorkomen van bepaalde problemen. Door de verwachte waarde van die problemen te bepalen (verwachte kosten x kans op voordoen van de problemen) kan afgewogen worden of de kosten voor de maatregelen opwegen tegen de mogelijke kosten van de problemen.
Redenen voor businesscase
De belangrijkste redenen om voor aanvang van een project een businesscase op te stellen, zijn:
- Vaststellen of er voldoende voordelen zijn, afgewogen tegen te maken kosten, om met het project te beginnen. De financiële aspecten van de businesscase worden vaak uitgedrukt in terugverdientijd of break-even punt (wanneer is de investering terugverdiend) en de netto contante waarde (wat is de waarde van de netto cashflow, teruggerekend naar het huidige moment).
- De afweging maken tussen alternatieve oplossingen binnen een project. De businesscase is dan onderdeel van de argumentatie om te kiezen voor een bepaald alternatief in het project.
- Het onderling kunnen afwegen van projecten. Ofwel om een keuze te maken tussen projecten ofwel om een prioriteit aan de projecten te kunnen toekennen.
- Het maken van begrotingen. Zowel de kosten voor projecten als de opbrengsten daarvan hebben consequenties voor de (toekomstige) begroting van een organisatie.
In de praktijk komt het regelmatig voor dat er een nadrukkelijke wens is om een project uit te voeren, maar is dat in de businesscase niet overtuigend te maken. Niet zelden wordt dan zolang aan de businesscase gesleuteld dat deze voordelig uitpakt. Vooral op de financiële aspecten is de creativiteit soms opmerkelijk.
Als er geen businesscase wordt gemaakt voor een project, is dat in deze fase vooral gemakkelijk. Geen inspanning om na te denken over de kosten en opbrengsten van het project en gewoon beginnen. De problemen komen dan echter onvermijdelijk later.
Businesscase tijdens het project onderhouden
Uitgaande van bovenstaande, is er bij elk lopend project sprake van een businesscase. Het is zaak om gedurende het project de businesscase actueel te houden. Dit is ook een uitgangspunt van de veel toegepaste projectmanagement methode Prince2, waarin gesteld wordt dat een project op elk moment door een businesscase gerechtvaardigd moet zijn. Actualisering van de businesscase volgt op veranderingen ten aanzien van dezelfde onderdelen die genoemd zijn voor het opstellen van een businesscase. Enkele voorbeelden:
- Tarieven die veranderen, daardoor veranderen de kosten van het project en daarmee de financiële aspecten van de businesscase
- Wetgeving wordt afgeblazen of aangepast waardoor de noodzaak om een projectresultaat te realiseren wegvalt
- Een nieuwe strategische richting zorgt ervoor dat een project niet meer relevant is voor een onderneming
Nadelen werken zonder businesscase
Als er echter geen businesscase is, kan er ook niets geactualiseerd worden. Het gevolg kan dan zijn dat er een project wordt uitgevoerd dat geen bestaansrecht meer heeft. Dit kost geld, uren en andere middelen, zonder dat deze investeringen ooit zullen renderen.
Maar er kan nog veel meer mis gaan als er geen businesscase is om aan te refereren:
- Als een organisatie tussentijds moet bezuinigen, heeft een project waar geen duidelijke positieve noodzaak voor aan te tonen is natuurlijk een groot probleem. Zeker in de afweging tegen projecten waarvoor dit wel aangetoond is.
- Regelmatig komen projecten in organisaties neer op een klein clubje professionals. Die zitten dus in elk project. Omdat projecten altijd de neiging hebben resources steeds meer op te zuigen, gaat dit vroeg of laat botsen. Het laat zich raden dat een project met een expliciete positieve businesscase aanzienlijk betere kansen maakt op de gevraagde inzet dan een project waarvoor dit ontbreekt.
- Een ander gebied waar projecten elkaar dwars kunnen zitten is ict. Dat kan bijvoorbeeld zijn omdat projecten hetzelfde informatiesysteem raken zodat er gekozen moet worden wie het systeem het eerst onder handen mag nemen. Opnieuw een afweging waarin een goed uitgewerkte businesscase een doorslaggevende rol kan spelen.
Het is overigens ook mogelijk dat een project door veranderingen in de omgeving juist een groter belang krijgt. Maar zonder businesscase is dat moeilijk duidelijk te maken. Het is zelfs denkbaar dat het grotere belang van het project door niemand wordt onderkend. Simpelweg omdat er niet op die manier over het project is nagedacht.
Businesscase rooskleurig opstellen
Wat zich tijdens het project kan wreken is een businesscase die te positief is opgesteld met als vooropgezet doel om met het project te kunnen starten. Zodra dit duidelijk wordt in de omgeving van het project zullen partijen met belangen die anders zijn dan het project, hun kans schoon zien om het project ter discussie te stellen. We kennen allemaal de voorbeelden van grote infrastructurele projecten in het publieke domein met deze problematiek.
Het mag inmiddels duidelijk zijn dat het niet hebben van een positieve en realistische businesscase op het niveau van het project zeer schadelijk kan zijn. Maar ook op het niveau van de projectenportfolio zijn businesscases onmisbaar. Directie en management kunnen onmogelijk sturen op het geheel van projecten als deze niet op basis van businesscase onderling gewogen kunnen worden. De lobbyvaardigheden van de opdrachtgever of de projectmanager worden dan belangrijker dan verstandige bedrijfseconomische overwegingen. Een situatie waar een directie niet gelukkig mee kan zijn.
Businesscase na het project
Ook na het afronden van projecten bewijst de businesscase goede diensten. Om vast te stellen of een project de beloofde baten heeft opgeleverd, wordt de businesscase geconfronteerd met de daadwerkelijk behaalde baten. Dit kan periodiek herhaald worden. Daarmee is het nut van afgeronde projecten te meten en kan die kennis gebruikt worden bij de rechtvaardiging van nieuwe projecten.
Tot zover de ideale wereld. In de praktijk wordt de hierboven beschreven confrontatie nagenoeg nooit uitgevoerd. In veel organisaties bestaat een voorkeur om vooruit te kijken en het retrospectief beschouwen van projecten en hun resultaten ligt dan niet voor de hand. Het leereffect dat hiermee te behalen is voor toekomstige projecten weegt daar blijkbaar niet tegenop.
Andere mogelijke redenen om geen vergelijking te maken tussen de busines case van een project en daadwerkelijk behaalde baten, zijn:
- Transparantie over het verschil tussen voorspelde en daadwerkelijke gerealiseerde baten kan bestuurders slecht uitkomen. Het niet vaststellen van de baten is dan een prima manier om deze verschillen nooit duidelijk te krijgen.
- De situatie in een organisatie kan zodanig zijn veranderd dat de businesscase van het project niet meer aan te sluiten is aan de actuele situatie. De businesscase is dan niet langer relevant.
- De kwaliteit van de businesscase is onvoldoende zodat er geen goede confrontatie te maken is. Bijvoorbeeld omdat de businesscase te globaal is opgesteld. Overigens is dit probleem met terugwerkende op te lossen door de businesscase alsnog beter uit te werken.
Eerdere bijdrage:
Over de auteur:
Dit podiumartikel is geschreven door Egbert Moen, interim IT Manager en Projectmanager at Alescon
Over het podium:
Ook uw visie geven op ontwikkelingen binnen uw vakgebied? Plaats een artikel op MT Podium. Log in op mt.nl/profiel en voeg onder 'activiteiten' uw artikel toe. Interessante bijdragen worden meegenomen in de nieuwsbrief en op home geplaatst. MT Magazine publiceert bovendien periodiek 'Het beste van MT Podium'.
