Andere marktomstandigheden, wegvallende vraag, krimpende kredieten en marges die onder druk staan. Wie wil overleven moet reorganiseren. Een creatieve aanpak leidt in dat geval tot betere resultaten.
Het R-woord. Binnen heel wat organisaties heeft het een beladen klank. Veranderingen binnen de bedrijfsmuren gaan doorgaans gepaard met veel druk, de nodige dynamiek en flink wat emotie. Waarom moet er eigenlijk gereorganiseerd worden en wat betekent het voor mijn eigen positie? Onduidelijkheid over die toekomst maakt mensen al snel onzeker en bang. Toch kan het ook succesvol. Inclusief de medewerking van het personeel én het gewenste resultaat als gevolg. Leo Schunck en Ferry Bezem, beide verbonden aan organisatieadviesbureau Twynstra Gudde, deden daarvoor onderzoek naar 25 succesvolle reorganisaties. Met in dat lijstje bedrijven als de Rabobank, ABN Amro, Flora Holland, Agis Zorgverzekeringen en de Leidse Onderwijsinstellingen. De resultaten van dat onderzoek zijn nu samengebundeld in publicatie ‘Effectief (re)organiseren’.
Weet waar u staat
“Bedrijven moeten allereerst beseffen dat er meer wegen zijn die naar Rome leiden”, zegt Leo Schunck. “Vaak zie je dat in Nederland wordt gekozen voor een manier van reorganiseren die zich in het verleden bewezen heeft. Die wijze wordt dan te pas en te onpas gebruikt. Dit terwijl de bedrijfssituatie misschien wel om een heel andere aanpak vraagt.” Daarom, stap 1 bij een succesvolle organisatie: weet waar u staat.
Groeiende markt
Om dit te kunnen bepalen gebruiken de onderzoekers een variant van het Klokmodel van Looten. Er wordt daarbij onderscheid gemaakt tussen kapitaliseren (groeiende markt, tevreden klanten), revitaliseren (markt verandert, noodzaak tot investeren), reorganiseren (marktaandeel keldert, resultaten onder druk) en saneren (crisis, financieel ongezond). “Bedrijven die in de groeifase zitten grijpen bij een reorganisatie soms terug naar de standaard manier zoals die bij saneringen wordt toegepast. Dat is dan helemaal niet nodig. Er is nog voldoende tijd om te veranderen en de mensen mee te krijgen. In zo’n fase past een langzame ontwikkelaanpak veel beter dan wanneer je van bovenaf bepaalt wat er gebeuren moet”, aldus Schunck.
Top down of bottom up
Volgens de onderzoekers komen er in de 25 succescases die zij onder een vergrootglas hebben gehouden steeds een paar succesfactoren terug. Zo is daar allereerst de sense of urgency. Waarom moet er eigenlijk veranderd worden en weten de medewerkers dat ook? Deel deze informatie binnen alle geledingen in de organisatie. Daarmee zorgt u direct voor een stukje betrokkenheid en motivatie, een absolute noodzaak. “Er wordt door bedrijven vaak heel erg top down geredeneerd. Dan zie je dat er problemen ontstaan bij het meekrijgen van de mensen. Beter is het daarom om een combinatie te maken. Pak de reorganisatie op hoofdlijnen topdown aan, maar laat de afdelingen binnen de gestelde kaders vervolgens zelf bottom up meedenken. Daarmee creëer je veel draagvlak en samenhang in de aanpak.”
Mensen moeten het doen
Een creatieve aanpak en een samenhangend pakket aan oplossingsrichtingen zijn eveneens basisingrediënten voor een succesvolle reorganisatie. Structuur, personeel en strategie op één lijn dus. Proces opnieuw ingericht? Wel zaak dat het personeel daar mee om kan gaan natuurlijk. “Dat betekent automatisch dat je als bedrijf moet blijven investeren in het management en de medewerkers. Het zijn de mensen die het moeten doen.”Een van de belangrijkste kernpunten die de onderzoekers bij vrijwel elke succesvolle reorganisatie tegenkwamen was leiderschap. Daarbij draait het vooral om visie en het motiveren van mensen. “Aandacht, drive, het goede voorbeeld geven, bijsturen en aanspreken straalt uit op de hele organisatie. Een succesvolle reorganisatie heeft goed leiderschap nodig.”, aldus Schunck.
