Bij de organisatie waar ik werk, wordt er veel top down besloten. Vorige maand kreeg ik te horen dat ik de sales targets voor dit jaar naar boven zijn bijgesteld. In plaats van 2 miljoen moet mijn afdeling dit jaar 2,5 miljoen euro omzetten. Dat kan toch niet zo maar? Zeker niet in onze markt die toch al slecht is de laatste jaren. Ik ben er wel mee akkoord gegaan, ik had ook geen andere keus. Maar eigenlijk geloof ik zelf niet in. En ook mijn team heeft er geen vertrouwen in. Hoe zorg ik er nou voor dat ze toch een beetje hun best doen?
ANTWOORD
U zit in een situatie die voor veel managers herkenbaar is. U geeft aan er zelf niet in te geloven. Dat is geen goed vertrekpunt. Allereerst kunt u teruggaan naar uw directeur om over een lagere target te onderhandelen. Bereid dat gesprek goed voor. Verzamel argumenten waarom de target niet haalbaar is en onderbouw die met feiten en cijfers. Geef duidelijk aan wat volgens u wel een haalbaar target is. En voor de toekomst: let altijd op bij dit soort opdrachten! Als u ze te snel accepteert, denkt iedereen dat het een eenvoudige klus is. De volgende keer zal de target waarschijnlijk nog hoger liggen. Het kon toch makkelijk?
Brainstorm
Of u het target nu omlaag krijgt of niet, er komt een moment dat u met uw team aan de slag moet. Je zou een dag kunnen organiseren om samen te brainstormen over acties en maatregelen die de omzet kunnen vergroten. Het is heel belangrijk dat u aan het begin van zo’n brainstormsessie duidelijk maakt wat het te realiseren target is. Draai er niet om heen. Zijn ze het er niet mee eens? Laat ze lekker stoom afblazen. Zeg expliciet dat u het een uitdagende en haalbare doelstelling vindt. Laat nooit merken dat u het eigenlijk ook onzinnig vindt en geef geen gelegenheid voor onderhandelingen!
Brainstorm hierna met uw team over de manier waarop de doelstelling gehaald kan worden. Over verschillende brainstormtechnieken zijn genoeg praktische boeken en artikelen te vinden.
Quick wins
Om de aandacht wat van het target af te leiden en maximale creativiteit te stimuleren kunt u een heel overdreven vraag stellen: “Hoe kunnen we binnen een half jaar 10 miljoen euro omzetten?” U zult zien dat door dit soort technieken de aandacht is afgeleid van de doelstelling zelf en de ideeën gaan stromen. Aan het eind van de brainstorm beoordeelt u samen met het team wat de meest effectieve oplossingen zijn. Begin eerst met de ‘quick wins’. Doe geen dingen die het imago van uw bedrijf of de relatie met klanten op de lange termijn schaden.
Afspraken
Vertaal vervolgens de besproken aanpak naar individuele afspraken. Vraag aan het team en alle medewerkers persoonlijk welke ondersteuning ze van u nodig hebben. Wees duidelijk over wat u wel kunt bieden en wat niet. Wanneer u afspraken over ondersteuning gemaakt hebt, kom die dan ook na. Voer met uw medewerkers in ieder geval maandelijks een bilateraal overleg, waarin u de gemaakte afspraken en de resultaten evalueert. Organiseer regelmatig met uw hele team een kort overleg over de voortgang en deel de successen. Maak er een feest van als het goed gaat.
Veel succes!
