Onder invloed van de tegenvallende economie gaan bedrijven weer letten op wat ze uitgeven, en vooral waaraan. Er is zelfs een mooi woord voor: spendmanagement. Maar bottomline vallen de resultaten vooralsnog een beetje tegen.
De mooie omzetcijfers van Unilever een jaar of vier geleden maakten maar weinig indruk op beleggers. Die interesseerden zich meer in beursgenoteerde dotcommers. Unilever was oude economie en dus niet sexy. Het aandeel zakte in. Zo kon het niet langer. De directie wilde bewijzen dat Unilever ook interessante groeicijfers kon realiseren en dus werd de totale bedrijfsvoering tegen het licht gehouden, te beginnen met de inkoop. Hoofd inkoop John Rothenberg kreeg drie jaar de tijd om 1,75 miljard euro te bezuinigen. “Het zou een gigantische operatie worden,” vertelde Rothenberg onlangs op het jaarcongres van de Nederlandse Vereniging van Inkopers (NEVI). Unilever koos er niet voor om leveranciers uit te
knijpen, maar om verstandiger in te kopen. Vanuit een heuse warroom in Connecticut ging Unilever eerst al zijn uitgaven analyseren. Daarbij kwamen al meteen opmerkelijke feiten aan het licht. Rothenberg: “We bleken erg deskundig te zijn als het ging om het inkopen van verpakkingen en grondstoffen voor onze producten, maar op het gebied van computers en kantoorbenodigdheden bakten we er niets van.”
Unilever gaf daar zelfs meer geld aan uit dan aan grondstoffen voor zijn artikelen.
En dus werd besloten om minder versnipperd in te kopen, onder meer aan de hand van elektronische veilingen en een gedetailleerd informatiesysteem dat inzicht verschafte in de uitgaven van alle vestigingen van Unilever. “Verstandig inkopen is 5 procent transpiratie en 95 procent informatie,” benadrukt Rothenberg. Rothenberg had verwacht dat het een race tegen de klok zou worden, maar eerder dit jaar kwam de finish al in zicht en inmiddels wordt het inkoopbeleid voor de toekomst uitgestippeld.
Veel bedrijven hadden tot voor kort geen enkel idee van hun uitgaven. Onder invloed van de tegenvallende economie verandert dat nu heel snel. Analisten verwachten dat in 2005 vrijwel iedere grote onderneming maatregelen heeft genomen om verstandiger in te kopen. Inkoopmanagement wordt daarbij steeds belangrijker, zegt Jan Telgen, hoogleraar van de Faculteit Technologie & Management van de Universiteit Twente. “Het is al een aantal jaren aan de gang. Je ziet het vooral aan de recente benoemingen van een chief procurement officer, die deel uit maakt van de raad van bestuur of daaraan rapporteert.”
Besparing
Telgen zegt dat door verstandig in te kopen bedrijven forse besparingen kunnen realiseren. In productiebedrijven wordt alleen al ruim 70 procent van de omzet ingekocht en in de dienstverlenende sector circa 40 procent. Door te besparen op inkoop kunnen ondernemingen het bedrijfsresultaat sneller verbeteren dan door de omzet te verhogen of door het personeelsbestand in te krimpen. Een besparing van 5 procent op de totale facilitaire kosten geeft volgens Telgen hetzelfde resultaat als een omzetverhoging van 30 procent. In Nederland zou op jaarbasis alleen al zo'n 5 miljard euro bespaard kunnen worden op 'facilitaire inkoop', artikelen die niet voor de productie bestemd zijn.
