Hoe stelt u met succes de wanprestaties van een medewerker aan de kaak? Met deze trucjes wordt uw functioneringsgesprek pas écht effectief.
Ze worden boos, komen met een spervuur aan argumenten of gaan zelfs een potje zitten janken. U heeft het als manager vast wel eens meegemaakt. Zo’n functioneringsgesprek waarbij het er heet aan toegaat. Moeite mee? Toch is het zaak om uw klachten niet eindeloos lang onder het tapijt te schuiven, zegt Luc van Berkestijn. Gepensioneerd huisarts, communicatietrainer en auteur van het boek ‘Een goed gesprek’. Hierin worden managers, leidinggevenden en zelfstandige ondernemers in twee uur wegwijs gemaakt in de techniek van één-op-één gesprekken. “Een organisatie functioneert onvoldoende wanneer mensen op de werkvloer elkaar niet durven te vertellen dat er dingen niet goed gaan. Dan krijg je een roddelcultuur. Dit ondermijnt de sfeer en is desastreus voor de hele cultuur op de werkvloer.”
Functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek
Uitstellen is dan ook een veelgemaakte fout die managers maken. Ontevredenheid wordt opgespaard en ontpopt zich daarmee als een niet verzorgde wond die blijft door etteren. “Dit komt omdat managers bang zijn voor de reactie van de ander. Straks wordt hij boos, wat dan? Negen van de tien keer komt deze angst echter niet uit en blijkt het allemaal best mee te vallen. Daarbij is het natuurlijk wel zaak dat het je het goed en gestructureerd aanpakt.” Van Berkestijn hamert om te beginnen op een duidelijk onderscheid tussen een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek. Maak dit voorafgaande de conversatie goed duidelijk. Eerstgenoemde mag een wederzijds karakter hebben waarbij een manager iets zegt over de werknemer, die daar vervolgens weer op reageert. Een beoordelingsgesprek daarentegen heeft een meer hiërarchisch karakter. De manager velt zijn oordeel, de werknemer luistert. Vaak verzanden deze gesprekken echter in discussies. “En dat mag nooit zo zijn”, aldus de auteur.
Benoem feitelijk gedrag
Begin het gesprek met het opnoemen van het feitelijk gedrag. “Waarom kom je altijd te laat? is een verkeerde vraag. Zeg liever: gisteren was ik om half tien op je kamer en toen was je er niet. Vanmorgen hetzelfde verhaal. Terwijl we in ons startgesprek toch duidelijk hebben afgesproken dat we hier om negen uur beginnen. Dat je deze afspraak niet nakomt stemt me niet blij. Ik wil op je kunnen rekenen en zou het daarom zeer op prijs stellen als je op tijd begint. Zo benoem je eerst het feitelijke gedrag, zeg je daarna welke emotie het bij je oproept en welke betekenis dit heeft. Daarna ga je in op het gewenste gedrag. Op deze manier laat je weinig ruimte open voor discussie. En dat is goed, want dat wil je juist voorkomen.”
Tip: niet boos worden
Hoewel managers bij slechts een klein deel van alle functioneringsgesprekken worden getrakteerd op boosheid en verontwaardiging, is het uiteraard wel zaak dat u hierop voorbereid bent. De belangrijkste truc? Zelf vooral niét boos worden. Ook al is dat waarschijnlijk instinctief het eerste wat in u opkomt. Nee, het is incasseren en rustig doorvragen. “Een veelgebruikte techniek is het geven van gevoelsreflectie”, zegt Van Berkestijn. “Ik hoor dat u boos bent over datgene wat ik zojuist heb gezegd. Dat lijkt simpel en zelfs een open deur, maar als je dat niet zegt dan loop je het risico dat de medewerker er nog een schepje bovenop doet. Hij heeft dan het gevoel dat zijn boodschap niet of onvoldoende aankomt. Na het erkennen van het probleem vertel je dat je hem graag nog beter wil begrijpen. Vraag dus door. Wat maakt hem nu eigenlijk zo boos? Hierdoor kun je erachter komen wat de ander precies dwars zit. Zo zul je merken dat de boosheid waarschijnlijk snel weer wegebt en je weer op het niveau van een normaal gesprek zit.
Huilende collega's
Nog een situatie die bijna elke manager wel eens meemaakt in zijn carrière: de huilende collega. Nadat u het matige presteren aan de kaak heeft gesteld barst de persoon tegenover u in tranen uit. Ai, wat nu? “Huilen associëren we vaak met bedroefdheid. Dat is niet altijd juist. Zeker bij functioneringsgesprekken is de reactie er vaak ook eentje van boosheid. Op zo’n moment moet er weer een gevoelsreflectie plaatsvinden. Ik zie dat u geëmotioneerd bent. Kunt u daar iets meer over zeggen? Waar bent u precies zo verdrietig om? Geef de ander dus even de tijd om de emotie te voelen. Door rustig door te vragen en kalm te reageren toon je zorg voor een goede onderlinge verstandhouding en neemt de kans op wederzijds begrip toe.
”Bestel hier het boek 'Een goed gesprek'.
