‘Het management schrok’, zegt Kees Pas, vicevoorzitter van de ondernemingsraad van de Ontwikkelorganisatie bij de gemeente Utrecht. In 2016 werden enkele organisatieonderdelen van die organisatie samengevoegd. De ondernemingsraad stelde een conceptadvies voor de samenvoeging op, dat naar alle (ruim 400) betrokken werknemers werd gestuurd. Pas: ‘Het management vroeg zich af wat de OR aan het doen was. Gaat de raad zomaar de plannen aan iedereen voorleggen? Iedereen om een reactie vragen?’
Na de aanvankelijke schrik veranderde de houding van het management. De peiling onder de medewerkers bleek veel nuttige aanvullingen op te leveren. Het OR-advies werd een breed gedragen document waar veel ideeën in stonden. Pas: ‘Uiteindelijk zagen we dat 99 procent van de opmerkingen en adviezen zijn meegenomen in het uiteindelijke organisatieplan.’
Ivoren toren
De gemeente Utrecht is een van de organisaties waar steeds vaker peilingen onder medewerkers worden gedaan. Pas: ‘De bedrijfsfilosofie bij de gemeente is dat verantwoordelijkheden laag in de organisatie liggen en er participatie op de werkvloer is. Daar past zo’n middel goed bij.’
‘Als ondernemingsraad kunnen we wel in een ivoren toren gaan zitten en ons op ons mandaat beroepen. Maar als we de meningen van de medewerkers kunnen inventariseren, staan we sterker in ons overleg met de directie. En creëren we draagvlag en betrokkenheid bij de collega’s.’
Snel intern peilen
Nieuwe technieken maken het steeds makkelijker voor organisaties om regelmatig peilingen te doen. Aanvullend op het lijvige en vaak wat formele (en dure) medewerkerstevredenheidsonderzoek, wordt snel de barometer in de organisatie gestoken, om zo de mening over uiteenlopende onderwerpen te weten te komen. Via het intranet of interne social network zijn actuele onderzoeksvragen razendsnel uit te zetten.
De resultaten worden geanalyseerd met toegankelijke apps zoals SurveyMonkey, MWM2 of CouncilWise. Vaak is het de ondernemingsraad die het voortouw bij de peilingen neemt: als vertegenwoordiging van het personeel heeft de raad er baat bij de mening van de medewerkers goed te kennen. Maar ook HR en interne communicatie spelen steeds vaker ‘Maurice-de-Hondje’.
Interne competities
Bij KPN zijn beide afdelingen bijvoorbeeld betrokken bij verschillende soorten peilingen. Op de homepage van het interne social network TEAMKPN loopt een steeds wisselende enquête, vaak naar aanleiding van een actuele kwestie of publicatie.
Onlangs stond bijvoorbeeld de stelling ‘In mijn team spreken we elkaar aan op (ongewenst) gedrag’ centraal. ‘Met zo’n stelling willen we discussie en reacties oproepen’, zegt Marion van Dam, manager Interne Communicatie van KPN. Ook worden op TEAMKPN zogeheten challenges uitgeschreven, interne competities zoals een wedstrijdje om het beste innovatie-idee te leveren.
De collega’s kunnen op elkaars ideeën stemmen en ze eventueel aanvullen. ‘Hiervan is het doel vooral om veel goede ideeën uit de organisatie te halen’, zegt Van Dam. De HR-afdeling doet bovendien elke twee maanden een medewerkerspeiling met 10 vragen. De vragen hebben vaak betrekking op speerpunten uit het grotere medewerkerbetrokkenheidsonderzoek, om te zien of daarop voortgang wordt geboekt.
De juiste manier vinden
De vraag naar medewerkerspeilingen neemt toe, aldus Maurik Dippel, oprichter van het in peilingen gespecialiseerde CouncilWise. ‘Steeds meer organisaties ontdekken dat het onderscheidende kennis oplevert. Er is een duidelijke businesscase.’
Toch is men vaak nog zoekende naar de beste manier om de peilingen te doen. Bij onderzoek waarbij de reacties van medewerkers met naam en toenaam gepubliceerd staan, kan bijvoorbeeld sociale wenselijkheid een rol gaan spelen. Als de baas zijn mening post, krijgt hij al snel talloze likes.
Een andere kwestie is het verwerken van open antwoorden: wanneer vele honderden collega’s een mening posten, is het bijna ondoenlijk om daar heldere conclusies uit te trekken. CouncilWise ontwikkelde daarom een tweestaps-opzet waarbij collega’s op eerdere (anonieme) antwoorden kunnen stemmen, zodat de beste ideeën vanzelf bovenkomen.
Zichtbaarheid verbeterd
Binnen ABN Amro worden verschillende oplossingen voor verschillende peilingen gebruikt: kwalitatief onderzoek met de software van CouncilWise en kwantitatieve metingen met MWM2. Daarnaast worden, net als bij KPN, regelmatig meningen uitgevraagd via Connections, het intranet/social network.
De medezeggenschapsorganen zijn belangrijke initiatiefnemers van de peilingen, waarbij regelmatig wordt samengewerkt met HR. ‘Met dit soort peilingen staan we beter met de medewerkers in contact en kunnen we de dialoog voeren,’ zegt Jacqueline Otto, projectleider bij het Secretariaat Medezeggenschap. ‘Het heeft de zichtbaarheid van de ondernemingsraad sterk verbeterd.’
Mening geven
De afgelopen jaren is de medezeggenschapsstructuur bij ABN Amro veranderd, om de betrokkenheid erbij en afspiegeling ervan te verbeteren. Er wordt nu onder meer gewerkt met een netwerk van 150 participanten, die als ‘voelsprieten’ van de OR in de organisatie fungeren.
‘Hoe dichter je bij de organisatie staat, hoe beter je je werk als gesprekspartner van het bestuur kunt doen’, zegt Otto. ‘Als je, zoals ABN Amro, de medewerkers meer mandaat wilt geven en naar zelfsturende teams toe wilt, moet je beginnen met transparant zijn over je visie en koers. En open staan voor ideeën en suggesties van die medewerkers.’
‘Het is nu eenmaal zo’, zegt Maurik Dippel van CouncilWise, ‘dat iedereen tegenwoordig overal een mening over heeft. Over de opstelling van het Nederlands elftal, over de Turkije-deal en over het werk. Als ze geen gelegenheid hebben om die mening te laten horen, worden mensen ontevreden. Dan zetten ze de mening wel op Twitter of Glassdoor. Tegelijk verliezen ze hun betrokkenheid. Uiteindelijk stemmen ze met hun voeten: dan zijn ze weg.’
Dit artikel is onderdeel van het dossier Nieuw Leiderschap op MT. Meer lezen?
- PostNL stroomt leiders klaar voor disruptieve tijden
- Talentontwikkeling wordt co-creatie bij de Rabobank
- Hoe Bouwmaat zijn organisatie succesvol verbouwde
- Hoe interne social media je bedrijf innovatiever en klantvriendelijker maakt
