Na vijf minuten vormen zich natte, ronde vlekken op het beoordelingsformulier. De medewerker was al als een gespannen snaar binnengekomen, en nadat de eerste kritische noten over zijn functioneren werd gekraakt, brak de dam door.
Huilende werknemers tijdens het functioneringsgesprek; veel leidinggevenden worden er met enige regelmaat mee geconfronteerd. Of iemand gaat niet huilen, maar schreeuwt. Vijf tips die je kunnen helpen als een medewerkers bij een moeilijk gesprek emotioneel wordt.
#1: Leg uit wat het doel is van het gesprek
Vertel de reden waarom je kritisch bent. Je wilt dat de medewerker succesvol is. Het doel van je gesprek er voor te zorgen dat de medewerker excelleert. Wie wil dat niet?
#2: Ga niet improviseren
Bereid je goed voor op het gesprek en bedenk wat je reactie gaat zijn op het moment dat iemand emotioneel wordt. Bedenk een paar scenario’s uit voor verschillende emoties en hoe je daar mee om wilt gaan: woede, verdriet etc.. Als je je slecht voorbereid, is er een kans dat je moeilijke onderwerpen uit de weg gaat.
#3: Pas op met troosten
Er is niks mis met het uitdelen van tissues, maar weersta de verleiding om op je eerdere opmerkingen terug te komen als iemand in tranen uitbarst. Voor je het weet heb je veel van de feedback die je had willen geven verzacht, waardoor de boodschap niet goed is overgekomen. Het gevolg is dat je over een half jaar weer precies hetzelfde gesprek moet voeren. Een goede baas is radicaal openhartig, stelde voormalig Google- en Apple-manager Kim Malone Scott in de MT van juni dit jaar.
#4: Plan indien nodig een tweede gesprek
Kritiek krijgen is lastig en dus kan het helemaal geen kwaad om een lastig gesprek in tweeën te knippen, zo zegt Kim Castelde, SVP van softwarebedrijf Bullhorn tegen HBR.org. Zo kan een medewerker zelf nog even nadenken over oplossingen voor problemen die je samen hebt geconstateerd. Wel belangrijk is dat je specifiek vraagt om met oplossingen te komen. Je wil voorkomen dat de medewerker als een advocaat een pleidooi gaat voorbereiden waarin hij duidelijk maakt waarom jouw visie op de gang van zaken voor geen meter klopt.
#5: Word niet boos
Waar de een in tranen uitbarst, gaat de ander misschien schreeuwen. Het advies kalm te blijven, ligt nogal voor de hand, maar gemakkelijk is het niet. Als iemand beschuldigingen gaat uiten, is onze primaire reactie in de verdediging te schieten of terug ‘te meppen’. Het is allemaal weinig effectief. Schreeuwt iemand, vraag hem zijn toon te matigen. Lukt het niet om iemand te kalmeren, breek dan een gesprek af om het op een later tijdstip opnieuw te voeren.
Foto: ‘Big Tear’, Gideon van der Stelt (Flickr.com)
