Of je nu fysiek, hybride of online vergadert, vergaderen is een belangrijk onderdeel van ons werkende leven. Sterker nog, het aantal vergaderingen is de afgelopen jaren sterk toegenomen. Nu zou je denken dat wij als sociale wezens wel blij worden van al dat vergaderen. Het tegendeel blijkt waar. Want met de toename van het aantal vergaderingen, is er tevens sprake van een afname van de kwaliteit.
Veel mensen vinden bijvoorbeeld dat vergaderingen te weinig effectief zijn of dat ze te lang duren. Om er maar eens wat statistieken bij te pakken: maar liefst 96 procent van de werknemers heeft weleens een vergadering overgeslagen, 73 procent zit regelmatig iets anders te doen tijdens een vergadering, 45 procent voelt zich overweldigd door het aantal vergaderingen en 47 procent ziet vergaderen als een grote tijdsverspilling.
We ergeren ons hierbij ook nog eens aan elkaar. Mensen die anderen onderbreken, die niet luisteren naar elkaar of die tijdens de vergadering met hun telefoon bezig zijn, worden beschouwd als stoorzenders. Dit alles zorgt ervoor dat mensen erg ongelukkig kunnen worden van vergaderen. Hun energievoorraad wordt leeggezogen en ze hebben nauwelijks nog plezier in hun werk. Op den duur zou dit zelfs kunnen leiden tot mentale problemen of burn-out.
Noodzaak
Stoppen met vergaderen is geen oplossing. Wat je wel kan doen, is zorgen dat je er weer plezier in krijgt. Dit doe je bijvoorbeeld door als team of als individu een vergadering beter voor te bereiden en uit te voeren. Ook het verminderen van het aantal vergaderingen is een optie. Om dat te bereiken, kan je beginnen met de vraag of een bepaalde vergadering überhaupt noodzakelijk is. Dit onderwerp wordt tevens behandeld in het boek Vergader Jezelf Gelukkig, van Ernst van Dam (directeur van Capgemini Academy), Rik Nijkamp (organisatieadviseur) en Bart Groenewoud (learning expert bij Fox-IT). Zij zijn van mening dat er te veel vergaderingen worden gehouden die nergens toe leiden.
De deelnemers raken daardoor gedemotiveerd en ongelukkig. Een vergadering is wel zinvol als er sprake is van een gemeenschappelijk doel en een gemeenschappelijk obstakel. ‘Vraag jezelf daarom af of het echt nodig is dat je bij elkaar gaat zitten. In sommige gevallen kan je ook gewoon volstaan met een mailtje in plaats van een overleg’, zegt Van Dam. ‘Door zo’n aanpak worden mensen meer zelfredzaam, efficiënter, effectiever en gelukkiger.’
Succesfactoren
Andere succesfactoren zijn onder meer aandacht voor de emoties van de deelnemers, een duidelijke rolverdeling, een goedlopend proces en de aanwezigheid van voldoende kennis en kunde bij de deelnemers, zodat de doelstelling van de vergadering gerealiseerd kan worden.
Volgens Nijkamp en Van Dam zou je jezelf altijd de volgende vragen moeten stellen voorafgaand aan een vergadering:
– Wat is het doel?
– Waarom moet jij erbij zijn?
– Wat wordt er van je verwacht?
– Wat moet je weten?
– Wat is de agenda?
Deze vijf componenten omvatten alle zaken die aandacht nodig hebben om een vergadering weer zinvol en leuk te maken.
Met betrekking tot de rolverdeling zegt Nijkamp: ‘Als je rol onduidelijk is, heb je eigenlijk ook niks toe te voegen. Op die manier worden mensen leeggezogen. Terwijl vergaderen hartstikke leuk kan zijn als alle deelnemers hetzelfde doel hebben en dat ook weten te bereiken. Dan geeft het juist energie.’ Door daarbij rekening te houden met de mindset van de deelnemers vergroot je de kans op een effectieve vergadering waar iedereen met een goed gevoel uitkomt. ‘Vergaderingen zijn vaak erg mechanisch, terwijl de emotionele en mentale kant ook heel belangrijk is’, meent Nijkamp.
Vergaderterroristen
Ook het elimineren van de belangrijkste irritatiebronnen draagt bij aan een fijnere vergader-ervaring. Een voorbeeld is de aanpak van zogenaamde ‘vergaderterroristen’. Dit zijn de mensen die een vergadering ‘kapen’ door dingen die niet op de agenda staan zomaar op tafel te gooien. ‘Hierdoor kunnen vergaderingen uitlopen en dat zorgt bij veel mensen voor irritatie’, zegt Nijkamp.
Een goede oplossing is de parkeerplaats. De leider van de vergadering geeft dan aan dat het idee even geparkeerd wordt – dit kan vrij letterlijk op bijvoorbeeld een groot vel papier – en dat het in de laatste fase van het overleg besproken zal worden. ‘Daarmee behandel je iemand met respect en zorg je er tegelijkertijd voor dat je verder gaat met de agenda.’
Verschillen
Bovenstaande tips kunnen in principe bij alle soorten vergaderingen worden toegepast. Hoewel er natuurlijk wel specifieke aandachtspunten zijn voor fysiek, online of hybride vergaderen, maakt de vorm in feite niet veel uit. Nijkamp vertelt: ‘In de basis is er niet veel verschil tussen online en offline vergaderen. Je moet nog steeds nadenken over waarom je wil vergaderen, wie erbij moet zijn en wat je doel is. Je gaat pas kijken naar de invulling en de middelen als je hebt besloten dat een vergadering inderdaad noodzakelijk is.’
