Google voegde vrijdag de nieuwe samenwerkingsdienst Google Sites toe aan Google Apps, het gratis pakket online kantoordiensten van de zoekmachine. In Google Apps zaten al onder meer: e-mail, agenda, documenten delen, startpagina en webpagina’s maken.
Met Google Sites is het mogelijk om collega’s informatie te laten toevoegen aan een soort intranetsite. De werking is te vergelijken met Wikipedia: iedereen met een account kan informatie toevoegen en pagina’s aanmaken. Google Sites dient eenzelfde doel – het delen van informatie.
Google Sites is net als de andere Google Apps-diensten gratis. De interface en de vormgeving zijn eenvoudig, maar het werkt allemaal prima. Wie meer schuifruimte nodig heeft dan de gratis 6 GB per gebruikersaccount kan die bij Google bijkopen: voor 40 euro per account per jaar wordt de limiet 25 gigabyte. Maar dat is voor de meeste werknemers te veel.
Windows Live Small Business
Microsoft zit ook niet stil. Afgelopen maand breidde het ‘Office Live Small Business’, een concurrent van Google Apps, uit. Op deze ondernemersversie van Office Live kunt u niet alleen online bestanden delen of agenda’s bijhouden, maar er zit ook een eenvoudige project management-tool bij. Die ontbreekt bij Google Apps. Bovendien biedt Microsoft een aantal extra diensten, zoals CRM en e-mailmarketing. Die extra’s kosten wel geld.
Office
Een belangrijke troef van Microsoft is dat veel bedrijven gewend zijn om te werken met Office. Binnenkort integreert de softwarereus haar betaalde officepakketten met de webdiensten van het concern. Switchen vanuit de menu’s in Word, Excel of Powerpoint naar web wordt een stuk eenvoudiger. In de VS wordt deze zogenoemde ‘Office Live Workspace’ inmiddels getest.
Het grote nadeel van de Google applicaties is dat u continu online moet zijn. Het bedrijf werkt overigens hard aan een offline oplossing. Die heeft Microsoft al in de vorm van Office. Nadeel is dat Office duur blijft, terwijl een gratis alternatief als OpenOffice nauwelijks meer onder doet in kwaliteit. Met bepaalde plug-ins kan OpenOffice bovendien alle bestanden automatisch uploaden naar Google Docs. Ondernemers die echt zuinig zijn, hebben dus gratis mogelijkheden.
Exchange en Sharepoint ook online
Microsoft zette maandag een nieuw internetoffensief in richting de zakelijke markt. Het bedrijf gaat de online versies van Exchange en Sharepoint ook aanbieden aan kleinere bedrijven. Eind dit jaar worden deze ‘Microsoft Online Services’ voor alle ondernemingen beschikbaar – nu alleen voor bedrijven met meer dan 5.000 personeelsleden.
Maatwerk
De online softwaremarkt is niet alleen in handen van Google en Microsoft. Wie extra functionaliteiten of iets speciaals zoekt, is aangewezen op maatwerk. Want je bent als ondernemer behoorlijk gebonden aan de bestaande features. De vraag is hoe lang dat voortduurt. Google, bijvoorbeeld, zet delen van de diensten al ‘open’ voor de buitendienst via zogeheten API’s. Programmeurs kunnen dan zelf applicaties bouwen, bijvoorbeeld voor intern gebruik.
Kleine bedrijven
Vooral kleine bedrijven kunnen nu al prima uit de voeten met Google Apps of Office Live Small Business. Zij krijgen gratis diensten die voorheen te veel geld zouden kosten. Binnen de vastgestelde Google- en Microsoft-omgeving, met eenvoudige functionaliteiten, kunnen ze medewerkers laten samenwerken en informatie laten delen. Stukken overzichtelijker dan oeverloos attachments heen en weer e-mailen.
Een betrouwbare, snelle internetverbinding wordt wel steeds belangrijker: alles gebeurt online. En steeds meer bedrijfsgegevens staan extern. Een internetstoring zorgt direct voor grote problemen. Juist deze gevoeligheid zorgt ervoor dat een deel van de bedrijven nooit over zal stappen op deze online kantoordiensten.
Lees ook: Bespaar duizenden euro’s op softwarelicenties
Door Tonie van Ringelestijn
