Om vergaderingen effectief te voeren zijn er een aantal eenvoudige richtlijnen. Die zijn cruciaal, maar tegelijkertijd een van de grootste valkuilen.
7 tips om jouw vergaderingen te stroomlijnen
Kijk dus met enige regelmaat naar de volgende punten die Harvard Business Review opstelde en reflecteer of je vergaderstijl nog effectief is. Dit zijn zeven tips om vergaderingen te stroomlijnen.
Tip #1 Maak de doelen duidelijk
Het leeuwendeel van de vertragingen kun je oplossen door op voorhand duidelijk te maken waarom je de medewerkers samenroept. Bij Intels hoofdkantoor is er volgens Harvard Business Review de stelregel ‘als je niet weet wat het doel is van de bijeenkomst, dan ben je niet welkom’.
Stuur daarom een aantal documenten op voorhand. Uiteraard de agenda en bijbehorende documenten zodat de medewerkers kans hebben om zich in te lezen. Daarbij kun je overwegen om een lijst te sturen met onderwerpen die niet worden besproken.
De agenda stel je ook al gericht op. In plaats van de statements ‘voortgang project X’ maak je van de punten vragen: ‘Wanneer is project x klaar?’. Daarbij kun je alle deelnemers al een rol geven tijdens dat agendapunt:
- het delen van informatie?
- ideeën genereren?
- of een beslissing nemen?
Tip #2 Beperk het aantal deelnemers
De hoeveelheid medewerkers aan je vergadering kunnen de voortgang beperken. Heb je teveel mensen? Dan zijn er – mogelijk – te veel ego’s die hun eigen idee naar voren willen laten komen. Bij te weinig loop je het risico regelmatig te moeten stoppen met je bijeenkomst om betrokken personen erbij te roepen of te weinig verschillende meningen.
Je bepaalt de gulden middenweg door te kijken naar de noodzaak van iemands aanwezigheid. Heeft iemand wel meegewerkt aan een project, maar is die rol al voorbij? Dan hoeft deze persoon niet uitgenodigd te worden voor de vergadering.
Om te voorkomen dat deze persoon de afwezigheid van een uitnodiging als een belediging opvat kun je de persoon een mail op voorhand sturen en toezeggen de notulen door te sturen.
Tip #3 Creëer de juiste sfeer
Om de beste ideeën op tafel te krijgen moet iedereen in de ruimte het gevoel hebben deel te mogen nemen aan de gesprekken. Kraak dus geen mensen af, maar bedank ze voor de input.
Geef zelf ook aan dat jij niet alle kennis in huis hebt, net als de rest van de mensen in de ruimte. Is je team het niet eens met een punt dat jij ter berde brengt? Voorkom dan – waar relevant – dat je vasthoudt aan eigen punt. Leg het probleem daarom neer bij het team: ‘hoe gaan we dit punt tackelen’?
Tip #4 Voorkom dominante deelnemers
Een medewerker afkappen die – veel – te lang aan het praten is kan een lastige taak zijn. Wil je de vergadering binnen een overzichtelijke termijn afronden? Dan kan het wel noodzakelijk zijn.
Met de opmerking ‘Bob, je hebt gelijk. Kunnen we hier later op terugkomen?’ voorkom je dat die persoon later tijdens de bijeenkomst nog een keer terugkomt op zijn eigen punt.
Tip #5 Voorkom afleidingen
Ook met korte opmerkingen van verschillende deelnemers kan je bijeenkomst volledig ontsporen. Als verschillende mensen achter elkaar een zijspoor ingaan en elkaar daarin opvolgen is de kans groot dat je het binnen 5 minuten hebt over de voetbaluitslagen van afgelopen weekend in plaats van de budgetplanning.
Bij medewerkers die regelmatig de vergadering verstoren met afleidingen kan dat het uiterlijk vertoon zijn van een groter probleem. Spreek hem of haar er dan ook op een niet verwijtende toon op aan. “Je hebt nu al een aantal keer het onderwerp van gesprek laten afdwalen. Zit je iets dwars?”
Tip #6 Spring niet van de hak op de tak
Veel vergaderingen springen over van agendapunt 1 naar 2 met de subtiliteit van een vallende piano. Door die overgang kunnen deelnemers zich niet aanpassen aan het onderwerp en is er mogelijk nog een punt dat ze willen zeggen over het vorige onderwerp. Sluit een onderdeel dus ook af met de vraag of een deelnemer nog iets wil toevoegen over dit punt.
Tip #7 Eindig pragmatisch
Aan het einde van de vergadering stel je to-do-lijsten op voor de deelnemers.
- Wat zijn de volgende stappen voor dit project?
- Wie pakt ze op?
Na afloop van de bijeenkomst mail je iedereen met de punten die zij moeten uitvoeren.
Ongewoon goed vergaderen – Slimmer. Korter. Inspirerender. is een boek boordevol tips voor vergaderingen, geschreven door Rob de Haas. Het boek is onder meer te koop bij managementboek.nl.
Vragen over effectief vergaderen:
Hoelang mag een vergadering zijn?
Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Maximaal een uur vergaderen is een fijne vuistregel, omdat een periode van een uur makkelijk te blocken is in agenda’s. Daarnaast blijven deelnemers scherp, waardoor een vergadering effectief blijft.
Hoe word je een goede voorzitter?
Neem echt de rol van voorzitter aan. Ga er goed voor zitten, maak jezelf iets breder, kijk alle deelnemers in de vergadering aan en spreek iets lager en langzamer dan je normaal zou doen. Naast inspireren en motiveren is het ook het moment om de sfeer van de vergadering te bepalen. En vergeet niet het belang van een goed begin: bereid de opening van de vergadering goed voor!
Waarom is staand vergaderen goed?
Uit onderzoek blijkt dat een vergadering sneller gaat wanneer je deze staand doet. Daarnaast verhoogt het de productiviteit in de groep. En we zitten te veel, dus je leeft nog langer ook.
