Steeds minder bedrijven hebben netwerkbeheer en andere ict-activiteiten in eigen huis. Ict is een facilitaire dienst geworden. Dat betekent dat je als organisatie ict-projecten moet aanbesteden. Hoe doe je dat? Enkele vuistregels en valkuilen.
Aanbestedingsprocedures voor ict zijn, zoals alle aanbestedingen, aan regels gebonden. Die regels zijn het strengst voor (semi)overheden, die zich bij aanbestedingen boven een bepaalde financiële drempel moeten houden aan de Europese aanbestedingsrichtlijnen, met als uitgangspunt de beginselen van objectiviteit, transparantie en non-discriminatie. Ook bedrijven moeten rekening houden met de beginselen van het aanbestedingsrecht. Doen zij dat niet, dan kan in het uiterste geval de aanbestedingsprocedure door de rechter worden afgebroken. Bij kleine bedrijven zal een rechter zich coulanter opstellen, maar ondernemingen met een machtige marktpositie lopen aanzienlijke risico's.
Sommige beginselen zijn vanzelfsprekend. De aanbesteder moet voor de gegadigde leveranciers een gelijk speelveld creëren. De vraagspecificatie dient ondubbelzinnig te zijn en informatie te bevatten over technische en functionele specificaties, zodat potentiële leveranciers in gelijke mate de gelegenheid hebben een concurrerende prijsaanbieding te doen. Het wijzigen van selectie- en gunningscriteria te wijzingen tijdens het selectieproces geldt als een doodzonde, omdat daarmee gebroken wordt met de precontractuele goede trouw. Andere regels liggen minder voor de hand. Wie ze niet kent, kan ongewild in de problemen komen. Enkele tips:
1) Schrijf geen merken voor
Het kan best zijn dat u een voorkeur heeft voor Windows Vista, maar vermijd het noemen van de naam in de omschrijving van de technische specificaties. Dat mag namelijk niet – zeker niet in het geval van een Europese aanbesteding – en kan u ernstig in de problemen brengen. Dat ondervond het waterschap Zuiderzeeland, dat in een Europese aanbesteding voor nieuwe werkapparatuur expliciet vroeg naar systemen waarop Vista is geïnstalleerd. Het programmabureau Nederland Open in Verbinding (NOiV), dat strijd voor uitwisselbaarheid van documenten tussen overheid en burger, tekende onmiddellijk bezwaar aan. Eerder gispte het NOiV de gemeente Utrecht, die in een aanbesteding expliciet om Oracle had gevraagd. Als het echt niet anders kan, wil de wetgever het noemen van merken door aanbestedende diensten door de vingers zien, maar de bewijslast ligt in zo'n geval bij de aanbesteder. Vertrouw er niet op dat u er mee weg komt. Er bestaat in Nederland nog maar weinig jurisprudentie op dit vlak. Er zijn vooral uitspraken gedaan door lagere rechters.
Heeft u juist genoeg van Microsoft en andere dominante marktpartijen, en wilt u uw computers laten draaien op open source-software? Dat kan, maar noem in de technische specificaties geen namen als Linux of Unix. Een besturingsysteem met een vrije broncode is weliswaar geen merk, maar het noemen van bijvoorbeeld Linux zet leveranciers die hier niet mee werken op een achterstand. Ter vergelijking: in de specificaties van een bouwaanbesteding mag gevraagd worden om duurzaam hout, maar het noemen van een keurmerk is taboe.
2) Maak onderscheid tussen selectie- en gunningscriteria
Selectiecriteria dienen ter beoordeling van de geschiktheid (in technisch en financieel opzicht) van de gegadigden om de opdracht te kunnen uitvoeren. Aan de hand van de gunningscriteria wordt beoordeeld welke leverancier de winnende prijsaanbieding heeft gedaan. Bij ict-aanbestedingen is het onderscheid tussen deze criteria niet altijd even helder. Toch is het belangrijk om ze, waar mogelijk, uit elkaar te houden. Neem het onderscheid als vertrekpunt en wijk daar alleen van af onder bijzondere omstandigheden.
Vanzelfsprekend mag je van een leverancier eisen dat hij aantoont dat hij vakbekwaam is en over voldoende ervaring beschikt. Dat kan bijvoorbeeld met een lijst van werken, referenties, of functionarissen. Dit geldt als een bonafide selectiecriterium. Deze informatie mag echter niet worden gebruikt in de volgende fase van de aanbesteding, de gunning. Een lastige regel, want het is verleidelijk om bij het gunnen van de opdracht rekening te houden met de personen (of het team) die de klus moeten klaren. De wetgever denkt daar anders over. Aanbieder en aanbieding zijn twee verschillende dingen.
3) Voorkom afhankelijkheid van de leverancier
Het loont om bij het aanbesteden van een ict-project vooruit te denken. Software is voor veel ondernemingen immers een van de belangrijkste productiemiddelen. Een kleine tot middelgrote onderneming maakt al gauw gebruik van drie tot meer dan tien softwarepakketten van branche- of procesgestuurde bedrijfssoftware. Daarnaast gebruiken ondernemingen generieke kantoorsoftware zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Het is goed denkbaar dat u over een aantal jaar het systeem wil uitbreiden of aanpassen. In dat geval moet worden voortgebouwd of aangesloten op de bestaande software. Dat kan problematisch zijn.
Gebruikers van software hebben normaal gesproken niet de intellectuele eigendomsrechten van de software, alleen het gebruiksrecht over de zogenoemde ‘objectcode'. De veel belangrijker broncode, die u nodig heeft om wijzigingen uit te voeren, is eigendom is van de leverancier. Op zo'n moment bent u gedwongen om opnieuw met de oude leverancier in zee te gaan, of met hem te onderhandelen over de toegang tot de broncode.
