Veel mensen smachten ernaar om weer naar kantoor te mogen. Maar iedereen is het erover eens dat ‘kantoor’ nooit meer wordt zoals het was. Corona heeft bedrijven gedwongen hun manier van werken aan te passen. Een deel van die aanpassingen – vooral waar het gaat om digitaal werken – blijft ook na de lockdown bestaan. We hebben er met zijn allen de voordelen van ontdekt. Vergaderingen via Zoom of Teams zijn vaak korter, het ontbreken van reistijd levert tijdwinst op voor andere zaken. Locaties bekijken via een 360-video blijkt een stuk handiger dan ze stuk voor stuk te bezoeken. Om maar een paar voorbeelden te noemen.
Ook organisaties die niet helemaal dicht moesten hebben zich de afgelopen maanden aangepast. Het leidde tot allerlei innovaties. Nooit eerder hebben we zoveel online geshopt en betaald. We kregen sensoren op sommige plekken om te kijken of mensen wel genoeg afstand bewaarden. Of dat studenten tijdens digitale tentamens wel alleen in hun kamer zaten. Ook hadden veel restaurants plotseling digitale menukaarten in de maanden dat ze (weliswaar met allerlei beperkingen) weer even open mochten zijn. Ook dit is maar een willekeurige greep.
Einde van de pandemie is niet het einde van de disruptie
Grote vraag is wat er straks van die innovaties overblijft. Kunnen ze verder worden ontwikkeld om er ook in de toekomst ons voordeel mee te doen? Het zijn vragen waar managers nu mee aan de slag moeten, schrijven vier marketing en tech-experts in MIT Sloan Management Review. Volgens Gerald C. Kane, hoogleraar Informatiesystemen aan Boston College, Deloitte-onderzoekers Rich Nanda en Anh Phillips, en Jonathan Copulsky, senior lector marketing aan Northwestern University betekent het einde van de pandemie namelijk niet dat de periode van disruptie voorbij is. Verre van zelfs.
In hun boek The Transformation Myth: Leading Your Organization Through Uncertain Times dat binnenkort uitkomt roepen ze managers en ondernemers op de komende maanden te benutten om na te denken. Organisaties moeten zich voorbereiden op het nieuwe kantoor. Of liever: op de nieuwe werkplek waar zich straks weer honderdduizenden mensen zullen melden. Is die plek klaar voor de stormachtige ontwikkelingen die nog zullen volgen?
Niet alleen de digitale disruptie zal doorzetten, we moeten ook rekening houden met meer sociale onrust, waarschuwen de onderzoekers. De ongelijkheid tussen bevolkingsgroepen en tussen landen is door de pandemie sterk vergroot. De politieke verdeeldheid is toegenomen, veel regeringsleiders leken de afgelopen maanden uitsluitend bezig met ‘eigen bevolking eerst’. Tegelijkertijd tikt de klok als het gaat om het bestrijden van de klimaatcrisis. Die zal leiden tot meer natuurrampen en tot mogelijk miljoenen mensen die daarvoor op de vlucht zullen slaan.
Op weg naar de nieuwe hybride werkelijkheid
Tot zover de grote onderliggende ontwikkelingen. Bedrijven moeten daar zeker mee aan de gang, maar first things first. Ga eerst eens kijken waar je bedrijf of organisatie nu staat, zeggen de onderzoekers. Zet als manager goed op een rijtje wat de voor- en nadelen zijn als werknemers gedeeltelijk thuis en gedeeltelijk op kantoor gaan werken. Want dat is de nieuwe hybride werkelijkheid waar we naar toegaan. Hoe ga je dat als bedrijf organiseren? Wat is de goede verhouding? Een of twee dagen thuis? Of is drie of vier ook een optie?
