Je hebt net een uitgebreide zoektocht achter de rug naar een stagiair. Op het moment dat je je kandidaat wil presenteren, verandert je manager van mening. Niet meer nodig, klinkt het dan. Daar gaat al je werk, bovendien lijd je gezichtsverlies ten opzichte van alle mensen die je geholpen hebben.
Je hebt net een stevige marktanalyse gemaakt en die verwerkt in een gelikte PowerPoint voor een presentatie. Maar dan vraagt je manager om een andere invalshoek. Die andere analyse vindt hij of zij na een gesprek met een klant interessanter. Je kunt daardoor dus opnieuw beginnen, frustrerend.
Je hebt met veel moeite een aardig budget binnengehaald voor een nieuwe campagne, maar je manager ziet iets leukers op TikTok en wil dat geld liever daaraan besteden. Weg budget, op naar een nieuwe brainstorm.
Managers die constant van mening veranderen. Het is een tenenkrommend fenomeen, maar voor velen op de werkvloer ook dagelijkse kost. Hoe ga je daar nu het beste mee om? Je manager kun je niet controleren, maar je staat ook niet helemaal machteloos. Hier zijn vier tips die je kunnen helpen.
#1 Wat schuilt er achter dat veranderen?
Leer je manager wat beter kennen. Heb je te maken met een onzekere leider? Of een m/v/x die overweldigd wordt en niet meer weet welk brandje er geblust moet worden? Is het iemand die zeer gevoelig is voor de mening van anderen?
Of is het een visionair die van het ene naar het andere grote plan switcht? Een creatieveling die enthousiast is en van alles wil proberen? Wanneer je weet waarom je manager zo vaak van idee verandert, dan krijg je vanzelf meer begrip. Bovendien kun je je aanpak hierop gaan afstemmen.
Zo’n ideeënspuier – veel voorkomend bij startups – kun je bijvoorbeeld een afkoelingsperiode voorstellen. Denkt hij of zij er volgende week nog zo over, dan schiet je in gang. Een onzekere of beïnvloedbare manager kan houvast vinden in data. Een drukke manager kun je herinneren aan de verwachtingen die er leven in de organisatie over jullie project.
Lees ook: Zo bouw je meer zelfvertrouwen op als leider
#2 Maak zelf de weg vrij voor een definitieve beslissing
Elizabeth Lotardo, auteur van Leading Yourself, geeft op Harvard Business Review de tip om wat meer voorbereidend werk te doen. Leg proactief uit wat de context is van je project, waarom het belangrijk is, wie erbij betrokken zijn. Zo vergroot je de betrokkenheid van je manager.
Stel dat je bedrijf belangrijke feedback van je klanten mist, omdat die verspreid over de organisatie binnenkomen en niet worden gedeeld. Commentaren via social media blijven hangen bij marketing. Klachten die bij de backoffice binnenkomen worden daar wel afgehandeld, maar niet opgeslagen.
Maak je manager duidelijk hoe waardevol het zou zijn om die data te centraliseren en te categoriseren. Daarmee kunnen producten en/of diensten worden verbeterd. Wanneer je hem of haar aan boord hebt, dan pas stel je je project voor. Waarbij je hem of haar herinnert aan eerdere gesprekken over dit thema. En hoe je manager met dit project kan scoren ten opzichte van de rest van de organisatie. Dan komt er vast een meer definitieve ja.
Lees ook: Integer beslissen is laten zien dat je professioneel getwijfeld hebt
#3 Hou je manager goed op de hoogte
Hou je manager in de loop: communiceer over je vooruitgang, over de uitdagingen en de resultaten. Zo vergeet een drukbezette leider niet waar je mee bezig bent. Vraag voor de belangrijke fases om input, feedback en goedkeuringen. Zo voorkom je verrassingen, misverstanden en conflicten, luidt het advies van diverse experts op LinkedIn.
Onzekere managers hebben veel uitleg en verduidelijking nodig. Als hij of zij goed is geïnformeerd, voorkom je dat anderen hem of haar kunnen beïnvloeden. Vraag hoe je manager graag op de hoogte wordt gehouden: kort via e-mail, Slack of appjes, via een wekelijkse een-op-een-meeting. Wil hij of zij geen lappen tekst zien, houd het dan visueel met grafieken en afbeeldingen.
Speel daarbij vooral in op waar je manager goed in is, bespreek de dringendste of de belangrijkste elementen. Zo kan hij of zij effectieve feedback geven. Lotardo raadt aan om vooral deze vraag niet te stellen aan je manager: wat denk je? Dan kun je rekenen op toevoegingen of veranderingen.
Nieuwsgierigheid in plaats van frustratie
Je moet je manager dus ook hierin zelf sturen. Dat betekent heel specifiek zijn met je vragen. Beter is dan bijvoorbeeld: is deze deadline realistisch of te ambitieus voor dit project? Krijg je alsnog vragen om zaken te veranderen, dan kun je zelf ook een aantal vragen stellen. Maar let op hoe je dit brengt: niet vanuit frustratie, maar vanuit nieuwsgierigheid.
Formuleer je vragen ook op die manier: denk je dat we met de huidige versie ons doel niet zullen bereiken? Hoe zal deze wijziging de uitkomst beïnvloeden? Is zo’n verandering onze extra investeringen in tijd en geld op dit moment nog waard?
#4 Stel je grenzen, maar blijf beleefd
Grenzen stellen is moeilijk. Je bent al sinds de prehistorie voorgeprogrammeerd om in groepen te leven en het met elkaar te rooien, schrijft Iris Posthouwer in haar boek Iets met grenzen stellen. Je brein associeert afwijzing nog altijd met doodsangst. En de pijn die daarbij hoort, is echte pijn.
Dat geldt dus ook voor je manager. Als je grenzen stelt, zal hij of zij eerder ontstemd dan dankbaar reageren. Zeker als je tot nu toe altijd ‘geen probleem’ hebt geroepen bij last-minute veranderingen.
Maar constant toegeven aan de grillen van je manager is niet goed voor je (mentale) gezondheid. Ga dus op zoek naar de middenweg. Hou rekening met veranderingen en blijf flexibel. Als de scope van je project wordt uitgebreid, onderhandel dan extra ondersteuning en een nieuwe deadline.
Constructief gesprek
Wanneer het echter de spuigaten uitloopt, krabbel dan beleefd terug. Blijf kalm, want je hebt alleen maar goede bedoelingen. Je staat nog altijd aan je managers kant, je bent een teamspeler. Begin het gesprek constructief met zinnen zoals: Ik begrijp je feedback. Ik weet dat we allebei willen dat dit project een succes wordt. Ik waardeer het dat je de tijd neemt om je mening te geven.
Zie het stellen van grenzen als ‘wat nodig is om het zowel voor jezelf als voor de ander comfortabeler te maken’, schrijft Posthouwer. Je bespaart zo voor jezelf en voor je manager tijd, geld en energie.
Lees ook: Waarom lekker assertief zijn niet werkt bij grenzen stellen
