Niet op kantoor werken en toch mail en documenten van het bedrijfsnetwerk ophalen. Het mobiele internet rukt op. “Bij ons moederbedrijf in Londen heb ik gewoon toegang tot mijn gegevens.”
Een popfestival begint vaak met een leeg weiland. Op het moment dat de productiemedewerkers van Mojo Concerts arriveren, is er niets: geen kantoor, geen computer, geen kopieerautomaat en – misschien wel het belangrijkste – geen telefoonaansluiting, geen fax, geen internet. Enkele weken later moet er een complete stad gebouwd zijn met podia, horeca, toiletgebouwen, artiestenfoyers, catering, kaartverkoop en beveiliging. Klaar voor een mega-concert van Bon Jovi of Anouk. De techniek helpt Mojo een handje. Sinds kort is het mogelijk om internet overal mee naar toe te nemen, zelfs naar een weiland in Biddinghuizen of Landgraaf. Mojo, marktleider op festivalgebied, heeft gekozen voor Lucio, een oplossing waarin KPN, HP en Microsoft samenwerken. De productiemedewerkers hebben een zakcomputer en een gprs-telefoon bij zich. Gprs is de 'opgevoerde' variant van gsm, een systeem om relatief snel (50 Kb per seconde) gegevens over te sturen. E-mailtjes kunnen via de telefoon worden binnengehaald en vervolgens met Bluetooth (datacommunicatie op korte afstand) naar de zakcomputer doorgestuurd. De medewerkers van Mojo kunnen belangrijke gegevens op het bedrijfsnetwerk (zoals adressen en telefoon-nummers) ophalen, ongeacht op welk weiland ze op dat moment uit hun auto zijn gestapt.
Mojo is een voorbeeld van een bedrijf met een 'extramuraal computernetwerk'. Vrijwel elk bedrijf wordt de afgelopen jaren met dezelfde vraagstukken geconfronteerd: medewerkers worden mobieler, ze besteden steeds meer tijd buiten het kantoor, op reis naar de klant of op de thuiswerkplek. En werken wordt alleen nog maar mobieler. Niet alleen de vertegenwoordiger en de chauffeur maar ook de flexwerker en de manager laten steeds vaker hun vaste kantoorplek en werktijden achter zich en werken waar en wanneer het hun uitkomt. In 2005 zullen naar verwachting ruim drie miljoen mensen in Nederland al tot de mobile workforce zijn toegetreden. Om de productiviteit van deze medewerker zo goed mogelijk te onder-steunen, zouden ze in staat moeten worden gesteld om te communiceren met het bedrijfsnetwerk, niet alleen om even de mailtjes op te halen, maar om hun werk beter aan te sturen en te administreren. Technieken waarmee dit te realiseren is, komen nu eindelijk beschikbaar. Bij Mojo hebben niet alleen de productiemensen maar ook veel bookers (mensen die over het boeken van artiesten onderhandelen) en managers de beschikking over Lucio. “Ik zit elke veertien dagen bij ons moederbedrijf in Londen,” zegt IT-manager Roberto Traxel. “Dankzij Lucio heb ik daar gewoon toegang tot mijn gegevens.” Gprs maakt, net als gsm, roaming in heel Europa mogelijk. Mojo is nu bezig om het event management-systeem, het administratiesysteem van het bedrijf, geschikt te maken voor Lucio. Daarmee hebben de medewerkers op locatie toegang tot actuele gegevens over de contracten en kaartverkoop. Lokaal gemaakte onkosten kunnen meteen worden geboekt, zodat de kosten van het lopende project op elk moment bekend zijn.
Dringende berichten
In de productiviteit van de meeste arbeidsnomaden vallen soms gaten; als ze moeten wachten op een afspraak, als ze niet kunnen beschikken over bepaalde informatie, als ze zelf moeilijk bereikbaar zijn. De files dragen daar hun steentje aan bij: om zeker te weten dat je op tijd bent voor een afspraak is het immers nodig om extra vroeg op pad te gaan. Als het meevalt op de weg kom je te vroeg aan, je zit te wachten op het parkeerterrein van de klant tot het tijdstip van de afspraak is aangebroken. Zo gaan er vele kwartieren per week nodeloos verloren, kwartieren die gebruikt hadden kunnen worden om bijvoorbeeld even in te bellen op het netwerk om een rapport door te nemen of dringende berichten te beantwoorden. Internetten on the road is al enkele jaren mogelijk, bijvoorbeeld door een verbinding te maken van de laptop met het gsm-toestel. Het nadeel is dat gsm eigenlijk te traag is voor internet, zodat op gprs moet worden overgestapt. Bedrijven die hun medewerkers op deze manier met het bedrijfnetwerk willen laten communiceren, moeten hun systemen daartoe geschikt maken en zelf een beveiligingssysteem installeren. Het alternatief is een kant-en-klare oplossing zoals Lucio of Mobile Office Online, een vergelijkbaar systeem dat KPN voor laptops heeft ontwikkeld. Ook Vodafone biedt een compleet dienstenpakket op dit gebied, T-Mobile stapt deze maand in deze nieuwe markt.