Meer dan zestig procent van de werkgevers denkt dat twee tot drie dagen thuis werken normaal wordt
In Nederland denkt 90 procent van de werkgevers dat hun medewerkers straks één dag per week thuis (willen) blijven werken, blijkt uit onderzoek in opdracht van kantoorinrichter Ahrend onder 200 grote bedrijven. ‘Meer dan 60 procent denkt dat het twee tot drie dagen zal zijn.’ De meerderheid van de werkgevers gaat ervan uit dat het huidige kantoor aangepast moet worden: ‘41 procent denkt dat de open kantoortuinen, met zoveel mogelijk medewerkers, op zo mogelijk vierkante meters, hun langste tijd nu echt hebben gehad. Ze zullen worden ingericht met meer afgesloten werkruimtes ten behoeve van geconcentreerd werken en videobellen.’
Bedrijven moeten de schade die is aangericht herstellen
De werkplaats opnieuw inrichten is één ding, maar vergeet het achterstallige onderhoud aan je processen niet, zeggen de Amerikaanse experts in MIT Sloan. Dat vele thuiswerken heeft, naarmate we het langer moesten doen, ook schade aangebracht. Ze noemen vier terreinen waarop herstelwerkzaamheden, zo blijkt uit hun onderzoek, hard nodig zijn:
#1. Innovatie: het aantal contacten tussen medewerkers die op afstand van elkaar werken neemt af. Met sommige collega’s heb je nog wel nauw contact, maar met veel anderen verwatert het in de loop van de tijd. Dit heeft nadelige gevolgen voor innovatie en voor het delen van kennis.
#2. Het starten van nieuwe projecten: Grote projecten die al gaande waren, liepen geen schade op doordat mensen die erbij betrokken waren op afstand van elkaar werkten. Maar het opstarten van nieuwe projecten blijkt een ander verhaal. Dat is lastiger en zorgt voor meer stress.
#3. Cultuur: het neerzetten en onderhouden van de bedrijfscultuur is virtueel lastig, zo niet onmogelijk, constateerden meerdere werkgevers die de onderzoekers hierover spraken. De sfeer op kantoor, maar ook hoe mensen zich kleden, doet er niet meer toe als mensen vanuit huis werken. Het gebrek aan een duidelijke cultuur levert vooral problemen op bij het inwerken van nieuwe mensen.
#4. Mentorschap en coaching: Werknemers, vooral de jongeren, krijgen minder begeleiding en steun wanneer ze thuiswerken, minder dan toen iedereen nog gewoon op kantoor was in ieder geval. Door het gebrek aan feedback kunnen ze zich minder goed ontwikkelen tot volwaardige medewerkers of tot de leiders van de toekomst. Dit kan hun carrière op de lange termijn schaden.
Een dagje naar kantoor komen scheelt al
Onderzoek in Azië, waar de pandemie in sommige landen al een paar maanden over haar hoogtepunt heen is, toont aan dat één of twee dag per week naar kantoor komen, al zorgt voor meer onderling contact. Volgens Humanyze, een groot Amerikaans softwarebedrijf dat veel onderzoek doet op werkgebied, namen de toevallige ontmoetingen tussen werknemers binnen korte tijd met 25 procent toe. En juist dat soort contacten is een belangrijke voedingsbodem voor innovatie.
Pop-up-kantoorruimtes in een park in de hete zomermaanden
De Amerikaanse onderzoekers adviseren om het nieuwe kantoor vooral flexibel te maken. Met aparte ruimtes om te brainstormen, om een workshop te geven of om een dagelijkse standup-meeting te organiseren. Het zou bijvoorbeeld weleens handig kunnen zijn om dat ook van seizoen tot seizoen te veranderen. ‘Zolang Covid-19 onder ons is, zou je dan bijvoorbeeld in de winter minder op kantoor komen vanwege een groter besmettingsgevaar. Of je zou in de hete zomermaanden pop-up-kantoorruimtes in een park kunnen regelen, iets wat in Amerika afgelopen jaar al hier en daar gebeurde.’
Los van corona, flexibiliteit is ook nodig omdat de digitalisering in de toekomst nog verder zal gaan. Managers moeten daarom ook nadenken over het werk zelf. Niet alleen over de plek waar je dat doet of de mensen die daar al dan niet naar toe komen. Maar ook over óf en hoe je dat werk straks gaat doen. Met robotisering en kunstmatige intelligentie zal de komende jaren steeds meer mogelijk worden. Wat dat betreft staan we met de revolutie op de werkvloer nog maar aan het begin.
