Jouw manager deelt mee dat we voortaan met een nieuwe applicatie gaan werken. Hij is dolenthousiast over alle mogelijkheden die de app biedt. Succes ermee allemaal.
Je googelt vervolgens een gebruiksaanwijzing of een tutorial op Youtube en gaat er met gezonde tegenzin mee aan de slag. Twee weken later roep je in een meeting: ‘sorry, maar dit werkt niet voor mij.’
Nieuwe wereld
Wat hier misgaat is dat managers soms vergeten dat een nieuwe applicatie meer is dan een stuk gereedschap. Het is net als het kantoor zelf een omgeving die we moeten leren gebruiken, waar we onderling regels moeten formuleren over hoe we het gaan gebruiken. Daarin verschilt de online wereld niet van een fysieke.
Alleen moeten we hier de regels nog vaststellen op een heel basaal niveau. Iedereen weet dat de vergaderzaal niet de plek is om je werkplek in te richten. Maar die vanzelfsprekendheid is er niet – of in elk geval minder – in een nieuw programma. Weet jij veel waar je je bestand moet neerzetten in de nieuwe database.
Elke keer als er een nieuwe app of platform komt moeten worden genomen moeten al die gebruiken en regels geformuleerd: of het nu gaat om een boekhoudprogramma, e-mail, Slack of Dropbox. Iedereen moet leren: zo doen we dat hier. 
En dat is op zich niet gek stelt Reshan Richards, docent aan Columbia University en co-auteur van het boek Blending Leadership: Six Simple Beliefs for Leading Online and Off. ‘In de fysieke wereld weten we vaak precies we moeten handelen. Ook zijn de regels duidelijk. Kom je op een conferentie een zaaltje binnen met twee stoelen op het podium, dan ga je daar als bezoeker niet zitten, want je weet dat dat niet de bedoeling is.’
Binnen applicaties kennen we de gebruiken nog niet. Als we daar iets meer aandacht aan geven, scheelt dat een hoop ellende en geld. Het is één van zes de punten die Richards in zijn boek onder de aandacht brengt. Hoewel Richards’ boek vooral geschreven is om ‘leiders’ in het onderwijs te helpen om te gaan met verschillende niveaus van digitale geletterdheid, is zijn boek net zo goed van toepassing op bedrijven.
Stephen J. Valentine en Dr. Reshan Richards, Blending Leadership: Six Simple Beliefs for Leading Online and Off