Daarmee zijn de mogelijkheden nog niet uitgeput. Gespecialiseerde aanbieders zoals Ram Mobile Data verzorgen al jarenlang vergelijkbare diensten voor bepaalde segmenten zoals ser-vicebedrijven. Het Nederlandse bedrijf Fenestrae maakt mobiele communicatie mogelijk met softwarepakketten zoals Microsoft Office en SAP.
Een andere dienst, Eileen, werkt met een 'ouderwetse' telefoniste die de e-mails kan voorlezen en beantwoorden. Een gunstige ontwikkeling is dat de (keuze)-mogelijkheden de afgelopen jaren enorm zijn toegenomen. Door het gebruik van standaards kunnen slimme apparaten en bedrijfsnetwerken steeds beter met elkaar communiceren. Steeds meer softwaretoepassingen kunnen 'in het veld' worden gebruikt. De Gasunie in Groningen probeert al jarenlang zijn 225 regiomonteurs zo goed mogelijk te ondersteunen. De monteurs die het omvangrijke netwerk van gasinstallaties in Nederland onderhouden, werken met een 'digitale assistent regiotechnicus' (dart), een laptop waarmee ze toegang hebben tot alle informatie die ze voor hun werk nodig hebben. Geruime tijd werd het systeem van Ram Mobile Data gebruikt om deze informatie te verspreiden, maar de behoeften van de Gasunie zijn inmiddels gegroeid, aldus Henk Jan Rutgers, ict-architect bij het bedrijf. Door over te stappen op het internetprotocol (en gprs) kunnen de monteurs met hun laptop nu ook gebruikmaken van e-mail en het intranet. “De monteurs zijn zo vaak op pad,” zegt Rutgers “dat ze het contact met hun kantoor dreigden te verliezen. De communicatie-mogelijkheden zijn nu sterk vergroot.” Gprs heeft als voordeel dat de monteurs met hun laptop altijd online zijn. Daarnaast kunnen ze gewoon met hun gsm-telefoon blijven bellen en gebeld worden zonder dat het gprs-verkeer onderbroken wordt.
Thuiszorg
Honderden medewerkers voorzien van een zakcomputer of laptop met mobiele aansluiting is een kostbare aangelegenheid. Aan de andere kant zijn duidelijke opbrengsten vaak makkelijk aan te wijzen. Volgens Marco Gianotten, directeur van het onderzoeks- en adviesbureau Giarte, is de return on investment soms een kwestie van één tot vier maanden. “Er is nauwelijks een gebied denkbaar waar een grotere return met informatietechnologie te behalen is, dan op het terrein van de mobility,” zegt Gianotten. Als voorbeeld noemt hij de Thuiszorg in Den Haag, waar het bijhouden van de urenregistratie van duizenden ambulante medewerkers met mobiele apparaten gestroomlijnd is. Gianotten: “Dat scheelt een half uur per werknemer per dag.” Welke baten te behalen zijn, en hoe snel, verschilt sterk van bedrijf tot bedrijf. Het Britse bedrijf DSS, dat onder meer reparaties aan printersystemen verzorgt, rapporteerde een productiviteitsstijging van 5 procent van de 65 onderhoudsmonteurs die uitgerust met een zakcomputer op pad werden gestuurd. De grotere productiviteit kwam voort uit de gerealiseerde tijdsbesparingen, nu het schema van de monteurs in de loop van de dag kon worden bijgesteld. Het komt nogal eens voor dat een klant belt vanwege een storing, maar dat de melding een paar uur later weer wordt ingetrokken (iemand had op een verkeerd knopje gedrukt).
