Eigen medewerkers die – bedoeld of onbedoeld – op Twitter, Facebook of Hyves uw reputatie te grabbel gooien. Hoog tijd voor richtlijnen dus. Zo ziet een social media-code eruit.
Een praktijkvoorbeeld: op 1 september van dit jaar bericht NRC Handelsblad dat districtchef Gerda Dijksman van de regiopolitie Zuid-West Drenthe in opspraak is gekomen. In één van haar tweets had Dijksman de PVV ‘fascistisch’ genoemd. Letterlijk schreef ze: ‘de politiek is nu goed wakker en buitelt over elkaar als het gaat om de terechte zorg voor fascistische PVV’. Geert Wilders is er uiteraard als de kippen bij om het ontslag van Dijksman te eisen. Dat gebeurt niet. De districtchef ontsnapt met een flinke reprimande van de minister van Binnenlandse Zaken, haar werkgever.
Richtlijn voor zakelijk gebruik
Had men dit voorval bij de politie nu kunnen voorkomen? Ja, zegt Charles Huijskens. Hij schreef het boek Code Sociale Media – richtlijnen voor zakelijk gebruik. “Social media bestaan nu eenmaal en als bedrijf heb je daar mee te dealen. Als communicatieman word ik vaak ingeschakeld wanneer het, zoals bij dit voorbeeld, al mis is en organisaties de schade zoveel mogelijk willen beperken. Je kunt het echter beter voor zien. Simpel, door met elkaar om tafel te gaan zitten en afspraken te maken”, aldus Huijskens. Het gebruik van social media op de werkvloer verbieden is overigens de oplossing niet. Veel jonge kenniswerkers zullen om die reden niet voor uw bedrijf willen werken, zo berichtte MT eerder dit jaar.
Verenigde Staten lopen voorop
Maar toch. Twitteren in de tijd van de baas, op de computer van de baas met verhalen over de baas. Mag dat? Bedrijven weten het nog niet, zegt Huijskens. Dat er behoefte is aan richtlijnen, blijkt wel uit de social media-code die vakbond CNV deze zomer opstelde. Deze voorbeeldcode werd in enkele maanden tijd al 10.000 keer gedownload. “Hoewel het gebruik van social media in Nederland al flink is ingeburgerd, lopen we niet voorop met het opstellen van richtlijnen voor medewerkers. Dat is in de Verenigde Staten wel anders. Daar moeten veel medewerkers een contract tekenen waarin ze moeten beloven om zich op Twitter en Facebook aan de zogeheten kernwaarden van de onderneming te houden. Je wordt zelfs geacht om op social media de loftrompet over het bedrijf te steken. In Nederland zijn we daar van oudsher minder dol op. Toch zien wel steeds meer bedrijven in dat het belangrijk is om hierover goede afspraken te maken.”
TNT als voorbeeld
TNT loopt daarin voorop. Het bedrijf heeft een modelcode opgesteld dat volgens Huijskens als voorbeeld voor de rest van corporate Nederland gesteld mag worden. “Het is wat concreter en duidelijker dan de voorbeeldcode die het CNV heeft gemaakt. Langer dan één velletje, maar ook weer geen heel boekwerk. TNT geeft hierin aan dat het de eigen medewerker wil helpen om de mogelijkheden van social media optimaal te benutten en minder aangename ervaringen te voorkomen. Ze hebben vooral betrekking op de persoonlijke activiteiten van mensen op de kanalen van social media, zowel op het werk als in de vrije tijd.”
In haar code begint TNT met een korte introductie over social media en de voordelen die het voor mensen kan opleveren. Het bedrijf geeft daarbij meteen aan dat het de eigen medewerkers niet de les wil lezen en daarom bewust kiest voor richtlijnen in plaats van algemene regels waar niet vanaf geweken mag worden. Vervolgens komen aan bod:
1. De TNT-principles
Dit zijn de kernwaarden van ons bedrijf. Zo gaan we met elkaar, onze klanten en andere belanghebbenden om. Waarden die ook op Twitter, Facebook en Hyves van toepassing zijn.
2. Geef aan dat je geen officiële woordvoerder bent
Richt je een blog, groep of website in met TNT als thema? Maak dan wel duidelijk dat het niet om een officieel communicatiekanaal van het bedrijf gaat. Een fiscaliseer maakt bovendien duidelijk dat het om persoonlijke opvattingen gaat en niet per definitie de visie van TNT vertegenwoordigt.
3. Naleving van TNT Brand guidelines
Het bedrijfslogo gebruiken mag, maar wel onder deze voorwaarden…
4. Houd rekening met de sociale omgeving
Social media zijn in feite niet anders dan andere sociale aangelegenheden. Gedraag je hier zoals je je tijdens vergaderingen, op de werkvloer met collega’s en op feestjes ook zou gedragen.
De code gaat verder met de contactgegevens van drie medewerkers die in geval van twijfel de aangewezen mensen zijn om vragen te beantwoorden. Tot slot is er nog een lijstje met do’s en don’ts. “Hiermee voorkom je als bedrijf veel narigheid. Medewerkers kunnen zo achteraf nooit beweren dat ze niet hebben geweten dat het niet was toegestaan”, aldus Huijskens.
Alles wat u moet weten over social media vindt u in het speciale dossier op MT.nl.
Lees ook:
- Twitterende medewerker is goud waard
- Gebruik social media intern
- Slideshow: neptweets met impact
- Zo promoot u uzelf via social media
- Genereer extra omzet met Twitter
- Een sollicitatiebrief van 140 tekens
-
Gebruik Twitter als klantenservicekanaal
