In de huidige samenleving waarin iedereen de hele dag ‘aan’ staat en we worden overstelpt met informatie kan het moeilijk zijn om geconcentreerd te blijven werken. Hoe vaak dromen we niet weg tijdens een vergadering of zitten we emails te beantwoorden terwijl we eigenlijk aan iets belangrijks zouden moeten werken?
In een groot onderzoek onder 35.000 managers verspreid over meer dan 100 landen vonden Rasmus Hougaard en Jacqueline Carter dat 73% van de managers een gedeelte of soms zelfs het merendeel van hun tijd afgeleid zijn van hun taak.
Warrig
Ook vonden ze dat 67% van de managers hun geest als warrig zou omschrijven, wat inhoudt dat ze veel gedachten hebben en moeilijk prioriteiten kunnen stellen. Het gevolg is dat 65% van de ondervraagden hun taken niet konden volbrengen. De grootste bronnen van afleiding zijn: verzoeken van anderen (26%), conflicterende prioriteiten ((25%), algemene afleiding (13%) en teveel werk (12%). Het is dus geen verrassing dat 96% van de managers zei dat technieken om te helpen focussen welkom zijn.
Hoewel deze cijfers alarmerend zijn, geven ze ook veel ruimte voor verbetering. Om te spreken met Peter Drucker: ‘Als er een geheim is naar effectiviteit, dan is dat focus’. In deze tijd van informatieoverload is dit meer waar dan ooit.
Belangrijke bespreking
De kunst om op het juiste moment en op de juiste manier kalm en gefocusd te blijven, zijn de sleutel naar buitengewoon resultaat. Zelfs een seconde van afleiding kan tijdsverlies betekenen, of erger nog, zaken te missen, bijvoorbeeld een gezichtsuitdrukking van een klant tijdens een belangrijke bespreking.
Jean-Francois van Boxmeer, CEO van Heineken, een van de CEO’s die door Hougaard werd geïnterviewd, zei het als volgt” ‘In mijn baan kan ik het me niet veroorloven om afgeleid te zijn, ik moet scherp zijn. De afgelopen vijftien jaar heb ik mijn hersenen getraind om gefocust te blijven als ik aan het werk ben. Voor mij voelt mijn brein als een spier, en die blijf ik constant trainen’.
Carrière
Hougaard en Carter vonden een directe correlatie tussen de mate waarin iemand zich kan concentreren en de vooruitgang van hun carrière. Van de duizenden managers met wie ze werkten, kan het overgrote deel zich meer dan gemiddeld concentreren. Hiermee zeggen ze niet dat een buitengewone focus een gegarandeerde springplank is naar succes, maar wel dat zonder het vermogen om te focussen het een stuk moeilijker is om succesvol te zijn. Voor mensen die vooruit willen, zou het oefenen van focus een prioriteit moeten zijn.
Er is veel geschreven over hoe je je beter kan concentreren en mindfulness is de basis van het verbeteren van concentratie. Maar in het onderzoek kwamen Hougaard en Carter tot nog een aantal verrassende conclusies. Ze keken naar hoe leiders zich gedurende de dag konden concentreren en vonden een duidelijk patroon.
Dit patroon verschilt van persoon tot persoon, maar het begrijpen van dit patroon is handig in het indelen van je dag. Gebruik dit patroon bij het plannen van je dag. Plan je belangrijkste besprekingen en activiteiten in als je concentratie het hoogst is. En plan de meer praktische en actieve taken als je minder sterk gefocust bent. Hoe geconcentreerd je bent is ook afhankelijk van fysieke en mentale factoren. Sommigen zijn goed voor je concentratie, anderen niet.
Koffie
Slaap is van grote invloed, als je niet genoeg slaapt, leidt je concentratie- en inschattingsvermogen daaronder. Ook lichaamsbeweging en wat we eten zijn van grote invloed. In tegenstelling tot wat we denken, is koffie niet goed voor je concentratie. Door de cafeïne worden we minder slaperig, maar we worden er verstrooid van. Alcohol is ook niet goed voor de concentratie.
Ook onze mentale gesteldheid heeft impact op de mate waarin we ons kunnen focussen. Hoe heftiger we een emotie voelen, hoe minder we ons kunnen concentreren. Als we ergens boos over zijn, is het moeilijk om aan iets anders te denken, dan dat waar we boos over zijn. Hetzelfde geldt voor verlangens. Positieve emoties hebben het tegenovergestelde effect, ze vergroten je focus en openen je geest en helpen je om het grote geheel te zien.
Focus is niet iets wat je wel of niet hebt, het kan worden getraind en door te plannen kom je een heel eind. En voor je het weet, zit je de hele dag geconcentreerd te werken.
MT interviewde Rasmus Hougaard voor het magazine over HR. Lees hier het interview.
