Vergaderen? Dat doen we over een aantal jaar allemaal virtueel. Let wel op de volgende negen aandachtspunten. 'Haal alle achtergrondgegevens weg.'
Verschillende trends vragen steeds meer om virtueel vergaderen, omdat we ons niet meer in dezelfde ruimte bevinden. Denk aan outsourcing, telewerkers en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hoewel het net lijkt alsof we gewoon met z'n allen rond de tafel zitten, zijn er voor videoconferencing toch een aantal aandachtspunten. QM (Qualtity of Meetings), vakblad voor de meeting planner, zet ze voor u een rijtje.
1. Maak oogcontact
In een videosetting is oogcontact even belangrijk om begrip en overtuigingskracht over te brengen. U kijkt in de camera en niet naar het scherm. Het makkelijkste is om de camera midden bovenop het videoscherm te plaatsen, dan gaat dat vrij natuurlijk.
2. Vermijd zenuwtrekjes en scheve gezichten
Alle deelnemers zijn tegelijk te zien. We hoeven tenslotte maar naar één punt te kijken: het videoscherm. Al dan niet in close-up. De focus op elkaars mimiek is daarom groter dan in een fysieke vergadering. Trek dus niet uw wenkbrauwen lelijk op en rol niet met uw ogen als een deelnemers iets minder intelligents zegt.
3. Geen overbodige geluiden
Geluid komt veel duidelijker over in een virtuele vergadering, doordat de microfoon ieder klein geluidje versterkt. Een verveelde zucht of stiekem gefluister is voor de deelnemers aan de andere kant van het scherm duidelijk hoorbaar.
4. Spreek duidelijk
Het is wel zo fijn als u aangenaam geluid produceert voor de andere deelnemers. Stel daarom uw microfoon juist af.
5. Gebruik het visuele aspect
Het is mogelijk om non-verbaal te communiceren, maak daar dan ook gebruik van. Moedig uw gesprekspartners aan actief deel te nemen, bijvoorbeeld door te knikken als ze het gehoord hebben. U kunt ook informatie visualiseren met behulp van multimedia-materiaal zoals websites, videoclips, spreadsheets en powerpointpresentaties.
6. Gebruik van licht
Bekijk vooraf hoe het licht bij u naar binnen valt en pas de vergaderopstelling daar eventueel op aan. Zorg dat de gezichten goed uitkomen en dat (onverwacht) zonlicht gezichten niet verblindt. Een rolgordijn kan van pas komen.
7. Test de verbinding
Voorkom lastminute-paniek en controleer ruim van tevoren de verbinding en het nummer. Controleer ook of alle multimedia-materialen werken.
8. Verberg bedrijfsgevoelige informatie
Ook de ruimte achter u is vaak te zien voor de deelnemers die zich elders bevinden. Een flip-over met de nog niet bekendgemaakte resultaten moet u dus niet in de hoek laten staan. De documenten die u op tafel hebt liggen, zijn ook niet veilig.
9. Kies voor een neutrale achtergrond
Zorg voor een rustige, neutrale achtergrond die niet afleidt. Let ook op een eventuele bloempot of schilderij dat achter u hangt en er op video uit kan zien als een verlengstuk van uw hoofd.
