Uw medewerkers worden overspoeld met e-mails. De helft gaat ongelezen de prullenbak in. Zo komt uw boodschap wél over.
Net als uzelf kampen ook uw medewerkers vaak met een overvolle mailbox. Vooral mensen die in deeltijd werken vinden aan het begin van een werkdag tientallen ongelezen berichten in hun postvak. Weinigen zullen de tijd nemen om alle berichten grondig door te lezen. Er wordt dus geskipt en gescand. Vijf tips om te zorgen dat uw berichten niet voortijdig in de prullenbak belanden.
1. Moet dit echt per mail?
E-mail is handig, maar sommige managers vergeten dat je ook mondeling kan communiceren. Merkt u dat één of twee mensen zich niet aan de afgesproken procedures houden? Stuur dan geen algemene reminder aan de hele afdeling, maar spreek de betrokkenen individueel aan op hun gedrag. E-mails over wat er allemaal verkeerd gaat, roepen ergernis op bij medewerkers die hun wel werk wel naar behoren uitvoeren, en worden vaak genegeerd door degenen die zich aangesproken zouden moeten voelen.
Af en toe een algemene e-mail met een positieve boodschap rondsturen kan wel. ('Onze collega's van Sales hebben een mega-order binnengesleept' of 'De helpdesk heeft de hele nacht doorgewerkt om die vervelende storing op te lossen'). Medewerkers voelen zich extra gewaardeerd als ze merken dat u trots bent en dat met de rest van het bedrijf wilt delen.
2. Wie moet dit lezen?
Als het gaat om nieuw beleid, de vordering van een project of belangrijk nieuws dat veel mensen aangaat, is het natuurlijk wel handig om voor communicatie per mail te kiezen. Bepaal wel vóórdat u begint met schrijven wie dit bericht aangaat. Een medewerker op een technische afdeling vindt het waarschijnlijk wel interessant om te lezen of de nieuwe verkoopmethoden vruchten afwerpt, maar hoeft niet te weten op welke punten de werkwijze gaat worden bijgesteld. Het is verleidelijk om met tussenkopjes aan te geven wie dit aangaat, maar de kans dat daar overheen gelezen wordt is groot. Kies liever voor een apart mailtje per doelgroep. Dat lijkt meer werk, maar bespaart u uiteindelijk juist tijd.
3. Waarom moeten we dit weten?
Begin niet zomaar met het vertellen van uw verhaal, maar maak eerst duidelijk waarom dit belangrijk is. Wordt er meteen actie van de geadresseerde verwacht? Gaat er iets mis als de ontvanger dit niet leest? Heeft de betrokkene er voordeel bij? Als u niet duidelijk kunt maken waarom uw verhaal onmiddellijk gelezen moet worden, kunt u zich afvragen waarom u deze mail wilt versturen. Misschien is het een beter idee om de informatie op het intranet te zetten, en alleen een e-mail te versturen met een verwijzing naar die site.
4. Hou het kort
Grote lappen tekst nodigen niet uit om te lezen. Hou het daarom bondig. Als u helder voor ogen heeft wat u wilt zeggen, kunt u uw verhaal in één zin samenvatten. Dat is uw eerste zin. Daarna legt u uit waaróm dit belangrijk is (zie vorige punt), en pas dan komen eventuele details. Bewaar grappige inleidingen voor uw privécorrespondentie. De meeste werknemers scannen alleen de intro en beslissen in een fractie van een seconde of het bericht belangrijk is of niet. Grapjes, hoe gevat ook, zwakken uw boodschap alleen maar af. Beperk uw e-mail het liefst tot maximaal een half A4'tje. Als dat echt niet lukt, maak dan in ieder geval heldere tussenkopjes. Denk ook even na over de formulering van het onderwerp (de subjectregel) van uw bericht. Kies een concrete boodschap ('Nieuw boekingssysteem per 1 januari') in plaats van een algemene kop als 'Belangrijk', 'Update' of 'Wijziging'.
5. Keep it Simpel Stupid!
Houd uw boodschap zo simpel mogelijk. Pas op voor nodeloos ingewikkelde woorden, of vaktermen of afkortingen die niet iedereen kent. Als u toch een afkorting wilt gebruiken, schrijf de termen dan de eerste keer voluit. Waak ook voor vage begrippen en kantoorclichés ('ergens op insteken', 'iets outsourcen'). Tot slot: gebruik de spellingschecker! Spelfouten wekken niet alleen hilariteit of ergernis op, ze leiden ook nog eens af van de boodschap die u wil laten overkomen.
Lees ook:
- Gebruik eens wat minder kantoortaal
- De vergeten kracht van e-mail
- Interne communicatie? Opheffen!
- Ga slimmer met Outlook om
- Lees sneller dankzij deze simpele trucs
