Vraag
Een lezer ergert zich aan werknemers die ’s ochtends bij binnenkomst eerst een half uur staan te verlummelen bij het koffieapparaat en in het rookhok. "Ze praten dan bij. Gedurende de dag zijn er veel van dit soort rookpauzes. Daarnaast is er de gewoonte om elkaar te mailen bij wijze van chatten. De medewerker zit dan wel aan zijn bureau maar verstuurt wel zo’n 25 mailtjes naar dezelfde persoon. Onlangs is besloten dat het management er aandacht aan gaat besteden. Ik vraag me af hoe wij dit gedrag kunnen ombuigen, hoe vind je de meest effectieve manier en toon?"
Antwoord van de coach
Het management gaat er dus aandacht aan besteden. Maar ja, je hebt vele soorten aandacht. Ga je met mensen in gesprek en hoop je zo geleidelijk de zaak om te kunnen buigen? Of handhaaf je vanaf morgen met strakke hand de regels? Kies je voor polderen of voor zero-tolerance? Maar kunt u dat als manager zelf bepalen? Of moet je daarin als directie en management één lijn trekken? En zijn er ooit regels hierover afgesproken?
Stel: u kiest voor zero tolerance maar een collega-manager voor het poldermodel. Medewerkers van u worden direct aangesproken op gedrag dat door andere managers nog even door de vingers wordt gezien. Gedrag dat tot dan toe bovendien altijd geaccepteerd is en waarover niet is afgesproken dat het niet door de beugel kan. Dat kan dus niet. De eerste stap die u moet zetten is als management en directie samen af te spreken hoe u gaat sturen op ongewenst rook- en mailgedrag. En welke regels je samen wilt hanteren.
Zero-tolerance is de meest eenvoudige en wellicht de meest effectieve manier om te corrigeren als het alleen maar gaat om rook- en mailregels die worden overtreden. Maar dan moeten die regels wel bij iedereen bekend zijn. Zit er echter nog een probleem achter (vervelen mensen zich, voelen ze zich niet serieus genomen of zijn ze niet gemotiveerd?) dan los je dat probleem niet op door alleen maar hard te sturen op het naleven van de huisregels. Dan kun je met polderen meer bereiken.
Mijn advies: doe het allebei. Gebruik hiervoor een bijeenkomst (bijvoorbeeld afdelings-of teamoverleg):
1 Vertel wat u uw medewerkers ziet doen (hun rook- en mailgedrag);
2 Geef aan welke indruk dat u geeft: dat ze het niet druk genoeg hebben of dat ze ongemotiveerd zijn bijvoorbeeld;
3 Check hoe zij dat zelf zien en of het beeld dat u heeft ook klopt;
4 Mocht er inderdaad sprake zijn van verveling of andere onderliggende problemen, ga dan niet in discussie, maar zeg dat u daar graag later met ze over wilt praten;
5 Controleer of iedereen de regels kent. Licht de regels kort toe en maak een afspraak met de groep dat zij zich eraan houden;
6 Vertel hoe u als leidinggevende erop toe ziet dat deze afspraken worden nagekomen.
Op deze manier heeft u een situatie gecreëerd die het u mogelijk maakt om te gaan sturen. Vervolgens kunt u de rest van de bijeenkomst gebruiken om de problemen die zijn geparkeerd rustig met door te spreken.
Daarna begint het echte werk voor u pas. U zult continu medewerkers direct en onmiddellijk moeten aanspreken als zij de afspraken niet nakomen. Voor uw gevoel zult u even politieagent moeten zijn. Maar u zult zien dat u na verloop van tijd steeds minder hoeft te corrigeren.
