Er zijn van die werkdagen dat je een kwart van je tijd bezig bent met je e-mail. Dat is niet nodig. 5 tips van de redactie van Management Team voor een lege inbox.
# 1 Beschouw e-mail als ouderwetse post: neem de tijd
Hoe vaak loop jij thuis naar de brievenbus om te checken of er post is? Waarschijnlijk kijk je daar één, hooguit twee keer per dag; 14 februari misschien uitgezonderd.
Een van de redenen dat e-mail zo veel tijd kost – volgens onderzoek van Adobe krijgen we op kantoor gemiddeld 122 mailtjes per dag – is dat we het zo vaak checken. Dat checken alleen al kost tijd en haalt je uit je concentratie.
# 2 Wacht met antwoorden op e-mail
Als je e-mails altijd meteen beantwoord, gaat de buitenwereld dat ook van jouw verwachten. Jij krijgt ook sneller antwoord. Vaak zijn die antwoorden niet eens compleet en dus mondt iets wat je in één e-mail af had kunnen doen uit in een complete e-mailwisseling.
# 3 Gebruik e-mail niet voor zaken waar het niet geschikt voor is
E-mails zijn nuttig voor het sturen van documenten of grotere hoeveelheden informatie. Korte tips, herinneringen of een enkele vraag kun je beter via de chat stellen. Een fijn programma hiervoor is Slack.com. Bellen kan natuurlijk ook.
# 4 E-mail is ongeschikt voor gevoelige onderwerpen
E-mail is uitermate ongeschikt als het gaat om zaken waar emotie een rol speelt. Denk aan kritiek of het afwijzen van een voorstel. Een gesprek van persoon tot persoon of de telefoon zijn dan altijd beter. Voor je het weet wissel je jij-bakken uit en escaleert een onbelangrijke kwestie omdat je elkaar niet begrijpt. Een mailtje na afloop van een gesprek kan wel handig zijn om afspraken op een rijtje te zetten.
# 5 Schrijf je uit voor nieuwsbrieven die je niet leest
De nieuwsbrief van MT.nl, die wil je natuurlijk wel blijven ontvangen, maar er zijn waarschijnlijk heel veel nieuwsbrieven waarvoor je je ooit hebt ingeschreven omdat je bijvoorbeeld korting kreeg. Of je bent gewoon vergeten het boxje uit te vinken toen je je ergens voor opgaf.
Schrijft je uit! Iedere organisatie die nieuwsbrieven verstuurt, is wettelijk verplicht een uitschrijflinkje op te nemen. Meestal vind je die onderaan de nieuwsbrief, in hele kleine lettertjes. Een handige tool is Unroll.me. Deze app achterhaalt al je inschrijvingen en zorgt vervolgens ook voor de uitschrijving.
Foto: Jason Rogers, via Flickr.com