Ook het adviesbureau A.T. Kearney heeft onlangs uitgerekend dat Nederlandse bedrijven makkelijk 10 procent kunnen besparen op hun inkoopkosten en hun brutowinst met 20 procent kunnen verhogen. Nederlandse bedrijven blijken zich bewust van de potentiële verbeteringen op inkoopgebied, maar zijn vaak niet in staat die uit te voeren. A.T. Kearney heeft de inkoopprestaties van 69 Nederlandse bedrijven afgezet tegen de inkoopprestaties van grote internationale ondernemingen. De grootste achterstand ligt bij financiële instellingen, bedrijven in de detailhandel, de amusementsindustrie en de massaproductie. Reden: gebrek aan tijd en expertise om leveranciers met elkaar te vergelijken.”Ondernemingen doen veel te weinig aan sourcing, het zoeken van de juiste leveranciers,” zegt Roelof Lamberts, marketingdirecteur van handelssoftwarefabrikant Ariba Benelux. “Omdat men al jarenlang zaken doet met dezelfde leverancier, vragen bedrijven zich zelden af of er goede alternatieven zijn.” Lambert's bedrijf Ariba signaleerde die tekortkoming halverwege de jaren negentig en introduceerde software waarmee de uitgaven van grote ondernemingen inzichtelijk kunnen worden gemaakt.
Vriendje
Ariba levert zogenoemde e-procurement software. Daarmee kunnen niet alleen alle uitgaven van de onderneming in kaart worden gebracht, maar kan ook online ingekocht worden. Ariba heeft een leveranciersnetwerk met 44.000 aangesloten bedrijven op elk gebied. De software kan inkopers ook beperkingen opleggen. Bij een bestedingslimiet van bijvoorbeeld 10.000 euro moet eerst toestemming aan superieuren worden gevraagd. Ook allerlei voorwaarden in contracten kunnen elektronisch worden vastgelegd, zodat een inkoper niet zomaar een willekeurig vriendje kan inschakelen om bordkarton in te kopen. In de loop der jaren is de productportfolio van Ariba steeds verder uitgebreid, onder meer met modules voor het kopen van vliegtickets. De nieuwste software van het bedrijf beantwoordt helemaal aan de eisen van goed enterprise spend management. Inkopers krijgen antwoorden op vragen als: Wat is de totale uitgave per leverancier?
Aan welke leveranciers geven we het meeste geld uit? Welke goederen kopen we bij hen? En komen de prijzen die we gefactureerd krijgen eigenlijk wel overeen met het raamcontract dat is afgesloten? Daarnaast biedt de software mogelijkheden voor supplier relation-ship management, oftewel de communicatie met leveranciers.
“De inkoper is een relatiewerker geworden,” vertelde Annemieke Roobeek van de Universiteit Nijenrode op het congres van de NEVI. “Door de globalisering kan hij overal in de wereld inkopen.” Ariba introduceerde in dit verband al eens software voor elektronische marktplaatsen, waar leveranciers en inkopers zaken met elkaar kunnen doen, maar die markt is op enkele uitzonderingen na niet van de grond gekomen. Vandaar dat bedrijven als Ariba, Oracle, Ketera Technologies, Informatica, Peoplesoft en ook SAP zich steeds meer concentreren op de inkoopprocessen bij de ondernemingen zelf. Marktvorser Gartner verwacht dat in 2005 30 procent van de grote ondernemingen met spend management software zullen werken.
Papierwerk
'Spend management software' is vooralsnog alleen weggelegd voor grote ondernemingen. Dat komt door de noodzakelijke en kostbare integratie met back officesystemen, zoals de crediteurenadministratie. Volgens hoogleraar Jan Telgen van de Universiteit Twente gaat het vaak om maatwerk vanwege de uiteenlopende financiële systemen waaruit de gegevens gehaald moeten worden. “De technologie is nog in ontwikkeling,” zegt hij. Vandaar dat e-procurement lang niet altijd aan de verwachtingen voldoet. De software neemt wel veel papierwerk uit handen, maar meer ook niet. “Online inkopen levert vooral tijdwinst en efficiency voordelen op. Kijk je daarentegen naar de bottom line, dan zie je daar niet erg veel van terug.”
