Werken in een steeds digitaler wordende omgeving werpt vragen op over menselijke relaties. We zoeken naar nieuwe manieren van nabijheid. En zijn we op kantoor, dan houden we een duidelijke afstand. We verbinden op nieuwe manieren en dat vraagt om nieuwe ‘regels’. Want hoe zorg je ervoor dat met de groei van je digitale workforce de organisatiedoelstellingen niet het onderspit delven? Volgens organisatie- en cultuurpsycholoog Moniek Tersmette door veel meer aandacht aan persoonlijke relaties te geven. Tersmette is co-founder van het internationale bureau Innate Motion en adviseert op het gebied van ‘vermenselijking’ van organisaties en merken. Door bedrijven een menselijk gezicht te geven en binnen organisaties mensen centraal te stellen bewerkstellig je betekenisvolle groei, is haar overtuiging.
Grootste uitdagingen
Om in een digitale omgeving goede persoonlijke relaties te kunnen bouwen is het goed eerst de pijnpunten bloot te leggen, want wat vinden we lastig als het op thuiswerken aankomt? Tersmette ziet drie belangrijke uitdagingen. “We vinden het ontbreken van de bekende structuren uitdagend. Je ziet niet in een oogopslag wie er op kantoor is. Er is geen ruimte voor een spontane vergadering. Hoe laat is iedereen begonnen? En stoor ik als ik iemand een berichtje stuur?” Een ander pijnpunt is communicatie. Je mist vaak iemands expressie, soms simpelweg vanwege bijvoorbeeld een korrelige videoverbinding. Doe je überhaupt je camera aan? En heb je tijd voor een pauze? Maar misschien wel de grootste uitdaging is welzijn. Mensen hebben het gevoel voortdurend aan het werk te zijn, de hele dag aan een beeldscherm gekluisterd te zitten. Daar moet je als organisatie antwoorden op hebben om te blijven bouwen aan goede relaties.” Vijf concrete tips.
#1 Maak meer expliciet (en omarm de koetjes en kalfjes)
Virtuele meetings zijn echt anders dan fysieke vergaderingen, ziet Tersmette. “Start met aandacht voor elkaar en heb het niet alleen over zakelijke onderwerpen. Normaal loop je een meeting in, je knikt eens naar de één en slaat een ander op zijn schouders omdat deze een nieuwe trui heeft. Of je hebt een cappuccino meegenomen voor iemand die dat nodig had. Dat kun je zien en aflezen aan lichaamstaal. Dan is er even contact en erkenning dat je de ander gezien hebt. Bij videocalls valt heel veel weg. Start daarom informeel. En neem daar ook de tijd voor. Mensen die het niet gewend zijn vinden het misschien ongemakkelijk of tijdsverspilling. Maar als je het niet doet begrijp je elkaar op den duur niet meer. Stel elkaar dus veel vragen en vermijd aannames.”
#2 Leer elkaar echt kennen
Doe er alles aan om elkaar te leren kennen. Informeel een overleg opstarten is één, maar elkaar daadwerkelijk beter leren kennen is iets anders. “Bellen met audio? Uit den boze. Binnen ons bedrijf bellen wij altijd met video Ook laten we collega’s onderling geregeld tijd met elkaar inplannen om gewoon bij te praten met elkaar. En nee, dat gaat dan het liefst niet over werk.” Innate Mation werkt ook met zogeheten archetypes. Dat zijn persoonlijkheidsprofielen die voor alle collega’s zichtbaar zijn. “Via een spel worden persoonlijk eigenschappen bloot gelegd en weet iedereen waar jouw kracht en kwetsbaarheden liggen. Het helpt echt bij de persoonlijke connectie.”
#3 Nieuwe regels maak je samen
Een nieuwe realiteit vraagt om nieuwe regels en die nieuwe regels maak je samen. “We gaan van verticaal naar horizontaal leiderschap. Daar ben ik heel erg van overtuigd. Vraag aan de mensen hoe ze in de toekomst willen samenwerken. En wat mij betreft stel je geen regels op, maar bepaal je met elkaar de principes. En als mensen daar vragen over hebben stel je een wedervraag. Wat zou jij willen? Daar moet je met elkaar over in gesprek. Laat mensen elkaar ook houden aan die principes. Dat saamhorigheidsgevoel is op afstand nog belangrijker dan het al was.”
#4 Transparantie
Volledige transparantie is een van de principes van Innate Motion. “Wij delen intern wie waaraan werkt. Wie wat verdient. Wie wat voor onkosten maakt. Hoe tijd wordt besteed. Alles is zichtbaar voor iedereen.” De sociale controle van de kantoortuin ontbreekt, maar de menselijke behoefte aan controle blijft. Zijn openbare salarisstroken een brug te ver? Wees in ieder geval zo transparant mogelijk. “Laat weten waar je mee bezig bent. Ben je er vanmiddag twee uur tussenuit? Geen punt, maar deel het. Je kunt werken met open documenten en alles inzichtelijk maken. Dat creëert onderling vertrouwen.”
#5 Ruzie maken helpt
Een robbertje (verbaal) vechten is soms de juiste manier om met elkaar verder te komen. “Als je dat doet met de wil om er beter samen uit te komen, dan is dat heel fijn. Je moet elkaar durven aanspreken op zaken die je met elkaar hebt afgesproken. Als de spanning te hoog opgelopen is zorg dan dat er een derde bij is. Ook hierbij is het belangrijk de communicatie expliciet te maken. Het gaat dan om dingen benoemen en uitleggen, doorvragen. Het succes van jouw organisatie is afhankelijk van hoe naadloos iedereen samenwerkt.”
