Een slechte werkethos, oorlogvoerende kliekjes, langs elkaar heen werken, een angstcultuur: als een team eenmaal ontspoord is, zijn de gevolgen ingrijpend en moeilijk te herstellen. Het feit dat organisaties tegenwoordig vaak worden bevolkt door goed opgeleide werknemers die veel eigen verantwoordelijkheid aankunnen, is geen garantie voor goede samenwerking – integendeel. Autonome werknemers hebben hun eigen taakopvatting en kunnen geneigd zijn het gemeenschappelijke doel daaraan ondergeschikt te maken. Wat te doen als het team dreigt te ontsporen, of al ontspoord is? 5 tips om hopeloze teams weer op de rit te krijgen.
#1. Determineer het gedoe
Taakconflicten kunnen positief zijn voor het werk
Als er ‘gedoe’ is, volgt vaak dezelfde standaardreactie, namelijk géén reactie. We kijken weg. We hebben geen zin in negatieve emoties. Dat kost alleen maar tijd en energie. De aard van het probleem kan echter sterk uiteenlopen, en daarmee het meest geëigende antwoord. Carsten de Dreu, hoogleraar psychologie in Leiden, maakt onderscheid tussen taakinhoudelijke en relationele conflicten. Taakconflicten gaan over de uitvoering van het werk en verdeling van de middelen. Uit onderzoek blijkt dat dit soort conflicten positief kan zijn voor het werk: ze stimuleren dat medewerkers van elkaar leren en ze zorgen voor betere groepsbesluiten. Niet elk conflict is dus funest. Het is echter wel zaak om de discussie over de conflictpunten aan te gaan.
Relationele conflicten zoals irritaties, botsende persoonlijkheden en onenigheid over normen en waarden, zijn gevaarlijker. Uit onderzoek van De Dreu blijkt dat relationele conflicten op het werk schadelijk kunnen zijn voor de psychische en lichamelijke gezondheid van werknemers. De burn-out komt op de loer te liggen. Slepende ruzies hebben bijna altijd te maken met geschonden vertrouwen. Als mensen gekwetst zijn, is het zaak dat dat aandacht krijgt. Door elkaars motieven te begrijpen, verdwijnt vaak de angel uit het conflict.
#2. Stuur op de betrokkenheid
Ze willen alles wat binnen hun bereik ligt doen om het doel te bereiken
Een van de belangrijkste succesfactoren voor teams is een gemeenschappelijke missie. Als de teamleden een ambitieus doel voor ogen hebben, ontstaat wat wetenschappers psychological commitment noemen. Ze krijgen een sterke focus op het resultaat en willen alles wat binnen hun bereik ligt doen om het te bereiken. Men realiseert zich bovendien dat men daarbij van elkaar afhankelijk is, wat voor onderlinge verbondenheid zorgt.
Aansprekende voorbeelden van teams met een grote psychological commitment zijn het voetbalteam uit de Eredivisie of het symfonieorkest: teams die een volstrekt helder doel voor ogen hebben, die uit uiteenlopende karakters (vaak met grote ego’s) zijn samengesteld, maar waar de teamleden geen enkele moeite hebben om elke dag hard te trainen om dat doel te realiseren.
#3. Geef het geef-voorbeeld
Succesvolle teams hebben geen onderhandelings-cultuur
Rond teams bestaat een zorgwekkende paradox, zoals Lynda Gratton en Tamara Erickson in 2007 in Harvard Business Review schreven. In de meeste organisaties worden de teams steeds groter en hun uitdagingen ingewikkelder. Ze bestaan uit een steeds diversere groep doorgaans goed opgeleide mensen die vaak virtueel – en steeds minder vaak ‘live’ – contact hebben. Juist deze factoren maken dat teams minder goed functioneren, aldus Gratton en Erickson. Hoe groter en diverser het team en hoe hoger opgeleid, hoe slechter wordt samengewerkt, zoals uit hun studie bleek.
De onderzoekers bestudeerden 55 teams om te achterhalen welke factoren kunnen zorgen dat grote en virtueel werkende teams toch goed samenwerken. Succesvolle teams hebben een ‘geef-cultuur’ in plaats van een onderhandelingscultuur, naast een sterke gemeenschapszin. De leiding speelt een belangrijke rol: het voorbeeldgedrag van de teammanager heeft veel invloed.
Met geef-gedrag kan worden gedacht aan het geven van aandacht of steun. Als teamleiders hun mensen actief ondersteuning bieden, groeit de kans dat de teamleden onderling hetzelfde doen. Een recente studie onder 67 teams in de VS en China liet zien dat de motivatie van teamleden om elkaar te helpen beslissend is voor de kwaliteit van de teamprestaties.
#4. Zorg voor openheid
Als mensen zich durven uiten gaan de teamprestaties meteen omhoog
Een team samengesteld uit capabele professionals beschikt doorgaans over een indrukwekkende hoeveelheid expertise en kennis, maar je hebt er weinig aan als de teamleden bovenop hun eigen kennis blijven zitten. De ene na de andere studie heeft inmiddels aangetoond dat het vermogen informatie te delen, bepalend is voor de vraag of het team een groot succes dan wel een enorme flop wordt. Psychologen spreken van de psychologische veiligheid van een team: als mensen zich durven uiten, omdat ze niet onderbroken of genegeerd worden, gaan de teamprestaties meteen omhoog.
Kun je als leider je mensen dwingen om open te zijn en naar elkaar te luisteren? Dat gaat moeilijk. Wat je wel kunt doen is zelf open zijn, naar feedback luisteren, actief tegenspraak organiseren en de dialoog stimuleren. Een essentieel onderdeel van een open cultuur is dat de leiding het voortouw neemt: als je geen informatie met het team deelt, kun je moeilijk verwachten dat de mensen het onderling wel doen.
#5. Pas agile toe
Als agile in de ict werkt, biedt dat perspectief voor andere sectoren
Het enorme succes van de agile-methode in de ict-wereld is verrassenderwijs aan veel andere sectoren voorbijgegaan. Toch kan agile – soms in aangepaste vorm – in alle bedrijven en instellingen goede diensten bewijzen, met name bij projecten. Net als de productie van een computerprogramma kunnen veel andere projecten worden opgedeeld in overzichtelijke onderdelen (‘iteraties’ of ‘sprints’ in Agile-spraak), die elk tot concrete output leiden. Het voordeel daarvan is dat het team snel weet of het op de goede weg zit. Dat geeft het gevoel van vooruitgang, dat energie en creativiteit losmaakt. Agile heeft zich met name bewezen bij omvangrijke projecten waarbij de randvoorwaarden nog vaag en veranderlijk zijn – bij uitstek projecten waarin een team hopeloos kan vastlopen.
Agile sluit goed aan bij de eigenschappen van jonge professionals. Generaliserend zou je softwareschrijvers kunnen kenschetsen als goed opgeleide, autonome en soms ook wel eens een tikje eigenzinnige werknemers. De soort werknemers waar steeds meer organisaties mee te maken krijgen. Als agile in de ict werkt, biedt dat perspectief voor andere sectoren.