Dit kunt u voorkomen door de toegang tot de broncode al tijdens de aanbesteding te regelen. Een optie is om de broncode onder te brengen bij een derde partij middels een ‘escrow regeling'. Bij zo'n regeling wordt de broncode door de leverancier gedeponeerd bij een onafhankelijke escrow-agent. Doordat de gebruiker onder bepaalde voorwaarden toegang heeft tot het depot – bijvoorbeeld wanneer de leverancier door faillissement geen onderhoud meer kan verrichten – blijft de continuïteit van de bedrijfssoftware en de daarmee samenhangende bedrijfsprocessen gewaarborgd.
4) De concurrentiegerichte dialoog
In de bouw is het steeds gebruikelijker om bij aanbestedingen geen gedetailleerd bestek op te stellen, maar een globaal en functioneel programma van eisen. Bij ingewikkelde ict-aanbestedingen is dat ook een mogelijkheid. De Europese aanbestedingsregels bieden hiervoor de mogelijkheid van de ‘concurrentiegerichte dialoog'. Als u als opdrachtgever niet precies weet wat de beste technische oplossing is voor uw ict-behoefte, kunt u leveranciers uitnodigen om op basis van een globale probleemstelling oplossingen voor te stellen. Voorwaarde is dat van deze gesprekken een verslag gemaakt wordt en dat de meedingende leveranciers geen vertrouwelijke informatie over elkaar ontvangen. De concurrentiegerichte dialoog is de eerste fase van een aanbestedingstraject en dient als basis voor een concretere vraagspecificatie.
De gemeenten Amsterdam en Dordrecht hebben met deze methode grote ict-projecten aanbesteed. Rijkswaterstaat organiseerde met een concurrentiegerichte dialoog de uitbesteding van het beheer en onderhoud van het eigen ict-netwerk.
5) Stel geen disproportionele eisen
De eisen die u stelt aan technische -en beroepsbekwaamheid van de leverancier moeten in redelijke verhouding staan tot de opdracht. Hetzelfde geldt voor financiële draagkracht. Als u een project van een miljoen aanbesteedt, is het redelijk om te eisen dat de leverancier ervaring heeft met projecten van maximaal een half miljoen tot zes ton, of een jaaromzet heeft van die orde van grootte. Eist u tachtig of negentig procent, dan wordt dat gezien als disproportioneel.
Met dank aan Frank van den Assem, advocaat aanbesteding en mededinging bij Poelmann van den Broek advocaten, en de ict-adviseurs.
De techniek
Als manager of ondernemer hoeft u geen ict-specialist te zijn. Toch is het onverstandig om u geheel over te leveren aan de grillen van de leverancier. Die kiest het liefst een volledig op maat gesneden pakket met een woud aan functionaliteiten en een bijbehorend kostenplaatje. In de meeste gevallen is dat nergens voor nodig. Generieke, gestandaardiseerde software voldoet vaak prima. Automatisering is als een auto. Die moet je van A naar B brengen. De rest is luxe. Laat dat het belangrijkste uitgangspunt zijn bij de selectie van software en ict-diensten. Houdt een paar eenvoudige ‘knock out criteria' in acht:
– ERP-pakket nodig? Als u op order produceert valt tachtig procent van de pakketten af, inclusief de marktleiders. Het populaire SAP kan bijvoorbeeld heel erg veel, maar is ook kostbaar en ingewikkeld. Eigenlijk worden de functionaliteiten van SAP alleen ten volle benut door bedrijven die op voorraad produceren. De verhalen over mislukte SAP-implementaties zijn bovendien talrijk. Een bekend horrorverhaal is dat van spijkerbroekengigant Levi's, dat in 2007 wereldwijd een SAP ERP-systeem invoerde. Door de resulterende it-problemen moest het bedrijf het transport bij drie grote distributiecentra in de VS een week stil leggen. Klanten annuleerden massaal orders. Het gevolg: een winstval van 98 procent in het tweede kwartaal van 2007.
– CRM-pakket nodig? Net als bij de aanschaf van een ERP-systeem geldt ook hier dat u zich eerst moet afvragen hoe uw bedrijfsvoering in elkaar zit en hoe ict daaraan bij kan dragen. Bent u bijvoorbeeld niet continu bezig met het zoeken van nieuwe business mogelijkheden, maar leunt uw bedrijf vooral op trouwe klanten, dat laatste geval valt de meerderheid procent van de complexe softwarepakketten af. Een eenduidige visie maakt duidelijk waar uw organisatie naar toe gaat, voorkomt teleurstellingen, en vereenvoudigt de implementatie van het nieuwe systeem.
– Goedkoop is duurkoop. Selecteren op de laagste prijs zorgt bij het inkopen van diensten zelden voor een bevredigend resultaat. Bij ict is dat niet anders. Zoek liever een partner. Vraag u af wat de bijdrage van de leverancier kan zijn aan uw bedrijfsvoering en geef de leverancier de ruimte om die meerwaarde te bieden. Voor sommige opdrachtgevers kan het interessant zijn om de ‘speeltuin' te zijn van de leverancier, die tenslotte ergens zijn nieuwste snufjes moet testen. In ruil daarvoor wil de leverancier vast wel iets van de prijs af doen. Houd er wel rekening mee dat in een speeltuin ongelukjes gebeuren.
Met dank aan Wiebe Zijlstra (ZBC consultants) en Roel van der Molen (Slash2)