Ook zorgverzekeraar Amicon maakt gebruik van de gprs-dekking in dunbevolkte gebieden. Om de klanten in de dorpen in het midden en oosten van het land van dienst te kunnen zijn, zijn er drie 'mobiele kantoren' ingericht: bussen met klantadviseurs die regelmatig van standplaats wisselen, en waar de klanten terecht kunnen met vragen en om aanvullende producten te bestellen. Op de computers in de bussen hebben de medewerkers toegang tot het netwerk van Amicon en vooral de zelf ontwikkelde software, waarmee onder andere de polis- en schadeadministratie kan worden bijgehouden. Dick Teunis, technisch adviseur van Amicon: “De medewerkers kunnen op locatie op dezelfde manier werken als op het hoofdkantoor. Er is dus nauwelijks tijd nodig om met het systeem te leren omgaan.” Erg gecompliceerd was het niet om het systeem in te richten, aldus Teunis. Amicon maakt gebruik van Mobile Office Online, een standaardoplossing van KPN. Het telecombedrijf zorgde voor de grps-verbindingen, Amicon zorgde zelf voor het ontsluiten van de bedrijfssystemen. Teunis: “Met een dagje klussen kom je een heel eind.” Hoe ingewikkeld het bouwen van het systeem uitpakt, is vanzelfsprekend afhankelijk van de gekozen oplossing, waarmee ook de benodigde kosten sterk kunnen variëren. Zelfbouw is ingewikkelder, maar in de meeste gevallen goedkoper dan kant-en-klaar kopen.
Gprs is in de regel duurder dan wireless lan (wifi), het systeem waarbij de laptop verbinding legt met een antenne in een straal van enkele honderden meters. Maar gprs heeft landelijke dekking, terwijl wifi slechts op een beperkt aantal plaatsen in Nederland 'verkrijgbaar' is. Wifi heeft dan weer het voordeel dat de datasnelheid veel groter is. “Je kunt de kosten grotendeels in eigen hand houden,” zegt Henk Jan Rutgers van de Gasunie. Bij grps moet het aantal Mb dat wordt binnengehaald worden afgerekend: pay-per-bit. De werknemers van de Gasunie die gebruik maken van het nieuwe systeem, hebben met hun mobiele terminal geen web-toegang gekregen: dat is niet specifiek nodig voor hun werk, en het binnenhalen van zware webpagina's zou de gprs-rekening sterk opdrijven. Robert Traxel van Mojo relativeert de kosten. “Als wij een isdn-verbinding moeten laten aanleggen naar een weiland of in een zaaltje in een afgelegen dorp, zijn we iedere keer vele honderden euro's kwijt.” De prijs van de zakcomputers begint steeds meer te dalen en er komen steeds meer toepassingen in beeld. Traxel: “Je moet niet alleen kijken naar de kosten maar ook naar wat het opbrengt.”
Buddy's
De belangrijkste winst die de technologie de afgelopen jaren heeft opgeleverd, is dat verschillende systemen beter kunnen samenwerken. Door het gebruik van standaards kunnen talloze apparaten communiceren met de servers van het bedrijf, en de daar aanwezige gegevens. De komende jaren zal deze integratie naar verwachting worden voortgezet, waarbij de computers van bedrijven onderling (draadloos) meer data gaan uitwisselen. Ook zullen gprs en wifi worden geïntegreerd, zodat het mogelijk is om over te schakelen van een wifi-hotspot (bijvoorbeeld langs de snelweg) naar het gprs-netwerk zonder dat de verbinding verbroken wordt.Een andere toepassing die snel terrein wint, is messaging. Na middelbare scholieren vormen nu ook steeds meer managers netwerken van buddy's, bijvoorbeeld groepen collega's die hun onderlinge verbinding continu hebben openstaan om snel berichtjes te kunnen uitwisselen. Een van de voordelen van gprs is dat de draadloze verbinding altijd open staat. Met het mobiele apparaat kan razendsnel een collega – waar ook ter wereld – worden geraadpleegd, of kunnen kleine informele discussies worden gevoerd tussen de betrokkenen bij een project. Niemand is op dit moment nog in staat om precies te voorspellen waar de mogelijkheden van mobiele datacommunicatie toe zullen leiden. Voordat sms op grote schaal werd ontdekt verliep ook bijna tien jaar, en vermoedelijk geldt hier hetzelfde: we moeten eerst aan de nieuwe mogelijkheden wennen voordat we begrijpen waarom ze eigenlijk zo handig zijn.
