1. Zorg dat iedereen het beseft
Als eigenaar van het bedrijf is het jouw verantwoordelijkheid om duidelijk te communiceren dat onethisch gedrag niet wordt getolereerd binnen je organisatie. Als je hier niet actief op stuurt, kun je niet bij voorbaat verwachten dat je werknemers er alles aan doen om foute praktijken te signaleren en tegen te gaan. Zijn er ook medewerkers op andere locaties actief? Dan zul je harder je best moeten doen om ervoor te zorgen dat de boodschap ook daar aankomt.
2. Evalueer de risico’s
Start in ieder geval zo vroeg mogelijk met het identificeren van situaties waarin je organisatie het meest risico loopt slachtoffer van fraude te worden. Zijn er bepaalde zakelijke partners of uitbetalingen die verdacht zijn? Zijn er corruptiegevoelige praktijken die met name binnen jouw branche of type organisatie domineren? Twijfel niet om bij verdenking de onderste steen boven te halen – het is beter dat jij het ontdekt dan een derde partij.
3. Kijk verder dan het aannemelijke
Fraudeurs zijn creatief en bepaalde activiteiten (zoals een donatie bijvoorbeeld) kunnen op het eerste gezicht onschuldig lijken. Scan dus uiteindelijk alle activiteiten van je organisatie en zorg ervoor dat iedereen – van leidinggevend tot uitvoerend personeel – zich daarbij comfortabel voelt.
4. Zet een anti-fraude procedure op
Rol een procedure uit dat belangrijke risico’s automatisch blootlegt. Een gedetailleerde uitleg en training voor alle (nieuwe) medewerkers is daarbij erg belangrijk. Dat geldt ook voor het aanpassen van interne processen. Deze moeten aansluiten op de nieuwe procedure.
5. Houd het streng
Stel passende maatregelen op, zodat alle werknemers begrijpen dat fraude niet in de doofpot gestopt mag worden. Ze moeten beseffen dat hun baan en carrièrepad ervan afhangt. Verwijs eventueel naar een hulplijn waarmee individuele werknemers vertrouwelijk kunnen bellen en om ethisch advies kunnen vragen. Tot slot is het belangrijk om anti-fraude beleid op gezette tijden te herzien en aan te passen, zodat je een maximaal effectief behoudt.
