Last van uitstelgedrag? Je bent de enige niet. Maar het is gelukkig het hoofd te bieden.
Een verslaggever vroeg Ernest Hemingway ooit hoe hij aan een nieuw boek begint. Hemingway antwoordde: ‘Eerst ontdooi ik de ijskast!’ Oftewel, ook Hemingway behoorde tot de club van de uitstellers.
Als we de neiging tot ‘uitstellen kunnen uitbannen, zijn we vele malen productiever. Tegelijk zouden we ook minder last hebben van de stress die voortkomt van de taken die achter in ons hoofd zeuren om aandacht. Zes tips en inzichten om uitstelgedrag te lijf te gaan, zowel voor jezelf als in het managen van anderen.
#1. Gebruik de prefrontale cortex
Onze neiging tot uitstel is biologisch bepaald, zegt Timothy Pychyl, hoogleraar psychologie, directeur van de Procrastination Research Group van Carleton University en schrijver van The Procrastinator’s Digest: A Concise Guide to Solving the Procrastination Puzzle. ‘Uitstelgedrag is het resultaat van het gevecht tussen twee helften van ons brein, het limbisch systeem en de prefrontale cortex, als het gecronfronteerd wordt met een vervelende taak. 'Wint' het limbisch systeem, en dat is vrij vaak, dan wordt er lekker uitgesteld.’
‘Dat limbische systeem’, zo verklaart Pychyl, ‘is ‘ouder’, dominanter en werkt op de automaat. Het vertelt ons bijvoorbeeld om onze hand weg te trekken als we het in de vlam van een kaars houden. De prefrontale cortex is het ‘nieuwere’ gedeelte dat ons in staat stelt om informatie te integreren en beslissingen te nemen. Het werkt niet automatisch en je moet het zelf actief in werking stellen. Doe je dit niet dan neemt het limbisch systeem het over en gaan we uitstellen.’
Kortom: als je geconfronteerd wordt met een onplezierige taak moet je jezelf – of een ander – krachtig vertellen de taak nu direct te doen, zodat je niet toegeeft aan wat o zo prettig voelt, namelijk: uitstellen naar morgen.
#2. Doe moeilijke taken eerst
Lukt het niet vanzelf om het brein een zet in de juiste richting te geven, dan zijn er ook nog andere trucs om uitstelgedrag te voorkomen of in ieder geval te beperken. Begin met het moeilijkste eerst, zo zegt Piers Steel, hoogleraar human resources en organisatorische dynamieken aan de Universiteit van Calgary en schrijver van The Procrastination Equation: How to Stop Putting Things Off and Start Getting Things Done. ‘We beschikken namelijk maar over een beperkte hoeveelheid wilskracht. Als je meteen met frisse energie aan de moeilijkste taak begint, heb je de grootste kans van slagen.’
#3. Ruim het bureau op
Een rommelig bureau zou goed zijn voor het komen met creatieve en innovatieve oplossingen, zo blijkt uit diverse studies. Maar het is ook een geweldig excuus voor uitstelgedrag. Onderzoekers van het Princeton Neuroscience Institute ontdekten dat de aanwezigheid van rommel op het bureau onze focus sterk vermindert. ‘Als je toch behoefte hebt aan uitstelgedrag, ruim dan eerst maar eens je bureau op,’ zegt Joseph Ferrari, hoogleraar psychologie aan DePaul University en auteur van het boek Still Procrastinating: The No Regrets Guide to Getting It Done. ‘Het doel is om zo alle afleiding te verwijderen en verder uitstelgedrag te voorkomen.’
#4. Maak de taak kleiner
Diezelfde Ferrari raadt ook aan grote en daarom ontmoedigende taken te verkleinen. ‘Soms is het een kwestie van door de bomen het bos niet meer zien. Het beste wat je dan kunt doen is een paar bomen omhakken. Oftewel, laat je niet ontmoedigeen door hetgeen je niet voor elkaar krijgt, maar laat je inspireren door wat je wél kunt doen. Moeten vijf dozen doorgewerkt worden, geef jezelf dan de opdracht er maar een te doen. Soms is kwaliteit ook beter dan kwantiteit.’
#5. Doe de ‘implementatie intentie’-truc
Als we gecronfronteerd worden met een onaangename taak hebben we soms een moment van verlamming, voordat we besluiten de taak aan te pakken of ons over te geven aan uitstellen, zegt Timothy Pychyl. ‘Een manier om voorbij dat moment van verlamming te komen is door middel van de ‘implementatie intentie’-truc.’ Die truc komt neer op jezelf een strakke deadline geven, door exact vast te stellen wat het doel is en op welk moment, tot op de minuut precies, de taak volbracht dient te zijn.
#6. ‘Precrastination’ versus ‘procrastination’
En dan is er nog het zusje van procrastination, genaamd: precrastination. De term werd onlangs gemunt door psychologen van Penn State University en gaat om het bekende fenomeen van een vervelende taak juist zo snel mogelijk afronden – en vaak niet erg goed – om er maar vanaf te zijn. In hun experiment vroegen de onderzoekers een groep studenten om te kiezen tussen twee emmers vol munten die naar het einde van een gang gedragen moesten worden.
De verwachting was dat de studenten vooral zouden kiezen voor de emmer die verder vanaf het startpunt stond en dus minder ver gedragen moest worden. Vrijwel iedereen koos echter voor de dichtstbijzijnde emmer waarvan het dragen meer inspanning zou kosten. Deze irrationele keuze was volgens de onderzoekers het gevolg was van ‘pre-crastination’: 'De meeste mensen zijn gestresst over alles wat er op onze to-do-lijsten staat', zegt hoofdonderzoeker David Rosenbaum. Het staat in onze agenda of iPhone of zit in ons hoofd. Onze bevindingen wijzen op de behoefte om de stress die ons werkend geheugen belast zo snel mogelijk te verlichten. Ook al kost het extra inspanning.'
Het is dus sneller dan uitstellen, al heeft het ook niet altijd beter resultaat.
Lees meer over gezond ondernemen
- Nederland is treiterland – en nog 6 inzichten over pesten op het werk
-
4 argumenten tegen fulltime achter je bureau zitten
-
Zo vergroot je de inzetbaarheid van oudere werknemers
- Alles over gezond ondernemen
