Totaal onverwacht een slecht functioneringsgesprek gehad? Henry Haaijer weet hoe dat komt en, belangrijker, hoe het te voorkomen.
Dat leidinggevenden, medewerkers en HR-managers vaak met lange tanden aan het kerstdiner zitten, heeft niet te maken met de kwaliteit van de gerechten die wordt voorgeschoteld. Vaak ligt de oorzaak van het chagrijn bij een recent functioneringsgesprek, dat dramatisch is verlopen, zegt Henry Haaijer. Maar volgens de algemeen directeur van Higher & Company is zo'n slecht gesprek helemaal niet nodig.
Wel of niet goed voorbereid?
Uit het jaarlijkse onderzoek van ISBW Opleiding en Training blijkt dat 1 op de 3 werknemers vindt dat zijn leidinggevende onvoldoende is voorbereid op het beoordelings- of functioneringsgesprek. Van de leidinggevenden zelf zegt 86 procent echter goed inzicht te hebben in de competenties en doelen van de werknemer. Wat sowieso opviel bij dit onderzoek is dat slechts 4 procent van de leidingevenden ter voorbereiding terugvalt op informatie verstrekt door HR.
In december gepropt
In zijn dagelijkse praktijk ziet Haaijer genoeg voorbeelden van medewerkers die niet goed begeleid worden. 'Dan groeien gedurende het jaar de verwachtingen en prestaties scheef en dat wordt dan in december nog even in een functioneringsgesprek gepropt. Met vaak desastreuze gevolgen als contracten die niet worden verlengd, bonussen die niet worden uitgekeerd of een salarisverhoging die niet doorgaat. Het zorgt ervoor dat menig kerstdiner met negativisme doordrenkt is.'
De goede tafel
Hoe dan ook, de HR-manager beleeft vaak een zure Kerst of door zijn eigen schuld of omdat hij de schuld voor een slecht functiioneringsgesprek in zijn schoenen krijgt geschoven. 'Probleem is dat de situatie niet goed gemanaged wordt gedurende het jaar', zegt Haaijer. 'Daardoor wordt de medewerker overrompeld.'
Ergens gaat het mis in de performancecyclus (zie afbeelding), denkt Haaijer. 'HR-managers zitten niet op het juiste moment aan de goede tafel. Ze krijgen te weinig info om het werk in goede banen te leiden en op tijd te reageren op situaties. Ik zie vaak dat HR-managers aan de zijlijn staan.'
Bedrijf beter willen maken
Niet alleen leidinggevenden, ook HR-managers moeten er daarom voor zorgen dat ze aan de goede tafel komen te zitten. 'Ik merk dat sommige HR-managers wat dat betreft de business waar ze in zitten onvoldoende kennen. Dat is weliswaar de verantwoordelijkheid van de leidinggevende, maar het helpt als de HR-manager ook weet hoe het bedrijf zijn geld verdient en waar het de kosten maakt. HR-managers hebben wat dat betreft hele andere competenties en vertonen ander gedrag dan de rest van het management. Maar ik denk dat een HR-manager niet bij een bedrijf zit om 'iets met mensen te doen', maar omdat hij het bedrijf beter wil maken. Want wil je als HR-manager aansluiting vinden, moet je begrijpen hoe er zaken wordt gedaan in het bedrijf.'
Eindejaarsrally
Hoewel Haaijer (foto rechts) inschat dat bij 70% van zijn klanten het HR-beleid redelijk tot goed is geregeld, ziet hij vaak HR-managers eind november en in december in de stress schieten omdat alles op het laatste moment wordt gedaan. Een eindejaarsrally, noemt hij dat. 'Dat is inherent als je aan de laatste fase van een performancecyslcus zit. En het zijn ook lastige gesprekken om te voeren, dat begrijp ik maar al te goed. Het is niet makkelijk om in week 49 nog een gefundeerd gesprek te voeren over iets wat in week 2 is gebeurd.' Daarnaast speelt een rol dat in die laatste weken van het jaar iedereen toewerkt naar een einde en veel zaken worden vooruitgeschoven naar het nieuwe jaar. Zo werkt dat nu eenmaal in de psyche van de werkende mens.
Gesprek wordt kleiner
'Daarom denk ik dat je het praten over het functioneren veel meer moet incorporeren in de bedrijfscyclus', zegt Haaijer. 'Want waarom zou je maar 1 of 2 van dit soort gesprekken per jaar voeren? Je kunt het ook uitbreiden naar 4 of 5 gesprekken. Of nog beter, je doet in het de gesprekken en vergaderingen die je toch al doet met elkaar. Tijdens bilateraal overleg, projectoverleggen of voortgangsvergaderingen. 'Tot slot van dit overleg nog even over je functioneren'. Op die manier. Zo wordt het zowel voor HR-manager als de medewerker makkelijker. Het gesprek wordt dan kleiner, je kijkt er minder tegenop en tegen de tijd dat je kunt aanschuiven voor het kerstdiner, weet iedereen waar hij aan toe is.'
